WooCommerce sendet für jede Bestellung dieselbe Bestellbenachrichtigung, auch wenn jede Bestellung unterschiedliche Aufmerksamkeit benötigt.
Eine bezahlte und versandbereite Bestellung kann genauso aussehen wie eine ausstehende Scheckzahlung, eine fehlgeschlagene Transaktion, eine hochwertige Nachnahmebestellung oder eine Bestellung mit einem Dringender Kundenhinweis.
Das Filialteam muss dann jede Bestellung öffnen, den Status prüfen, die Zahlungsmethode verifizieren, die Kundennotiz lesen, den Gesamtbetrag der Bestellung überprüfen und entscheiden, wie es weitergeht.
Das mag funktionieren, wenn du nur wenige Bestellungen hast. Aber wenn Bestellungen zu unterschiedlichen Zeiten mit unterschiedlichen Status und Zahlungsbedingungen eingehen, wichtige Bestellungen können leicht übersehen werden.
Dieser Workflow verwendet Bit Flows einen WooCommerce KI-Agenten zu bauen, der bei der Verwaltung neuer Bestellungen hilft, ohne dass die KI eigenständig E-Mails an Kunden sendet.
Der Workflow beginnt, wenn ein neuer WooCommerce-Bestellung wird erstellt. Bit Flows erfasst die Bestelldaten, protokolliert die Rohdaten der Bestellung in Google Sheets und leitet dieselben Bestellinformationen zur Überprüfung an einen KI-Agenten weiter.
Der KI-Agent prüft den Bestellstatus, die Zahlungsmethode, den Gesamtbetrag der Bestellung, die Notiz des Kunden und die Kontaktdaten des Kunden. Er gibt eine strukturierte JSON-Antwort mit der Bestellübersicht, der Prioritätsstufe, der empfohlenen Aktion, einer Telegram-Alarmnachricht und einem E-Mail-Entwurf für den Kunden zurück.
Ein Router liest die KI-Ausgabe und leitet den Workflow auf den richtigen Pfad. Bestellungen, die Aufmerksamkeit erfordern, lösen einen internen Telegram-Alarm aus. Wenn eine Kundenantwort erforderlich ist, geht der von der KI erstellte E-Mail-Entwurf an Gmail Human-in-the-Loop zur Überprüfung.
Die Kunden-E-Mail wird erst gesendet, nachdem ein Prüfer sie genehmigt hat. Dies gewährleistet die Nützlichkeit des Workflows für die Auftragsverwaltung und verhindert, dass KI sensible Kundenmitteilungen eigenständig versendet.
Bevor Sie den Workflow Schritt für Schritt aufbauen, ist es hilfreich, zu sehen, wie der gesamte Ablauf miteinander verbunden ist.
Der Workflow beginnt, sobald eine neue WooCommerce-Bestellung erstellt wird. Bit Flows protokolliert die Bestellung in Google Sheets und sendet die Bestelldaten an die AI-Agent, und leitet das Ergebnis dann je nach KI-Ausgabe an Telegram oder Gmail weiter.
Wenn die Bestellung die Aufmerksamkeit des Teams benötigt, sendet Telegram eine interne Benachrichtigung. Wenn eine Kunden-E-Mail benötigt wird, sendet Gmail Human-in-the-Loop den Entwurf zur Überprüfung, bevor die endgültige E-Mail an den Kunden gesendet wird.
| Arbeitsschritt | Was es tut |
|---|---|
| WooCommerce: Bei neuer Bestellung anlegen | Löst den Workflow aus, wenn eine neue WooCommerce-Bestellung aufgegeben wird |
| Router 1: Bestellungen aufteilen | Sendet dieselben Bestelldaten an Google Sheets und den KI-Agenten. |
| Google Tabellen: Zeile hinzufügen | Speichert die rohen Bestelldetails vor jeglicher KI-Verarbeitung |
| AI-Agent | Überprüft den Bestellstatus, die Zahlungsmethode, den Gesamtbetrag, die Kundennotiz und die Kontaktdaten |
| OpenAI Chat Modell | Treibt den KI-Agenten an und gibt eine strukturierte JSON-Entscheidung zurück |
| Router 2: KI-Ausgabedaten weiterleiten | Routet die Bestellung basierend auf Priorität, Alarmbedarf und E-Mail-Anforderung |
| Telegram: Textnachricht senden | Sendet eine interne Benachrichtigung an das Geschäft oder das Administratorteam |
| Gmail Human-in-the-Loop | Sendet den KI-geschriebenen Entwurf der Kunden-E-Mail zur Genehmigung an einen Gutachter |
| Gmail: E-Mail senden | Sendet die genehmigte E-Mail an den Kunden |
Öffnen Sie Bit Flows → klicken Sie auf „Neuen Workflow erstellen“ → benennen Sie ihn: „WooCommerce AI Order Workflow“
Klicken Sie auf den Trigger-Knoten und konfigurieren Sie:
Klicken Sie auf "Zu den Aktionen". Gehen Sie zu Ihrem WooCommerce-Shop und tätigen Sie eine Testbestellung. Verwenden Sie eine Zahlungsmethode, die einen ausstehenden oder zurückgestellten Status erzeugt. Kassenbon oder Nachnahme eignen sich gut zum Testen, da sie eine manuelle Überprüfung erfordern.
