Siete nuovi all'automazione del flusso di lavoro in più fasi? Siete curiosi di sapere come funziona? Questa guida per principianti con esempi in tempo reale rende l'automazione facile da capire!
Sapevate che 29% di organizzazioni si stanno decidendo a implementare l'automazione del flusso di lavoro low-code, mentre 24% delle organizzazioni hanno già iniziato ad implementare e ne stanno già raccogliendo i frutti?
Detto questo, dato che i settori si stanno orientando verso l'automazione come se non si potesse tornare indietro, è evidente che l'automazione dei flussi di lavoro non è più un optional, ma una necessità.
Sappiamo che i flussi di lavoro semplici, come l'aggiornamento dei fogli di calcolo, sono relativamente facili da automatizzare. Ma avete mai pensato a cosa accadrà quando dovrete automatizzare l'intero sistema operativo, che coinvolgerà più azioni e condizioni! Esattamente, questo è il momento in cui flusso di lavoro in più fasi entra in gioco l'automazione.
Ma cosa sono questi flussi di lavoro in più fasi? Se siete alle prime armi con l'automazione dei flussi di lavoro e vi sentite oberati da compiti complessi, questa guida fa per voi! Vi fornirà una comprensione dettagliata dei flussi di lavoro multi-step e di come possono rivoluzionare i vostri processi aziendali, continuate a leggere...
I flussi di lavoro in più fasi si riferiscono a un processo che prevede una serie strutturata di azioni interconnesse innescate da eventi specifici, progettate per completare processi complessi. Nella maggior parte dei casi questi flussi di lavoro vengono eseguiti in sequenza. I flussi di lavoro in più fasi vengono seguiti per realizzare operazioni di grandi dimensioni come:
Scenario del flusso di lavoro in più fasi: Un nuovo dipendente si unisce al team
In questo modo, molti flussi di lavoro complessi vengono gestiti da uno strumento di automazione dei flussi di lavoro in più fasi. Pertanto, quando automatizzerete tali flussi di lavoro complicati, vi sembrerà di aver scoperto una nuova caccia al tesoro.
Che si tratti di una piccola impresa, della gestione di un team o dell'organizzazione di progetti personali, l'automazione di questi flussi di lavoro in più fasi attraverso uno strumento di automazione avanzato può davvero trasformare il modo di lavorare e aumentare la produttività dell'azienda.
Scopriamo un po' cos'è l'automazione del flusso di lavoro in più fasi e come funziona. In che modo ci porterà benefici. Cercheremo di fornire alcuni esempi in tempo reale di automazione del flusso di lavoro in più fasi, in modo che possiate comprenderne i casi d'uso e metterli in relazione con il vostro scenario. Andiamo.
Nota
Se volete saperne di più sul concetto di base dell'automazione del flusso di lavoro, potete consultare il nostro ultimo blog al riguardo.
Qui sopra avete visto un esempio di flusso di lavoro in più fasi, ora la domanda è Il vostro team è in grado di svolgere queste attività manualmente? La risposta è assolutamente no.
Il motivo è abbastanza ragionevole: richiederebbe una grande forza lavoro, risorse significative e un'enorme quantità di tempo. L'opzione più intelligente è quindi quella di utilizzare automazione del flusso di lavoro in più fasi.
Con l'automazione del flusso di lavoro in più fasi, potete semplificare i vostri processi complessi automatizzando sequenze di azioni. Per fare ciò, avrete bisogno di strumenti di automazione quali Bit Flows, Zapier o Make. Oggi utilizzerò Bit Flows per mostrare come è possibile automatizzare i flussi di lavoro.
Bit Flows è un potente strumento di automazione e integrazione. Sebbene sia un plugin di WordPress, può essere utilizzato facilmente al di fuori di WordPress su un sottodominio, rendendolo un perfetta alternativa a Zapier. Offre strutture di alto livello a un prezzo conveniente.
Per iniziare è sufficiente installare e attivare Bit Flows dalla directory di WordPress. Per una configurazione più agevole, potete visitare il nostro sito Guida per l'utente. Una volta completata la configurazione, è possibile iniziare a progettare i flussi di lavoro in base alle proprie esigenze aziendali.
Vi mostro un esempio:
Ad esempio, si è proprietari di un negozio di e-commerce e si desidera trasferire i dettagli dell'ordine dei clienti all'applicazione team di marketing > team di gestione dell'inventario > a CRM > notificare automaticamente al cliente
Con Bit Flows è possibile farlo con un solo clic:
Tutti questi passaggi avvengono in modo sequenziale e automatico, senza alcun intervento manuale. Bit Flows, essendo un software di automazione a basso codice e senza codice all'interno di WordPress, lo rende adatto a chiunque, anche agli utenti non tecnologici. Consente quindi di automatizzare l'intera attività senza scrivere una sola riga di codice.
Incredibile, vero?
Ora è il momento di conoscere i componenti chiave di qualsiasi flusso di lavoro complesso a più fasi.
Nei flussi di lavoro, l'evento che dà inizio al flusso di lavoro è noto come Trigger. Può essere l'invio di un modulo o l'iscrizione a una newsletter.
