Was ist Workflow-Automatisierung mit echten Beispielen

Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um über Ihre tägliche Routine nachzudenken. Ist Ihnen aufgefallen, dass Sie beim Überprüfen von Formularen, beim Beantworten von E-Mails oder sogar beim Organisieren Ihres persönlichen Terminkalenders immer einem festen Muster folgen? In der Fachsprache nennen wir das einen strukturierten Prozess, Arbeitsablauf-eine Reihe von sich wiederholenden Aufgaben, die in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden. 

Aber seien wir ehrlich, manchmal fühlen sich Arbeitsabläufe wie ein Ertrinken an, vor allem, wenn man mehrere Arbeiten zu bewältigen hat. Das hemmt sogar Ihre Produktivität und hindert Sie daran, sich auf andere wichtige Tätigkeiten zu konzentrieren. 

Aber keine Sorge Workflow-Automatisierung kann Ihren Tag retten. Bei der Workflow-Automatisierung werden die sich wiederholenden Aufgaben, die Sie tagtäglich erledigen, ohne manuellen Aufwand automatisiert. Intervention. Das spart Ihnen letztendlich wertvolle Zeit und Geld.

In diesem Blog befassen wir uns mit den Grundlagen von Workflows, dem Konzept der Automatisierung, was Workflow-Automatisierung ist, mit Beispielen für Workflow-Automatisierung und deren Nutzen für Ihren Betrieb sowie mit den Tools, die Sie zur Automatisierung Ihres Workflows verwenden können. 

So, genug geredet, jetzt aber ran an den Blog und los geht's!

Was ist Workflow?

Um ein klares Konzept für automatisierte Workflows zu erhalten, müssen wir zunächst verstehen, was Workflow und Automatisierung sind.

Ein Workflow ist eine Reihe von sich wiederholenden Aufgaben, die wir innerhalb der Anwendung ausführen, um einen Prozess abzuschließen. Oftmals werden Workflow und Prozess verwechselt, obwohl beide wesentliche Unterschiede aufweisen.  

Der Prozess ist - welche Schritte Sie befolgen müssen, um Ihr Ziel zu erreichen; wie um Ergebnisse zu sehen, müssen Sie die Website der Universität überprüfen. 

Der Arbeitsablauf hingegen ist die Art und Weise, wie Sie die Schritte zum Erreichen Ihres Ziels ausführen. Schauen Sie sich das Beispiel an: Zuerst müssen Sie die Website Ihrer Universität aufrufen > zum Studentenportal navigieren > sich bei Ihrem Konto anmelden > nach dem gewünschten Semesterergebnis suchen. 

Was ist Automatisierung?

Vereinfacht ausgedrückt, bedeutet Automatisierung, dass Maschinen oder Technologien eine Aufgabe ohne manuellen Aufwand erledigen. Das Hauptziel der Automatisierung ist es, die Arbeitseffizienz zu verbessern, Zeit zu sparen und menschliche Fehler zu reduzieren. 

Von einfach bis komplex, fast jede Art von Automatisierung folgt dem gleichen Mechanismus, wie z.B..Wenn dies geschieht, gehen Sie wie folgt vor. 

Was ist Workflow-Automatisierung?

Da Sie nun eine klare Vorstellung von Workflow und Automatisierung haben, lassen Sie uns als Nächstes über Workflow-Automatisierung sprechen. 

Kurz gesagt, ist Workflow-Automatisierung die Verwendung von Automatisierungswerkzeugen, um die Ausführung wiederkehrender und langweiliger Aktivitäten ohne manuellen Aufwand zu automatisieren. Automatisierte Workflows ermöglichen es Ihnen und Ihrem Team, sich auf Aufgaben mit höherer Priorität zu konzentrieren und sicherzustellen, dass alle Aktivitäten auf die am besten organisierte und effizienteste Weise abgeschlossen werden. 

