Wie Automatisierung Zeit spart und die Produktivität steigert

Wussten Sie, dass Büroangestellte etwa 50% ihrer Arbeitszeit für wiederkehrende Aufgaben und 10% bei manueller Arbeitwie das Kopieren von Daten zwischen CRM-Systemen und Google Sheets? Die Frage ist nun: Wenn die Arbeitnehmer die Hälfte des Tages mit banalen Tätigkeiten verbringen, wann werden sie sich dann auf Aufgaben mit hoher Priorität konzentrieren?

In der heutigen Geschäftswelt, in der Produktivität der Schlüssel zum Erfolg ist, kann man sich vorstellen, dass sich die Mitarbeiter durch sich wiederholende Aufgaben erschöpfen. Dies führt natürlich zu einer Verringerung ihrer Produktivität und Kreativität. Das wirkt sich schließlich auf das Gesamtwachstum des Unternehmens aus. 

Haben Sie jemals daran gedacht, diese Arbeitsabläufe zu automatisieren? In einer aktuellen Umfrage von Harvard Business wurde festgestellt, dass mehr als 90% der Arbeitnehmer bevorzugen den Einsatz von Automatisierungswerkzeugen für manuelle Aufgaben. Ihrer Meinung nach machen Automatisierungstools die Verwaltung von Arbeitsabläufen einfacher, fehlerfrei und weniger zeitaufwändig. 

Dieser Blog wird also ein vollständiger Leitfaden für diejenigen sein, die immer noch verwirrt sind, wie Automatisierung Zeit spart und die Produktivität steigert. 

Was ist Workflow-Automatisierung?

Im Allgemeinen ist ein Workflow eine Abfolge von sich wiederholenden Aufgaben oder Aktionen, die abgeschlossen werden müssen, um ein bestimmtes Geschäftsziel zu erreichen. Workflow-Automatisierung, auf der anderen Seite, ist die Verwendung von Automatisierungs-Plugin wie, Bit Flows und Zapier, um redundante und eintönige Aktivitäten zu automatisieren, wie das Kopieren von Formulardaten in Google Sheets oder das Senden von Follow-up-E-Mails an diejenigen, die das Formular eingereicht haben. 

Ironischerweise behindern diese wiederkehrenden Aufgaben die Produktivität erheblich und bremsen das Unternehmenswachstum.

Mehr Informationen über wie die Automatisierung von Arbeitsabläufen Ihr Unternehmen voranbringen kannund praktische Beispiele für die Automatisierung von Arbeitsabläufen finden Sie in unserem Blog, den Sie unbedingt lesen sollten.

Was sind repetitive Aufgaben im Unternehmen?

Wiederkehrende Aufgaben im Geschäftsleben sind solche, die immer wieder erledigt werden müssen, und in den meisten Fällen erfordern sie besondere Aufmerksamkeit für Details. Diese Aufgaben sind Teil unserer täglichen Arbeit, und das Traurige daran ist, dass sie sowohl zeitraubend als auch mühsam sind. Infolgedessen fühlen sich die Mitarbeiter oft überfordert und entmutigt, die Aufgabe fortzusetzen.

Im Folgenden werden einige Beispiele für sich wiederholende Arbeitsaufgaben genannt:

• Kopieren und Einfügen von Daten in Tabellenkalkulationen
• Speichern von Dokumenten in bestimmten Ordnern
• Eingabe der Daten neuer Arbeitnehmer in die Datenbank
• Versenden von Willkommens-E-Mails an Bewerber
• Überprüfung der Statistiken 
• Beantwortung häufiger Kundenfragen
• Erstellung wöchentlicher Berichte über jeden Mitarbeiter

Wie wirken sich repetitive Aufgaben auf Unternehmen aus?

Monotone Tätigkeiten ermüden die Arbeitnehmer, was sich in vielerlei Hinsicht auf Ihr Unternehmen auswirken kann. Sehen wir uns einige Folgen von sich wiederholenden Aufgaben in Unternehmen an:

• Mangelnde Produktivität: Wenn Mitarbeiter die meiste Zeit mit langweiligen und zeitraubenden Aufgaben verbringen, verlieren sie eher das Interesse und die Motivation, die Arbeit zu erledigen. Dieser Produktivitätsrückgang wirkt sich nicht nur auf die Leistung des Einzelnen aus, sondern kann sich auf das gesamte Unternehmen auswirken, so dass es schwieriger wird, Fristen einzuhalten und Kunden zufrieden zu stellen.

