Sind Sie neu in der mehrstufigen Workflow-Automatisierung? Neugierig, wie sie funktioniert? Dieser Leitfaden für Einsteiger mit Beispielen in Echtzeit macht die Automatisierung leicht verständlich!
Wussten Sie schon von 29% von Organisationen entschließen sich, die Automatisierung von Arbeitsabläufen mit geringem Codeaufwand einzuführen, während 24% der Organisationen haben bereits mit der Umsetzung begonnen und ernten bereits die Früchte?
In Anbetracht dieser Tatsache und der Tatsache, dass es in der Industrie keinen Weg zurück zur Automatisierung gibt, ist die Automatisierung von Arbeitsabläufen nicht mehr optional, sondern eine Notwendigkeit.
Wir wissen, dass einfache Arbeitsabläufe wie die Aktualisierung von Kalkulationstabellen vergleichsweise leicht zu automatisieren sind. Aber haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, was passiert, wenn Sie Ihr gesamtes Betriebssystem automatisieren müssen, da dies mehrere Aktionen und Bedingungen beinhaltet? Genau, das ist der Moment, in dem mehrstufiger Arbeitsablauf kommt die Automatisierung ins Spiel.
Aber was sind diese mehrstufigen Arbeitsabläufe? Wenn Sie ein Anfänger und neu in der Workflow-Automatisierung sind und sich mit komplexen Aufgaben überfordert fühlen, ist dieser Leitfaden genau das Richtige für Sie! Er vermittelt Ihnen ein detailliertes Verständnis von mehrstufigen Workflows und wie sie Ihre Geschäftsprozesse revolutionieren können... Lesen Sie weiter.
Mehrstufige Workflows beziehen sich auf einen Prozess, der eine strukturierte Reihe miteinander verbundener Aktionen umfasst, die durch bestimmte Ereignisse ausgelöst werden und dazu dienen, komplexe Prozesse abzuschließen. Meistens werden diese Workflows sequentiell ausgeführt. Mehrstufige Workflows werden zur Durchführung größerer Vorgänge eingesetzt:
Mehrstufiges Workflow-Szenario: Ein neuer Mitarbeiter verstärkt das Team
So werden viele komplexe Arbeitsabläufe von einem mehrstufigen Tool zur Automatisierung von Arbeitsabläufen bewältigt. Wenn Sie also solche komplizierten Arbeitsabläufe automatisieren, werden Sie sich fühlen, als hätten Sie eine neue Schatzsuche aufgedeckt.
Ganz gleich, ob Sie ein kleines Unternehmen führen, ein Team leiten oder persönliche Projekte organisieren - die Automatisierung dieser mehrstufigen Arbeitsabläufe durch ein fortschrittliches Automatisierungstool kann Ihre Arbeitsweise wirklich verändern und die Produktivität Ihres Unternehmens steigern.
Verschaffen wir uns ein wenig Wissen darüber, was die mehrstufige Workflow-Automatisierung ist und wie sie funktioniert. Wie wir davon profitieren können. Wir werden versuchen, einige Echtzeit-Beispiele für die mehrstufige Workflow-Automatisierung zu finden, damit Sie die Anwendungsfälle verstehen und sie auf Ihr eigenes Szenario beziehen können. Los geht's.
Hinweis
Wenn Sie mehr über die folgenden Themen wissen möchten Grundkonzept der Workflow-Automatisierungkönnen Sie in unserem letzten Blog nachlesen.
Oben haben Sie ein Beispiel für einen mehrstufigen Arbeitsablauf gesehen, jetzt stellt sich die Frage Wird Ihr Team diese Aufgaben ganz allein manuell erledigen? Die Antwort ist absolut nein.
Der Grund dafür ist einleuchtend: Es werden viele Arbeitskräfte, erhebliche Ressourcen und viel Zeit benötigt. Die klügere Option ist also die Verwendung mehrstufige Workflow-Automatisierung.
Mit der mehrstufigen Workflow-Automatisierung können Sie Ihre komplexen Prozesse vereinfachen, indem Sie Abfolgen von Aktionen automatisieren. Dazu benötigen Sie Automatisierungswerkzeuge wie Bit Flows, Zapier, oder Make. Heute werde ich anhand von Bit Flows zeigen, wie Sie Workflows automatisieren können.
Bit Flows ist ein leistungsstarkes Automatisierungs- und Integrationstool. Obwohl es ein WordPress-Plugin ist, kann es leicht außerhalb von WordPress auf einer Subdomain verwendet werden, was es zu einem perfekte Zapier-Alternative. Es bietet erstklassige Einrichtungen zu einem budgetfreundlichen Preis.