Einige Beispiele für Workflow-Automatisierung

Die Workflow-Automatisierung verwaltet Ihre komplexen Geschäftsaktivitäten, indem sie selbst gehostete Workflows erstellt. Der Workflow jeder Organisation enthält Aufgaben, die automatisiert werden können, um die Effizienz zu steigern. Diese Workflows erledigen die Sauerstoffarbeit für Ihr Unternehmen, angefangen von der Bearbeitung von Rechnungen bis hin zum Versand von Follow-up-E-Mails, sie verwalten alles. 

Immer noch nicht klar? Kein Grund zur Sorge! Schauen wir uns an, welche Arbeitsabläufe automatisiert werden können.

Automatisierung des Kundensupport-Workflows

• Automatische Kategorisierung und Priorisierung von Kundentickets anhand von Schlüsselwörtern (z. B. "dringend", "Zahlungsproblem").
• Benachrichtigen Sie das Support-Team sofort, wenn ein wichtiges Problem auftritt.
• Sammeln Sie Kundenfeedback, indem Sie automatische Umfragen an Kunden senden, nachdem Sie Lösungen für ihre Probleme angeboten haben.

Automatisierung des Marketing-Workflows

• Sorgen Sie für Engagement, indem Sie Blogbeiträge automatisch auf mehreren sozialen Plattformen teilen. 
• Bleiben Sie mit den Interessenten in Kontakt, indem Sie ihnen automatisch Informations- und Bildungs-E-Mails schicken.
• Automatische Erstellung von Berichten über die Kampagnenleistung und wöchentliche Weitergabe an das Marketingteam. 

Automatisierung des Vertriebs-Workflows

• Erstellen Sie auf Wunsch des Kunden ein individuelles Angebot für den Verkauf und senden Sie es dem Kunden zur Genehmigung.
• Senden Sie automatisch eine Erinnerung an die Vertriebsmitarbeiter, um die Leads, die seit einer Woche nicht geantwortet haben, nachzuholen.
• Nehmen wir an, ein Geschäft ist abgeschlossen, Sie erstellen eine Rechnung, senden sie an den Kunden und aktualisieren das CRM. 

Automatisierung des Finanz-Workflows

• Vorausplanung wiederholter Rechnungen, die an Kunden zu senden sind
• Senden Sie automatische Mahnungen für fällige Zahlungen, und informieren Sie das Managementteam automatisch, wenn auch nach häufigen Benachrichtigungen keine Zahlung erfolgt. 
• Für eine saubere Nachverfolgung sammeln und kategorisieren Sie die Ausgaben der Mitarbeiter, die über Apps eingereicht werden.

HR-Workflow-Automatisierung

• Wenn sich ein neuer Bewerber bewirbt, benachrichtigen Sie das HR-Team automatisch.
• Automatisches Entfernen von Mitarbeitern aus der Datenbank, wenn ein Mitarbeiter kündigt.
• Befragung der derzeitigen Mitarbeiter, um Feedback über ihre Erfahrungen im Unternehmen zu erhalten.

Automatisierung der Abläufe

• Automatische Aktualisierung des Bestellstatus, z. B. ob das Produkt "versandt" oder "geliefert" ist.
• Senden Sie den Händlern eine automatische Nachricht über den Bestand des Produkts und die Aufforderung zum Nachfüllen.
• Automatische Erstellung von vierteljährlichen Berichten über das gesamte Team für die Zahlungsabwicklung. 

Automatisierung des Projektmanagements

• Informieren Sie sofort das nächste Team in der Warteschlange, wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist, damit die Arbeit nicht in der Schwebe bleibt.
• Teilen Sie Ihren Kunden den Arbeitsfortschritt automatisch und ohne manuelle Eingriffe zu einem bestimmten Zeitpunkt mit.

Dies sind nur allgemeine Beispiele, es gibt viele weitere Anwendungsfälle für die Automatisierung.