• Zunahme der menschlichen Fehler: Bei der Dateneingabe und anderen wiederkehrenden manuellen Vorgängen sind menschliche Fehler vorprogrammiert. Dies ist auf einen Mangel an Motivation und Konzentration zurückzuführen. Auf lange Sicht kann schon ein kleiner numerischer Fehler zu großen finanziellen Problemen führen, was wiederum die Effizienz verringert, da die Arbeitnehmer gezwungen sind, ihre Arbeit zu wiederholen.

• Geringere Mitarbeiterzufriedenheit: Aufgrund dieser ermüdenden Arbeitsaufgaben verlieren die Arbeitnehmer oft das Vertrauen. Nachdem sie den Großteil ihrer Arbeitszeit mit diesen langweiligen Aufgaben verbracht haben, haben sie immer weniger Gelegenheit, sich auf eine sinnvolle Arbeit zu konzentrieren. Wenn sie also keine Verbesserung ihrer Produktivität feststellen, suchen sie nach anderen Beschäftigungsmöglichkeiten, um ihre Fähigkeiten zu erweitern. 

Wie kann man sich wiederholende Aufgaben bewältigen?

Ich bin mir sicher, dass Sie als Unternehmer schon einmal mit diesen Problemen konfrontiert waren und sich durch die manuelle Verwaltung von Arbeitsabläufen eingeschüchtert fühlten. Die Frage ist nun: Wie gehen Sie mit diesen sich wiederholenden Aufgaben um?

Sie können diese sich wiederholenden Aufgaben ganz einfach automatisieren, indem Sie ein Tool zur Automatisierung von Arbeitsabläufen wie Bit FlowsZapier, KissFlow, Asana, Monday und mehr. Wie ich bereits gesagt habe, komplex Workflow-Automatisierung ist unbestreitbar wichtig, um in dieser schnelllebigen Welt zu überleben. 

Sehen wir uns nun an, wie die Automatisierung von Arbeitsabläufen nicht nur Zeit spart, sondern auch die Produktivität erhöht.

Außerdem: Wie Automatisierung Zeit spart und die Produktivität steigert (Details Diskussion)

1. Automatisierung von Aufgaben

Die Automatisierung von Arbeitsabläufen beinhaltet den Einsatz von Automatisierungswerkzeugen, die sicherstellen, dass diese wiederkehrenden Aufgaben automatisch und ohne manuelle Arbeit ausgeführt werden. Dies spart Zeit, die für andere strategische und sinnvolle Aktivitäten genutzt werden kann, die das Unternehmenswachstum fördern. 

Nehmen wir als Beispiel die Rechnungsverarbeitung: Durch die Automatisierung des Prozesses stellen Sie sicher, dass das Finanzteam von der manuellen Eingabe von Daten in die Datenbank befreit wird. Außerdem wird das Risiko menschlicher Fehler verringert und die Genauigkeit erhöht.

2. Geplante Arbeitsabläufe

Geplante Workflows ermöglichen die automatische Ausführung wiederkehrender Aufgaben zu bestimmten Zeiten, auch wenn Sie stunden-, tage- oder sogar monatelang nicht erreichbar sind. 

Bei der Verwendung von Tools zur Automatisierung von Arbeitsabläufen wie Bit Flows können Sie die Verzögerungswerkzeug den Workflow zu einem späteren Zeitpunkt zu starten, z. B. in 12 Tagen von jetzt an. 

Da Ihre Arbeitsabläufe geplant sind, wird sichergestellt, dass Ihre Aufgaben pünktlich erledigt werden, ohne dass ein menschliches Eingreifen erforderlich ist.

3. Parallele Verarbeitung

Automatisierungswerkzeuge ermöglichen die parallele Ausführung mehrerer Aufgaben mit Hilfe eines Router. Der Router verbindet verschiedene Plattformen miteinander und vereinfacht die Übertragung von Daten an mehrere Anwendungen gleichzeitig. 

Diese Multitasking-Fähigkeit gewährleistet daher eine 100%-Aufgabenerledigungsrate und minimiert die Bearbeitungszeit. 

4. Verbessert die Produktivität des Teams

Wussten Sie, dass 78% der Geschäftsinhaber glauben, dass Automatisierung die Produktivität verbessert? 

Wenn Arbeitsabläufe automatisiert sind, fühlen sich die Mitarbeiter weniger belastet und haben mehr Zeit, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren. Da sich die Mitarbeiter nun nicht mehr um diese sich wiederholenden Aufgaben kümmern müssen, können sie effektiver zusammenarbeiten, intelligenter arbeiten und das Unternehmenswachstum erheblich fördern. 