Um loszulegen, müssen Sie nur Folgendes installieren und aktivieren Bit Flows aus dem WordPress-Verzeichnis. Für eine reibungslosere Einrichtung können Sie unsere Benutzerhandbuch. Sobald die Einrichtung abgeschlossen ist, können Sie mit der Gestaltung von Arbeitsabläufen entsprechend Ihren geschäftlichen Anforderungen beginnen.
Ich möchte Ihnen ein Beispiel geben:
Sie sind zum Beispiel Besitzer eines E-Commerce-Geschäfts und möchten die Bestelldaten Ihrer Kunden an den Marketingteam > Lagermanagement-Team > bis CRM > Automatische Benachrichtigung des Kunden
Mit Bit Flows können Sie dies mit einem Klick erledigen:
Alle diese Schritte erfolgen sequentiell und automatisch ohne manuelles Eingreifen. Da es sich bei Bit Flows um eine Automatisierungssoftware ohne Code in WordPress handelt, ist sie für jeden geeignet, auch für Nicht-Techniker. Daher können Sie Ihr gesamtes Geschäft automatisieren, ohne eine einzige Zeile Code zu schreiben.
Erstaunlich, nicht wahr?
Nun ist es an der Zeit, die wichtigsten Komponenten eines komplexen mehrstufigen Arbeitsablaufs kennenzulernen.

In Workflows wird das Ereignis, das den Workflow auslöst, als Auslöser bezeichnet. Das kann eine Formularübermittlung oder das Abonnieren eines Newsletters sein.
Aktionen sind die Folgeschritte eines auslösenden Ereignisses. Genauer gesagt handelt es sich um das Ereignis, das als Reaktion auf den Auslöser eintritt. Es handelt sich eher um eine Wenn-dann-Logik, wobei "wenn" für den Auslöser und "dann" für die Aktionen steht.
Zum Beispiel das Senden einer E-Mail, wenn ein Kunde ein Netflix-Abonnement durch Ausfüllen eines Formulars kauft. Oder die Aktualisierung des Bestandsdatensatzes des Inventarsystems, wenn der Kunde das Produkt kauft.
Jeder Schritt wird automatisch abgeschlossen, Schritt für Schritt, gefolgt von dem auslösenden Ereignis.
In fortgeschrittenen Workflows können Sie Folgendes einbeziehen bedingte Logik um den Prozess besser anpassen zu können. Das Festlegen von Bedingungen bedeutet, dass die nächste Aktion nur dann ausgeführt wird, wenn diese bestimmten Bedingungen erfüllt sind. Zum Beispiel:
Wenn der Kunde zum Beispiel bei der Anmeldung für einen Abonnementdienst die Option "Premium-Plan"Nur dann wird eine E-Mail mit Details zum Sonderangebot gesendet. Auf diese Weise können Sie Daten mit einer Bedingungslogik filtern.
Fast alle Automatisierungswerkzeuge verfügen über fortgeschrittene Werkzeuge wie Verzögerung, Router, Repeater usw., um komplexe mehrstufige Arbeitsabläufe zu automatisieren.

Was passiert, wenn Sie alle Daten manuell in Ihrem CRM, Google Sheets oder einer anderen Plattform aktualisieren müssen? Ich weiß, das ist zu langweilig, zeitraubend und wird Ihre Produktivität beeinträchtigen. Durch die Automatisierung dieser monotonen Tätigkeiten erhalten Sie Dutzende von Vorteilen. Seien Sie klug und lassen Sie die Dinge automatisch erledigen. Schauen wir mal, welche Vorteile Sie davon haben werden.
Lassen Sie uns nun einige der realen Szenarien der Workflow-Automatisierung diskutieren

Die Workflow-Automatisierung wird in verschiedenen Branchen eingesetzt, um die Effizienz des Unternehmens zu verbessern, um komplexe Aufgaben zu vereinfachen und die Produktivität zu steigern. Nun werde ich einige Anwendungsfälle für mehrstufige Workflows in verschiedenen Bereichen vorstellen:
Die Automatisierung von Arbeitsabläufen ist für Einzelpersonen, die Online-Shops betreiben, sogar noch wichtiger.
Wissen Sie, warum?
Das liegt daran, dass die Kunden hier sehr empfindlich auf Ineffizienz reagieren. Wenn Kunden zum Beispiel keine Antworten auf ihre Anfragen erhalten oder keine Echtzeit-Aktualisierung ihrer Bestellung finden können, frustriert sie das sehr. Dies führt schließlich zu einer negativen Bewertung. Hier reicht schon eine einzige negative Bewertung aus, um den Ruf der Marke zu schädigen.