Vorteile der Workflow-Automatisierung

• Erhöht die Produktivität

Die manuelle Erledigung wiederholbarer Aufgaben wie die Dateneingabe erschöpft Ihr Team. Die Automatisierung von Arbeitsabläufen hilft Ihren Teammitgliedern, sich mehr auf Aufgaben mit hoher Priorität zu konzentrieren, die Ihr Unternehmen wachsen lassen.  

• Reduziert menschliche Fehler

Wenn eine Arbeit automatisiert ist, gibt es keinen Zweifel, dass sie fehlerfrei sein wird. Automatisierte Arbeitsabläufe gewährleisten Genauigkeit und liefern zuverlässigere Daten. 

• Beseitigung von Engpässen in Unternehmen

Automatisierungswerkzeuge helfen dabei, das Problem im Unternehmen zu erkennen, bei dem es zu Verzögerungen kommt. Dadurch wird schließlich die Gesamtleistung verbessert.

• Verbesserte Kundenerfahrung

Die Workflow-Automatisierung optimiert die Kundenerfahrung, indem sie unmittelbare Antworten und maßgeschneiderte Nachrichten bietet, was wiederum die Kundenzufriedenheit erhöht. 

• Bessere Effizienz des Arbeitsablaufs:

Wenn Aufgaben in der richtigen Reihenfolge und zum richtigen Zeitpunkt ausgeführt werden, erhöht sich automatisch die Effizienz des gesamten Arbeitsablaufs. 

• Reduziert die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter:

Mit Hilfe der Automatisierung erhalten die Mitarbeiter mehr Zeit, um sich auf kreative und sinnvolle Tätigkeiten zu konzentrieren. Dies führt zu einem Gefühl der Zufriedenheit bei ihnen und motiviert sie. 

• Geringere Betriebskosten und höhere Skalierbarkeit:

Da Aufgaben, die früher einen größeren Personalbestand erforderten, jetzt automatisiert werden, spart Ihr Unternehmen eine Menge Betriebskosten. Da Sie weniger für zusätzliche Ressourcen ausgeben müssen, können Sie in andere wichtige Bereiche investieren, die Ihrem Unternehmen helfen, zu wachsen.

Jetzt, da Sie mit der Workflow-Automatisierung vertraut sind, ist es an der Zeit, sich mit den Werkzeugen vertraut zu machen, mit denen dies möglich ist: Software zur Workflow-Automatisierung.

Was sind Tools zur Workflow-Automatisierung?

Tools zur Workflow-Automatisierung sind wie Jarvis für Ihr Unternehmen - äußerst effizient und darauf ausgelegt, die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen zu verbessern. Diese Tools automatisieren redundante und wiederkehrende Aufgaben, sodass Ihr Team an anderen kreativen Aufgaben arbeiten kann. 

Der Markt ist voll von verschiedenen Automatisierungswerkzeugen, aber die Auswahl des richtigen Werkzeugs, das Ihren Geschäftsinteressen dient, kann eine wirklich überwältigende Aufgabe sein. Derzeit sind diese Tools zum Beispiel Bit Flows, ClickUp, Montag, Zapier, Suretriggerund andere sind im Bereich der Automatisierung sehr erfolgreich.

Wie funktionieren die Tools zur Workflow-Automatisierung?

Sie folgt einem einfachen Mechanismus der Auslöser und Aktion um eine bestimmte Tätigkeit auszuführen. Lassen Sie mich näher erläutern, was diese Auslöser und Aktionen sind:

• Auslöser: Er ist der Ausgangspunkt der Workflow-Automatisierung. Man sagt, er sei der "wenn" in einem "Wenn-dann" Zustand. 

Wenn ein Kunde zum Beispiel ein Formular auf Ihrer Website ausfüllt, werden die Formulardaten automatisch in eine neue Zeile in Google Sheets eingetragen. Direkt danach wird eine automatisch generierte Nachricht an einen bestimmten Discord-Kanal gesendet.

Können Sie den Auslöser in diesem Beispiel erraten? Ich helfe Ihnen: Es ist die Übermittlung des Formulars! Das ist das Ereignis, das alle folgenden Ereignisse des Workflows auslöst.