Ich möchte Ihnen ein Beispiel dafür geben, wie die Automatisierung von Arbeitsabläufen die Produktivität steigert. Angenommen, Sie automatisieren E-Mail-Marketing-Kampagnen und ermöglichen es Ihren Marketing-Teams, Tausende von Kunden ohne manuellen Aufwand zu erreichen. 

Toll, nicht wahr? Letztendlich erhalten Sie eine bessere Reichweite und einen höheren ROI.

5. Fördert die Zusammenarbeit im Team

Einer der wichtigsten Vorteile der Workflow-Automatisierung ist, dass das Team zusammenhält. Sie verbessert die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern und fördert die Zusammenarbeit, indem sie sicherstellt, dass das gesamte Team auf derselben Seite steht. 

Mit einem automatisierten Arbeitsablauf bleiben die Teammitglieder in Echtzeit über den Projektstatus, die Fristen und die Aufgabenzuweisungen informiert. Da das Team synchron arbeitet, wird die Produktivität des Unternehmens gesteigert und Zeit gespart.

6. Verhinderung von Engpässen in der Wirtschaft

Engpässe in Unternehmen sind die stillen Killer und Bedrohungen der Effizienz. Sie fallen im Allgemeinen in zwei Kategorien: hohe Kosten und Zeitverzögerungen. Lassen Sie mich einige klassische Szenarien von Engpässen nennen: 

• Stellen Sie sich vor, dass Kunden, die zu lange auf eine Antwort warten müssen, mit größerer Wahrscheinlichkeit zu anderen Anbietern auf dem Markt wechseln. 
• Das Team ertrinkt in Arbeit und kämpft damit, die Fristen einzuhalten, während es alles manuell erledigt, und das fordert seinen Tribut.
• Verzögerungen in einer Abteilung wirken sich auf das gesamte Unternehmen aus und behindern auch den Fortschritt anderer Teams. 
• Ein extrem langsamer und komplizierter Bestellvorgang frustriert die Kunden oft. Schließlich gehen sie weg, ohne etwas zu kaufen, und auf diese Weise verlieren Sie potenzielle Kunden. 
• Manuelle Arbeitsabläufe sind ineffizient, kostspielig und fehleranfällig. 

Diese Engpässe sind in der Tat sehr riskant, da sie zu einem Rückgang der Produktivität führen können. Um diese Rückstände zu vermeiden, spielt die Automatisierung von Arbeitsabläufen eine wichtige Rolle. Sie vereinfacht die Aufgaben, senkt die Kosten und verbessert die Gesamteffizienz der Arbeitsabläufe.

Wählen Sie das richtige Tool zur Workflow-Automatisierung

Der nächste Schritt besteht also darin, das richtige Tool zur Workflow-Automatisierung auszuwählen, um diese sich wiederholenden Aufgaben zu automatisieren. 

Nun stellt sich die Frage, welches Tool zur Automatisierung von Arbeitsabläufen Sie benötigen? 

Für die Automatisierung des Kundenbeziehungsmanagements

• Versuchen Sie HubSpot CRM, wenn Sie eine Software zur Workflow-Automatisierung für die Abteilungen Marketing, Vertrieb, Lead-Generierung und Kundenservice eines Unternehmens suchen.

Für E-Mail-Marketing-Automatisierung

• Versuchen Sie Mailchimpwenn Sie die Lead-Generierung durch die Automatisierung von E-Mail-Kampagnen verbessern möchten. Es ist eines der besten E-Mail-Marketing-Tools für Inhaber von E-Commerce-Unternehmen und digitale Vermarkter.

Für Aufgabenautomatisierung

• Versuchen Sie Zapierwenn Sie keine Budgetprobleme haben und verschiedene Plattformen integrieren und Aufgaben automatisieren möchten. 

P.S.: Beachten Sie, dass einige Premium-Integrationen und mehrstufige Zaps zu teuer sein kanninsbesondere für kleine und große Unternehmen.

• Versuchen Sie Bit Flowswenn Sie auf der Suche nach einem erschwinglichen Tool zur Aufgabenautomatisierung sind, das die Integration mit einer unbegrenzten Anzahl von Anwendungen bietet und eine unbegrenzte Anzahl von Arbeitsabläufen, Aufgaben und Schritten automatisieren kann. 