In diesem Fall kann der Einsatz von Workflow-Automatisierung jeden Schritt des Online-Shoppings automatisieren und so die Erfahrung der Kunden verbessern. Durch die Gewährleistung eines reibungslosen Übergangs vom Scrollen zum Kauf und Versand.
Sehen wir uns einige Bereiche an, in denen eCommerce-Unternehmen eine mehrstufige Workflow-Automatisierung nutzen können.
Mit Workflow-Automatisierung, wenn Sie Ihre eCommerce-Shop-Website zu Ihrem CRM-System, Marketing-Kanäle und Buchhaltung Software verbinden, können leicht verfolgen diese Verkäufe ohne Aufwand.
Genau wie eCommerce-Geschäfte haben auch Personalabteilungen viele sich wiederholende und mühsame Aufgaben, die automatisiert werden müssen. Der Zweck der Workflow-Automatisierung besteht darin, die Genauigkeit und Effektivität dieser Prozesse zu verbessern. Außerdem werden die Teammitglieder von der mühsamen manuellen Eingabe befreit.
So muss die Personalabteilung beispielsweise Leistungsberichte erstellen, die Aufnahme und Entlassung von Mitarbeitern verfolgen, Urlaubsanträge verwalten und vieles mehr.
Sehen wir uns nun einige der zeitraubenden Aufgaben eines HR-Teams an, die automatisiert werden können:
Wenn ein neuer Mitarbeiter eintritt oder ausscheidet, muss sich das HR-Team mit folgenden Fragen befassen
einige grundlegende Tätigkeiten. Bei diesen Tätigkeiten werden Eintritts-/Austrittsdatum, Gehalt, Bezeichnung, Abteilung usw. manuell eingegeben. Ehrlich gesagt, ist die manuelle Eingabe all dieser Informationen in das System viel zu anstrengend und zeitraubend.
Eine intelligente Lösung ist daher die Automatisierung von Arbeitsabläufen. Dies kann den Prozess mit geringem manuellen Aufwand beschleunigen.
Häufig sehen wir, dass die manuelle Bearbeitung von Urlaubsanträgen die Posteingänge überfüllt und zu Verzögerungen bei Entscheidungen führt. Außerdem kommt es dabei zu unnötigen Missverständnissen. Um all diese Probleme zu vermeiden, sollten Sie den Prozess vereinfachen, indem Sie eine automatisiert Abwesenheitsantrag System?
Interessant, oder?
Ich möchte Ihnen ein Beispiel geben:
Mit einem System zur Automatisierung von Arbeitsabläufen können Urlaubsanträge daher effizienter bearbeitet werden. Außerdem werden die Anträge schneller genehmigt, und das Team ist besser organisiert und informiert, so dass die Arbeit ungestört verläuft.
Wenn ein Angestellter Ausgaben für den Bürobedarf tätigt, schickt er die Spesenabrechnung normalerweise an seinen Vorgesetzten. Der Vorgesetzte leitet sie an das Finanzteam weiter, das dann die Informationen aus dem Bericht manuell in das Gehaltsabrechnungssystem eingibt. Später wird der Betrag dem nächsten Gehaltsscheck des Mitarbeiters hinzugefügt.
Ich weiß, dass die Strecke lang ist, und nicht zu vergessen das Risiko menschlichen Versagens.
Die Automatisierung von mehrstufigen Arbeitsabläufen kann jedoch die Kostenerstattung wie Tony Stark verwalten.
Vielleicht wird keine andere Abteilung eines Unternehmens mehr von der Workflow-Automatisierung profitieren als der Kundendienst. Wie das? Sehen Sie sich die üblichen, sich wiederholenden Aufgaben eines Kundendienstteams an - die Weiterleitung von Anfragen, die Lösung von Problemen, die Dateneingabe und die Nachbearbeitung von Kundenanfragen.
Durch die Automatisierung dieser alltäglichen Aufgaben wird die Messlatte für Ihren Kundenservice höher gelegt. Sie reduziert menschliche Fehler, verbessert die Reaktionszeit und sorgt für zufriedenere und glücklichere Kunden.
Ein automatisiertes Ticket-Routing-System kann beispielsweise Kundenanfragen klassifizieren und sortieren. Und sie zur besseren Unterstützung automatisch an geeignete Abteilungen weiterleiten. Dies führt zu einer schnelleren Problemlösung und einer besseren Kundenerfahrung.
Der Vertrieb ist die stressigste Abteilung eines Unternehmens und trägt eine große Verantwortung für die finanzielle Lage des Unternehmens. Sie sind verantwortlich für die Umwandlung von Besuchern in potenzielle Kunden.