Le azioni sono le fasi successive a un evento di attivazione. Più precisamente, è l'evento che si verifica in risposta all'attivazione. È più simile alla logica If-then, dove “if” rappresenta l'attivazione e “then” le azioni.
Ad esempio, l'invio di un'e-mail quando un cliente acquista un abbonamento a Netflix compilando un modulo. Oppure, aggiornare il registro delle scorte del sistema di inventario ogni volta che il cliente acquista un prodotto.
Ogni fase viene completata automaticamente, passo dopo passo, seguita dall'evento di attivazione.
Nei flussi di lavoro avanzati, si possono incorporare logica condizionale per rendere il processo più personalizzabile. L'impostazione di condizioni significa che quando queste particolari condizioni sono soddisfatte, solo allora verrà eseguita l'azione successiva. Ad esempio:
Ad esempio, durante la sottoscrizione di un servizio di abbonamento, se il cliente seleziona la voce “Piano Premium” solo allora invia un'e-mail con i dettagli dell'offerta speciale. In questo modo è possibile filtrare i dati utilizzando una logica di condizione.
Quasi tutti gli strumenti di automazione dispongono di strumenti avanzati come delay, router, repeater, ecc. per gestire l'automazione di flussi di lavoro complessi in più fasi.
Cosa succede se dovete aggiornare manualmente tutti i dati nel vostro CRM, in Google Sheets o in qualsiasi altra piattaforma? Lo so, è troppo noioso, richiede tempo e ostacola la vostra produttività. L'automazione di queste attività monotone offre decine di vantaggi. Siate intelligenti e lasciate che le questioni vengano gestite automaticamente. Vediamo quali vantaggi otterrete.
Ora analizziamo alcuni scenari reali dell'automazione del flusso di lavoro.
L'automazione del flusso di lavoro viene utilizzata in diversi settori per migliorare l'efficienza dell'azienda, per semplificare compiti complessi e aumentare la produttività. Ora illustrerò alcuni casi d'uso dei flussi di lavoro in più fasi in diversi settori:
L'automazione del flusso di lavoro è ancora più cruciale per le persone che gestiscono negozi online.
Sapete perché?
Questo perché i clienti sono molto sensibili alle inefficienze. Ad esempio, se i clienti non ricevono risposte alle loro richieste o non riescono a trovare un aggiornamento in tempo reale del loro ordine, questo li frustra molto. Questo finisce per portare a una recensione negativa. In questo caso, anche una sola recensione negativa è sufficiente a infangare la reputazione del marchio.
In questo caso, l'utilizzo dell'automazione del flusso di lavoro può automatizzare ogni fase dello shopping online, migliorando l'esperienza dei clienti. Assicurando una transizione fluida dallo scorrimento all'acquisto e alla spedizione.
Vediamo alcune aree in cui le aziende di e-commerce potrebbero utilizzare l'automazione del flusso di lavoro in più fasi.
Con l'automazione del flusso di lavoro, se si collega il sito del negozio di e-commerce al sistema CRM, ai canali di marketing e al software di contabilità, è possibile tracciare facilmente queste vendite senza alcuno sforzo.
Proprio come i negozi di e-commerce, anche i dipartimenti HR hanno molte attività ripetitive e noiose che devono essere automatizzate. Lo scopo dell'automazione del flusso di lavoro è migliorare l'accuratezza e l'efficacia di questi processi. Inoltre, libera i membri del team dal fastidio dell'inserimento manuale.
Ad esempio, il reparto risorse umane deve generare report sulle prestazioni, tenere traccia dell'inserimento e del disinserimento dei dipendenti, gestire le richieste di congedo e molto altro ancora.
Vediamo ora alcune delle attività che richiedono tempo per un team HR e che possono essere automatizzate:
Quando un nuovo dipendente entra o esce, il team delle risorse umane deve occuparsi di
alcune attività di base. Queste attività inseriscono manualmente la data di assunzione/di dimissioni, lo stipendio, la designazione, il reparto, ecc. Onestamente, inserire manualmente tutte queste informazioni nel sistema è troppo faticoso e richiede molto tempo.
Pertanto, una soluzione intelligente è quella di utilizzare l'automazione del flusso di lavoro. In questo modo si può accelerare il processo con un minimo sforzo manuale.
Spesso vediamo che la gestione manuale delle e-mail di richiesta di congedo ingombra le caselle di posta, causando ritardi nelle decisioni. Inoltre, si creano inutili errori di comunicazione. Per evitare tutto questo trambusto, perché non rendere il processo più semplice progettando un sistema di automatizzato richiesta di congedo sistema?
Interessante, vero?
Vi mostro un esempio:
Pertanto, con un sistema di automazione del flusso di lavoro, le richieste di congedo possono essere elaborate in modo più efficiente. Inoltre, le richieste saranno approvate prima e il team rimarrà più organizzato e informato, assicurando che il lavoro si svolga senza disturbi.