• Aktion: Aktionen sind die Ereignisse, die als Reaktion auf ein auslösendes Ereignis stattfinden. Sie sind die "dann" Teil des "Wenn-dann" bedingte Logik. 

Betrachten wir das obige Beispiel: Nach dem Absenden des Formulars sind die Ereignisse, die danach eintreten, die Aktionsereignisse - wie das Hinzufügen von Formulardaten zum Arbeitsblatt und das automatische Senden einer Nachricht an den Discord-Kanal - alles Aktionen.

Automatisieren Sie Ihren ersten Workflow 

Ich werde Folgendes verwenden Bit Flows, um Ihnen zu zeigen, wie Sie Ihre Arbeitsabläufe vereinfachen und automatisieren können. Nehmen wir an, Sie möchten automatisch Leads aus Formularen sammeln und Follow-up-E-Mails an Bewerber senden. Befolgen Sie diese einfachen Schritte, um diesen Workflow auszuführen.

Sicherlich fragen Sie sich, warum Bit Flows? Nun, wenn Sie Ihr Automatisierungsspiel ändern wollen, dann kann Bit Flows Ihr Elon Musk sein. Scherz beiseite, Bit Flows ist mit seinem intuitiven Drag-and-Drop-Builder ein fortschrittliches, zeitsparendes Automatisierungstool. 

Interessanterweise handelt es sich um ein WordPress-Plugin, das aber nicht auf WordPress-Benutzer beschränkt ist. Ja! Es kann problemlos von Agenturen verwendet werden, die Automatisierungsdienste anbieten, d. h. auch Nutzer außerhalb von WordPress können es nutzen. 

Wenn Sie Bit Flows installieren und aktivieren, sehen Sie ein Dashboard wie dieses:

Schritt 1: Wählen Sie den Auslöser:

Wenn Sie zum Abschnitt "Strömungen" navigieren, sehen Sie eine Schaltfläche "+Strom erzeugen". Tippen Sie einfach darauf. Sobald Sie einen Ablauf erstellt haben, können Sie Auslöser und Aktionen ganz einfach per Drag & Drop von der linken Seite der Benutzeroberfläche aus verschieben. Oder Sie können sie durch Klicken auf das "+"-Zeichen hinzufügen.

Anwendung, die Sie verwenden können: Jeder Formularersteller wie Google Form, Bit Form, etc.

Ereignis, das eintreten wird: Der Kunde sendet das Formular ab.

Schritt 2: Wählen Sie Aktion 1:

Anwendung, die Sie verwenden können: Google Sheets oder ein beliebiges CRM (z. B. Hubspot, ActiveCampaign)

Ereignis, das eintreten wird: Die Formulardaten werden in eine neue Zeile der Kalkulationstabelle eingefügt. 

Schritt 3: Wählen Sie Aktion 2:

Anwendung, die Sie verwenden können: Jede Plattform wie CRM, Discord oder Telegram.

Ereignis, das eintreten wird: Es wird automatisch eine Nachricht an einen bestimmten Discord-Kanal gesendet, wenn eine neue Formularantwort in Google Sheets aufgezeichnet wird. 

P.S.: Bei dieser Einrichtung habe ich ein Router-Tool verwendet, um Daten gleichzeitig an beide Anwendungen zu senden.

Hier habe ich einen sehr einfachen Workflow-Entwurf gezeigt. Sie können komplexere Arbeitsabläufe erstellen, Sie können eine Kette von Aktionen um ein fortschrittliches Multitasking-System zu erstellen. Außerdem können Sie leistungsstarke Werkzeuge wie z. B. Router, Wiederholer, Verzögerung, Bedingungenund Iterator die in Bit Flows verfügbar sind.

Schauen wir uns einen fortgeschrittenen Arbeitsablauf an,

Sie möchten zum Beispiel den Einführungsprozess von Mitarbeitern automatisieren. Wenn ein neuer Mitarbeiter zum Unternehmen stößt, werden die Daten des Bewerbers automatisch in die Datenbank eingegeben, was früher Stunden dauerte.