Der Arbeitsablauf in der Vertriebspipeline umfasst in der Regel Prozesse wie Nachfassaktionen, die Planung von Besprechungen, die Festlegung von Quoten, die Verfolgung von Leads, die Aktualisierung von CRM-Systemen und die Aufrechterhaltung der Kommunikation, um das Team auf dem gleichen Stand zu halten.
Meistens verbringen Vertriebsmitarbeiter ihre wertvolle Zeit mit diesen sich wiederholenden Tätigkeiten, anstatt sich um den eigentlichen Verkauf zu kümmern. Außerdem haben sie das Gefühl, mit zu vielen Bällen gleichzeitig zu jonglieren, wenn sie die gesamte Vertriebspipeline manuell verwalten.
Glücklicherweise wird dieser verwirrende Prozess durch die Automatisierung des Arbeitsablaufs in der Vertriebspipeline vereinfacht und organisiert. Wenn zum Beispiel ein Geschäft abgeschlossen wird, aktualisiert ein Automatisierungssystem automatisch die Pipeline. Und informiert die Teammitglieder über eine Benachrichtigung auf dem Kanal, um den Meilenstein zu feiern.
Ein automatisiertes Vertriebssystem sorgt also für mehr Genauigkeit, spart Zeit und gibt den Mitarbeitern mehr Zeit, sich auf den Verkauf zu konzentrieren.
Die Workflow-Automatisierung im Marketing spart ihnen eine Menge Zeit und ermöglicht es ihnen, sich auf ihre Kernaktivitäten zu konzentrieren. Innovation bringen, die Stärkung der Zusammenarbeit und die Erstellung von strategischen Fahrplänen.
Schauen wir uns an, in welchen Bereichen des Marketingbetriebs die Workflow-Automatisierung von Nutzen sein kann:
Daher kann hier die Automatisierung helfen, indem sie Kunden auf der Grundlage ihrer Verhaltensmerkmale automatisch klassifiziert, um sinnvolle Verbindungen herzustellen.
In einem Unternehmen ist das Projektmanagementteam dafür verantwortlich, dass die Projekte auf Kurs bleiben. Nicht zu vergessen, dass es keine einfache Aufgabe ist, Projekte auf dem richtigen Weg zu halten und sie pünktlich abzuliefern. Ob es darum geht, die Teammitglieder zu ermutigen oder dafür zu sorgen, dass alles im Rahmen des Budgets bleibt, die Projektmanager haben sie alle in der Hand.
Projektmanager können die Workflow-Automatisierung in den folgenden Bereichen nutzen:
Social Media Manager sind die Geschichtenerzähler Ihrer Marke. Sie erstellen ansprechende, informative Inhalte, teilen sie auf verschiedenen Plattformen und bauen starke Beziehungen zu den Followern auf.
Mit der Workflow-Automatisierung können Social Manager die Erstellung von Inhalten vereinfachen, das Kundenverhalten analysieren und ohne zusätzlichen Aufwand über die neuesten Trends auf dem Laufenden bleiben.
Als Nächstes werfen wir einen Blick auf einige Bereiche, in denen Social-Media-Manager die Workflow-Automatisierung nutzen können, um die Effektivität zu steigern:
Ich glaube, nachdem Sie bis hierher gelesen haben, haben Sie jetzt ein solides Verständnis davon, was ein mehrstufiger Workflow ist und wie Sie diese komplexen Aufgaben automatisieren können. Jetzt wissen Sie, dass die Automatisierung von mehrstufigen Arbeitsabläufen kein Modewort mehr ist, sondern ein alltägliches Phänomen in unserem Leben.
Ganz gleich, ob Sie im E-Commerce, in der Personalabteilung, im Finanzwesen, im Marketing oder im Vertrieb tätig sind - die Automatisierung Ihrer Prozesse kann die Effizienz verbessern, menschliche Fehler reduzieren und letztlich die Produktivität Ihres Teams steigern.
Der Einsatz eines fortschrittlichen Tools zur Workflow-Automatisierung wie Bit Flows kann daher eine Win-Win-Situation sein. Bit Flows stellt sicher, dass Ihre Aufgaben automatisch, pünktlich und ohne Fehler ausgeführt werden. Durch die Rationalisierung dieser wiederholbaren Vorgänge gewinnen Sie nicht nur Zeit für Ihr Team, das sich auf kreativere und strategischere Aufgaben konzentrieren kann, sondern Sie können auch Ihre Kunden zufriedenstellen.
Entscheiden Sie sich also noch heute für eine mehrstufige Workflow-Automatisierung und erleben Sie den Unterschied selbst.