Kehren Sie zu Bit Flows zurück und überprüfen Sie, ob diese Felder in der erfassten Antwort enthalten sind:
Wechseln Sie erst zum KI-Schritt, wenn der Trigger alle von Ihnen benötigten Felder für die Zuordnung zurückgibt.
Nachdem der WooCommerce-Trigger die neuen Bestelldaten erfasst hat, fügen Sie eine Router bevor Sie Google Sheets oder den KI-Agenten hinzufügen. Dieser Router sendet dieselben Bestelldaten in zwei Pfade.
Fügen Sie im ersten Router-Pfad hinzu: Google Tabellen → Zeile hinzufügen
Verbinden Sie Google Tabellen über eine Google-OAuth-Verbindung. Falls Sie Google Tabellen noch nicht mit Bit Flows verbunden haben, befolgen Sie die gleichen Anweisungen zur OAuth-Einrichtung wie bei anderen Bit Flows Google-Integrationen, Ein Google Cloud-Projekt erstellen, die Google Sheets API, Gmail API und Google Drive API aktivieren und eine Client-ID sowie ein Client-Secret generieren.
Bevor Sie die Google-Tabellen-Aktion in Bit Flows hinzufügen, erstellen Sie eine Google-Tabelle für Ihr WooCommerce-Bestellungsprotokoll. Sobald die Tabelle fertig ist, kehren Sie zu Bit Flows zurück.
Wählen Sie Ihre Google Tabellen-Verbindung, wählen Sie die erstellte Kalkulationstabelle aus, wählen Sie die richtige Registerkarte und klicken Sie auf Spalten neu laden Wenn die Kopfzeilen nicht angezeigt werden. Ordnen Sie die WooCommerce-Triggerfelder den entsprechenden Spalten zu.
Dieses erste Protokoll speichert die rohen Bestelldaten, bevor der KI-Agent sie verarbeitet. Selbst wenn der KI-Schritt fehlschlägt, wird die Bestellung bereits im Blatt aufgezeichnet.
Auf dem zweiten Router-Pfad hinzufügen Werkzeuge → KI-Agent. Chatmodell verbinden: auswählen OpenAI Chat Modell klicken Verbindung hinzufügen → fügen Sie Ihren OpenAI API-Schlüssel ein → und speichern Sie ihn dann.
Verwenden Sie ein Modell, das zuverlässige JSON-Ausgaben zurückgeben kann. Überprüfen Sie das Modell auf API-Preise bevor Sie es für Live-Bestellungen verwenden.
Verbinden Sie Einfacher Speicher an den KI-Agenten, wenn er den Kontext für dieselbe Bestellung über mehrere Schritte hinweg beibehalten soll. Setzen Sie für diesen Workflow den Memory-Schlüssel auf die WooCommerce order_id, damit jede Bestellung isoliert bleibt.
Setzen Sie das Ausgabeformat des KI-Agenten auf ein JSON-Objekt. Dies ist entscheidend; die Schritte Router, Telegram und Gmail hängen alle vom Lesen spezifischer Felder aus der KI-Ausgabe ab. Eine Antwort im Klartext kann nicht zuverlässig zugeordnet werden.
Der Prompt bestimmt, wie der KI-Agent jede Bestellung prüft. Halten Sie ihn spezifisch, da der Router, die Telegram-Benachrichtigung und der Gmail-Genehmigungsschritt von den vom KI zurückgegebenen JSON-Feldern abhängen.
Verwenden Sie die Aufforderung, um der KI drei Dinge zu geben:
Sie können die Aufforderung basierend auf Ihren eigenen Geschäftsregeln, Zahlungsmethoden, Bestellwert und Kundensupportprozess schreiben.
Beginnen Sie damit, die wichtigen WooCommerce-Felder in die Eingabeaufforderung zu übergeben, wie zum Beispiel Bestellnummer, Bestellstatus, Gesamtbetrag, Zahlungsmethode, Kundenname, E-Mail, Adresse und Kundennotiz.
Fügen Sie dann Entscheidungsregeln hinzu, die Ihrem Unternehmen entsprechen.