Normalmente, quando un dipendente spende per esigenze d'ufficio, invia la nota spese al manager. Quest'ultimo la inoltra al team finanziario, che provvede a inserire manualmente le informazioni contenute nel resoconto nel sistema paghe. In seguito, le informazioni vengono aggiunte alla successiva busta paga del dipendente.
So che il percorso è lungo, senza dimenticare il rischio di errore umano:/
Tuttavia, l'automazione del flusso di lavoro in più fasi può gestire i rimborsi spese come Tony Stark.
Forse nessun altro reparto di un'azienda trarrà più vantaggi del servizio clienti dall'automazione del flusso di lavoro. Come? Si tratta di compiti comuni e ripetitivi per un team di assistenza clienti: gestire l'instradamento dei ticket, la risoluzione dei problemi, l'inserimento dei dati e il follow-up dei clienti.
Automatizzare queste attività banali significa alzare il livello del servizio clienti. Ridurrà gli errori umani, migliorerà i tempi di risposta e garantirà clienti più soddisfatti e felici.
Ad esempio, un sistema di instradamento automatico dei ticket sarà in grado di classificare e smistare le richieste dei clienti. E di inoltrarle automaticamente ai reparti più adatti per una migliore assistenza. In questo modo la risoluzione dei problemi sarà più rapida e l'esperienza del cliente migliorata.
Le vendite sono il reparto più stressante di un'azienda e hanno un'enorme responsabilità sulle condizioni finanziarie dell'azienda. Sono responsabili della conversione dei visitatori in potenziali clienti.
Il flusso di lavoro della pipeline di vendita include tipicamente processi come i follow-up, la programmazione delle riunioni, la definizione delle quote, il monitoraggio dei lead, l'aggiornamento dei CRM e il mantenimento della comunicazione per mantenere il team in sincronia.
La maggior parte delle volte i rappresentanti di vendita spendono il loro tempo prezioso in queste attività ripetitive piuttosto che nella vendita vera e propria. Inoltre, la gestione manuale dell'intera pipeline di vendita li fa sentire come se stessero giocando con troppe palle contemporaneamente.
Fortunatamente, l'automazione del flusso di lavoro della pipeline di vendita semplifica e organizza questo processo confuso. Ad esempio, quando un accordo viene concluso, un sistema di automazione aggiornerà automaticamente la pipeline. E informerà i membri del team tramite una notifica sul canale per celebrare la pietra miliare.
Un sistema automatizzato di pipeline di vendita garantirà una maggiore precisione, farà risparmiare tempo e darà ai dipendenti il tempo di concentrarsi maggiormente sulla vendita.
L'automazione del flusso di lavoro nel marketing consente loro di risparmiare un tempo enorme, permettendo di concentrarsi sulle loro attività principali. portare innovazione, rafforzare la collaborazione e progettare tabelle di marcia strategiche.
Vediamo in quali aspetti delle operazioni di marketing può essere utile l'automazione del flusso di lavoro:
Per questo motivo, l'automazione può aiutare a classificare automaticamente i clienti in base alle loro caratteristiche comportamentali, per creare connessioni significative.
In un'azienda, il team di project management è responsabile di mantenere i progetti in linea. E non dimentichiamo che mantenere i progetti in carreggiata e consegnarli in tempo non è un compito semplice. Che si tratti di incoraggiare i membri del team o di garantire che tutto rientri nel budget, i project manager hanno in mano tutto.
I project manager possono utilizzare l'automazione del flusso di lavoro nelle seguenti aree:
I social media manager sono i narratori del vostro marchio. Creano contenuti coinvolgenti e informativi, li condividono su più piattaforme e costruiscono relazioni solide con i follower.
Con l'automazione del flusso di lavoro, i social manager possono semplificare la creazione di contenuti, analizzare il comportamento dei clienti e rimanere aggiornati sulle ultime tendenze senza ulteriori sforzi.
Vediamo poi alcune aree in cui i social media manager possono utilizzare l'automazione del flusso di lavoro per aumentare l'efficacia:
Credo che, dopo aver letto fin qui, abbiate una solida comprensione di cosa sia un flusso di lavoro in più fasi e di come sia possibile automatizzare queste attività complesse. Ora sapete che l'automazione del flusso di lavoro in più fasi non è più una parola d'ordine, ma un fenomeno quotidiano nella nostra vita.
Che si tratti di e-commerce, risorse umane, finanza, marketing o vendite, l'automazione dei processi può migliorare l'efficienza, ridurre gli errori umani e aumentare la produttività del team.
Detto questo, l'utilizzo di uno strumento avanzato di automazione del flusso di lavoro come Bit Flows può essere un affare vantaggioso per tutti. Bit Flows assicura che i vostri compiti vengano eseguiti automaticamente e puntualmente, senza errori. Semplificando queste operazioni ripetibili, non solo potrete lasciare al vostro team il tempo libero per concentrarsi su attività più creative e strategiche, ma vi aiuterà a soddisfare i vostri clienti.
Quindi, scegliete oggi stesso l'automazione del flusso di lavoro in più fasi e vedrete la differenza.
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