P.S.: Keine versteckten Gebühren müssen bezahlt werden für alle Premiumfunktionen! Außerdem können Sie jeden komplexen Arbeitsablauf mit der Drag-and-Drop-Automatisierungserstellung.

Für die Automatisierung des Projektmanagements

• Versuchen Sie Asana, Es ist die beste Option für Projektmanager, die den Projektfortschritt verfolgen und Aufgaben zuweisen. Die meistverkauften Funktionen von Asana sind Aufgabenabhängigkeiten und Projektzeitpläne.

Für Dokument Management-Automatisierung

• Versuchen Sie DocuPhasewenn Ihr Hauptaugenmerk darauf liegt, dokumentenbezogene Aufgaben zu optimieren und zu automatisieren. Einige der wichtigsten Funktionen von DocuPhase sind: Scannen von Dokumenten mit OCR-Funktionen, Genehmigungsworkflows, Dokumentenspeicherung und vieles mehr.

Für Business Workflow Automation

• Versuchen Sie CflowWenn Sie Geschäftsabläufe über verschiedene wichtige Abteilungen hinweg automatisieren möchten, z. B. HR, Finanzen, IT, Verwaltung usw. 

P.S: Cflow hat einige negative Seiten. 

1. Einigen Nutzern zufolge ist die Benutzeroberfläche von Cflow ist ziemlich verwirrend 
2. Einige von ihnen berichteten, dass die logischen Funktionen schwer zu verstehen sind.

Für die Automatisierung sozialer Medien

• Versuchen Sie Bit Socialist ein WordPress-Plugin, das für die Automatisierung von Arbeitsabläufen in sozialen Medien verwendet wird. Es ist vor allem für seine leicht zu navigierende Benutzeroberfläche, den günstigen Preis und die umfassende Dokumentation bekannt. 

Für die Vertriebsautomatisierung

• Versuchen Sie Pipedrivewenn Sie im Vertriebsteam oder als eCommerce-Geschäftsinhaber tätig sind. Mit Pipedrive können Sie die Verwaltung der Vertriebspipeline automatisieren, Leads verfolgen und weitere spannende Aktivitäten durchführen. 

Doch bevor Sie sich für einen solchen entscheiden, sollten Sie diese Faktoren berücksichtigen:

• Kompatibel mit gängigen Anwendungen: Prüfen Sie, ob das Tool mit allen gängigen Programmen kompatibel ist.
• Benutzerfreundliche Schnittstelle: Entscheiden Sie sich für ein Tool, das einfach zu bedienen ist und keine technischen Kenntnisse erfordert.
• Kosteneffizient: Wählen Sie das Tool aus, das in Ihrem Budget liegt und alle Ihre geschäftlichen Anforderungen erfüllt.
• Skalierbarkeit: Die beste Option ist eine Software, die Ihr Unternehmen bei der Skalierung unterstützt, auch wenn es sich weiterentwickelt.
• Ausgezeichnetes Support-Team und Dokumentation: Ein gut reagierendes und fachkundiges Supportteam. Außerdem sind ausführliche Dokumentationsabschnitte für das richtige Workflow-Automatisierungstool entscheidend. 
• Transparente Preisgestaltung: Ganz gleich, welche Software Sie für die Automatisierung Ihres Unternehmens verwenden, achten Sie darauf, dass die Richtlinien und Angebote transparent sind. Es sollte nichts versteckt sein, wie z. B. zusätzliche Gebühren für diese oder jene Funktion.

Wählen Sie das für Ihre Bedürfnisse und Ihr Budget passende Angebot.

Einpacken

Die Workflow-Automatisierung ist nicht nur ein Werkzeug, sondern eine Geheimwaffe, die Ihre Mitarbeiter von der manuellen Erledigung banaler Aufgaben befreit. Außerdem hilft sie, Kosten zu senken und die Produktivität zu steigern. Mit der Workflow-Automatisierung sind Ihre Mitarbeiter in der Lage, die Arbeit fristgerecht einzureichen, und dies wird dazu führen, dass Ihr Unternehmen so reibungslos läuft wie nie zuvor. 

Worauf warten Sie also noch? Wählen Sie ein geeignetes Automatisierungstool und beginnen Sie noch heute mit der Automatisierung Ihrer Arbeitsabläufe! 

Lassen Sie nicht zu, dass diese manuellen Aufgaben Ihr Team ausbremsen. Und lassen Sie Ihr Team das tun, was es am besten kann: innovativ sein, zusammenarbeiten und wachsen.