Schließlich bitten Sie den KI-Agenten, eine strukturierte JSON-Antwort zurückzugeben:
DE 
EN 
ES 
NL 
IT 
PT 
JA {
"order_summary": "",
"priority": "normal | mittel | hoch",
"task_needed": "ja | nein",
"recommended_action": "",
"telegram_required": "ja | nein",
"telegram_message": "",
"customer_email_required": "ja | nein",
"email_subject": "",
"email_body": "",
"gmail_label": "WooCommerce KI-Bewertung"
}Halten Sie die Telegrammnachricht kurz. Sie dient zum schnellen internen Scannen, nicht als vollständiger Bericht. Der vollständige Bericht ist in Google Sheets verfügbar. Nach der Zuordnung der Telegrammnachricht klicken Sie auf Testlauf um zu überprüfen, ob die Aktion korrekt funktioniert.
Wenn alles richtig konfiguriert ist, gibt Bit Flows im Ausgabefeld eine erfolgreiche Antwort zurück, und die Testnachricht erscheint auch in der Telegram-Gruppe oder im Telegram-Kanal, in die bzw. den Sie den Bot hinzugefügt haben.
Das ist der schnellste Weg, um zu bestätigen, dass Ihre Telegram Bot-Verbindung, Chat-ID und Nachrichten-Mapping wie erwartet funktionieren.
Nach Router, klicken Sie + Auf dem E-Mail-Pfad → auswählen Gmail → Senden und auf Antwort warten.
Dies ist der „Human-in-the-Loop“-Schritt. Bit Flows hält den Workflow an dieser Stelle an, leitet die von der KI entworfene E-Mail an einen Prüfer weiter und wartet auf die Freigabe, bevor es fortfährt. Der Kunde erhält erst dann eine Nachricht, wenn der Prüfer die Freigabe erteilt hat.
Nachdem die Felder Subjekt und Nachricht aus der Ausgabe des KI-Agenten zugeordnet wurden, klicken Sie auf Testlauf um zu überprüfen, ob der Gmail Human in the Loop-Schritt korrekt funktioniert.
Wenn alles richtig konfiguriert ist, erhält der Prüfer eine Bestätigungs-E-Mail in Gmail mit der von der KI geschriebenen Kundenmitteilung und somit Genehmigen und Ablehnen Knöpfe.
Hier ist die Ausgabe der Genehmigungsnachricht für Human in the Loop, mit der der Prüfer den E-Mail-Inhalt überprüfen kann, bevor der Workflow ihn an den Kunden sendet.
Stellen Sie sicher, dass Zahlungs- und Überweisungsaufträge nicht automatisch ihren Status ändern. Wenn die KI eine Kunden-E-Mail sendet, in der die Bestellung als bestätigt gilt, bevor die Zahlung verifiziert wurde, führt dies zu einer falschen Erwartungshaltung, die schwer zu korrigieren ist. Der "Human in the Loop"-Schritt stellt sicher, dass der Prüfer dies erkennen kann, bevor die E-Mail den Kunden erreicht.
Nachdem der Prüfer genehmigt hat, klicken Sie auf + → auswählen Gmail → E-Mail senden. Bei diesem Schritt wird die E-Mail an den Kunden erst nach Freigabe versendet. Ordnen Sie die E-Mail-Adresse des Kunden dem WooCommerce-Trigger zu und verwenden Sie dann den freigegebenen Betreff und den Text aus dem vorherigen „Gmail Human in the Loop“-Schritt.
Konfigurieren Sie die Felder:
Testen Sie den Workflow mit verschiedenen WooCommerce-Bestelltypen, nicht nur mit einer einzigen erfolgreichen Bestellung. Verwenden Sie Bestellungen mit ausstehender Zahlung, fehlgeschlagenen Zahlungen, zurückgestellten Bestellungen, hochpreisigen Nachnahmesendungen, dringenden Hinweisen, normaler Bearbeitung, Rückerstattungen und Bestellungen ohne Anmerkungen, um zu überprüfen, ob der KI-Agent die richtige Priorität und Aktion zuweist.
Überprüfen Sie nach jedem Test die Bit Flows-Protokolle und vergewissern Sie sich, dass der Trigger, die Google-Sheets-Zeile, die KI-JSON-Ausgabe, der Router-Pfad, die Telegram-Benachrichtigung, die Gmail-Freigabe und der abschließende E-Mail-Schritt alle korrekt funktioniert haben, bevor Sie den Workflow für Live-Bestellungen einsetzen.
Der oben beschriebene Workflow ist ein Beispiel dafür, was ein WooCommerce-Trigger und ein KI-Agent innerhalb von Bit Flows leisten können. Sobald eine neue Bestellung den Ablauf auslöst, kann der KI-Agent die Bestelldaten prüfen und sie je nach den Anforderungen Ihres Shops an verschiedene Aktionen weiterleiten. Hier sind einige praktische Ideen.