Schritt-für-Schritt-Workflow-Design:

Auslöser:

• Shopify Neue Bestellung Ereignis
  Trigger wird ausgelöst, wenn eine neue Bestellung in Shopify aufgegeben wird.

Schritt 1: Workflow mit Router aufteilen

• Router-Werkzeug:
  Teilen Sie den Arbeitsablauf in zwei Pfade auf:
  1. Kundenkommunikation.
  2. Interne Team-Updates.

Weg 1: Kundenkommunikation

Schritt 2: Senden Sie eine personalisierte E-Mail

• Aktion:
  Verwenden Sie eine E-Mail-Marketingplattform (z. B. Mailchimp oder SendGrid), um eine Bestätigungs-E-Mail mit den Bestelldaten und einem Dankesschreiben zu versenden.

Schritt 3: Verzögerung für Follow-up

• Aktion:
  Verwenden Sie die Verzögerungstool um 7 Tage nach der Lieferung eine Follow-up-E-Mail mit Tipps zur Produktpflege oder entsprechenden Produktempfehlungen zu erhalten.

Pfad 2: Interne Team-Updates

Schritt 4: Inventar aktualisieren

• Aktion:
  Synchronisieren Sie den Bestand mit Ihrem Bestandsverwaltungsprogramm (z. B. Zoho Inventory oder Airtable), um genaue Lagerbestände zu gewährleisten.

Schritt 5: Auftragsdetails in Google Sheets protokollieren

• Aktion:
  Fügen Sie Bestelldetails (z. B. Kundenname, Bestell-ID, Produkt, Betrag) zu Berichts- und Nachverfolgungszwecken an ein Google Sheet an.

Schritt 6: Benachrichtigen Sie das Vertriebsteam in Slack

• Aktion:
  Senden Sie eine Benachrichtigung an das Vertriebsteam in einem bestimmten Slack-Kanal mit der Auftragszusammenfassung für Echtzeit-Updates.

Letzter Schritt: Bedingte Logik

• Aktion:
  Verwenden Sie die Bedingung Werkzeug um zu prüfen, ob der Auftragswert $500 übersteigt.
  • Wenn ja: Fügen Sie den Kunden dem VIP-Segment in Ihrem CRM (z. B. Salesforce) hinzu.
  • Wenn Nein: Nehmen Sie den Kunden in eine allgemeine Mailingliste für künftige Werbeaktionen auf.

Verwendete fortgeschrittene Tools:

Bedingung Werkzeug: Um hochwertige Kunden in einen bestimmten VIP-Workflow zu leiten.

Router-Werkzeug: Aufteilung des Arbeitsablaufs für Kundenkommunikation und interne Aktualisierungen.

Verzögerungstool: Die Planung von Follow-up-E-Mails zum richtigen Zeitpunkt.

Schlussfolgerung

In dieser sich ständig weiterentwickelnden Zeit ist Zeit für jede Branche kostbar. Wenn Sie auch nur einen kleinen Teil Ihres Tages einsparen können, können Sie ihn produktiver gestalten, da Sie ihn in Multitasking investieren können. Genau hier kommt die Workflow-Automatisierung als Zeitersparnis für Ihr Unternehmen und als transformative Strategie für Start-ups ins Spiel.

Wie bereits erwähnt, kann Ihnen die Automatisierung von Arbeitsabläufen das Leben erleichtern, ganz gleich, ob Sie eine Kundenbestellungsliste verwalten oder sich mit komplexen Details beim Onboarding von Mitarbeitern befassen. Sie reduziert die Notwendigkeit, sich wiederholende Aufgaben zu erledigen, und minimiert menschliche Fehler.

Es ist ein kosteneffizienter Weg, Ihr Unternehmen zu vergrößern. Machen Sie also einen Schritt in die Welt der Automatisierung und entdecken Sie ihr Potenzial.