Dieser Workflow nutzt einen WooCommerce-Trigger für neue Bestellungen, damit ein KI-Agent jede Bestellung prüft, entscheidet, ob der Kunde eine Nachfassaktion benötigt, den Kontakt in GoHighLevel aktualisiert oder anlegt, das Team in Slack benachrichtigt und eine Kunden-E-Mail vorbereitet, die vor dem Versand auf Freigabe wartet.
Dieser Workflow startet, wenn der Status eines WooCommerce-Produkts aktualisiert wird. Zum Beispiel, wenn ein Produkt von "Entwurf" zu "veröffentlicht" wechselt, von "nicht vorrätig" zu "verfügbar" wird oder vor einem Start aktualisiert wird.
Bit Flows übermittelt die Produktdaten an den KI-Agenten. Der KI-Agent prüft Angaben wie Produkttitel, Status, Preis, Kategorie, Lagerbestand und Beschreibung. Er kann zudem über das integrierte Slack-Tool eine kurze interne Benachrichtigung an das Marketingteam senden, damit dieses weiß, dass ein Produkt zur Prüfung oder für Werbezwecke bereitsteht.
Anschließend erstellt der Workflow einen neuen WordPress-Beitrag unter Verwendung der von der KI generierten Startinhalte. Danach aktualisiert er den Status des Beitrags und fügt die richtige Kategorie hinzu, um die Inhalte in WordPress übersichtlich zu organisieren.
Die meisten Ladenbesitzer machen sich bei der Verwendung von KI in einem Bestellablauf Sorgen um eines: Was passiert, wenn die KI eine falsche Antwort gibt und etwas an einen Kunden sendet?
Dieser Arbeitsablauf verhindert dieses Risiko. Dem Kunden wird nichts automatisch zugesandt. Der KI bereitet nur den Entwurf vor. Ein Prüfer sieht sich das zunächst an und entscheidet dann, ob er es genehmigt.
Am sichersten ist es, mit dem WooCommerce-Trigger, dem Google Sheets-Protokoll, dem KI-Agenten, dem Router und der Telegram-Benachrichtigung zu beginnen. Führen Sie den Workflow einige Tage lang mit echten Bestellungen durch und überprüfen Sie die KI-Ergebnisse in den Bit Flows-Protokollen.
Sobald die JSON-Ausgabe konsistent ist und die Benachrichtigungen Ihrem Auftragsprüfungsprozess entsprechen, fügen Sie den Schritt „Gmail Human-in-the-Loop“ und die abschließende Aktion „E-Mail senden“ hinzu.
Später können Sie den Workflow erweitern, indem Sie verschiedene Auftragstypen an unterschiedliche Teammitglieder weiterleiten. Bei Aufträgen mit geringem Risiko können Sie den Genehmigungsschritt auch überspringen. Diese Änderungen lassen sich innerhalb derselben Bit Flows-Arbeitsfläche vornehmen, ohne dass der Workflow von Grund auf neu erstellt werden muss.
Ja, der KI-Agent kann WooCommerce-Bestelldaten lesen, Prioritäten klassifizieren, interne Benachrichtigungen vorbereiten und E-Mails an Kunden basierend auf Ihren Shop-Regeln entwerfen.
Google Sheets speichert zunächst die rohen Bestelldaten, sodass Ihr Team eine saubere Bestellhistorie hat, falls der KI-Agent oder ein anderer Knoten ausfällt.
JSON erleichtert das Mapping der KI-Ausgabe, sodass die Schritte Router, Telegram-Alarm und Gmail-Genehmigung die richtigen Felder lesen können.
Fehlgeschlagene Aufträge, Aufträge mit Wartestatus, dringende Kundennotizen und hochpreisige Nachnahmeaufträge sollten in der Regel eine Alarmmeldung mit hoher Priorität auslösen.
Nicht für sensible Bestellungen; ausstehende Zahlungen, fehlgeschlagene Bestellungen, Nachnahmebestellungen und Eilaufträge sollten durch Human in the Loop bearbeitet werden, bevor Kunden kontaktiert werden.
Ja, Sie benötigen einen OpenAI API-Schlüssel, wenn Sie OpenAI als Chat-Modell für den KI-Agenten verwenden.
Ja, Sie können nach der Protokollierung in Google Tabellen und den Telegramm-Benachrichtigungen aufhören, wenn Sie nur eine interne Bestellverfolgung und Teambenachrichtigungen benötigen.
Überprüfen Sie die WooCommerce-Triggerdaten, die AI-Prompt-Regeln, das JSON-Antwortformat, die Router-Bedingungen, die Feldzuordnung und die Bit Flows-Protokolle.
Sie sollten Bestellungen testen, die ausstehend, fehlgeschlagen, auf Eis gelegt, für Nachnahme mit hohem Wert oder dringende Notizen sind, bevor Sie den Workflow auf echten Kunden anwenden.
