Como a Automação Economiza Tempo e Aumenta a Produtividade

Você sabia que os trabalhadores de escritório passam cerca de 50% de seu tempo de trabalho em tarefas recorrentes e 10% sobre trabalho manual, como copiar e colar dados entre CRMs e planilhas do Google? Agora a pergunta é: se os trabalhadores passam metade do dia em atividades mundanas, quando eles se concentrarão em tarefas de alta prioridade?

Neste mundo corporativo onde a produtividade é a chave para o sucesso, imagine funcionários se esgotando ao realizar tarefas repetitivas. Obviamente, isso reduzirá seu nível de produtividade e criatividade. Eventualmente afetando o crescimento geral do negócio. 

Você já pensou em automatizar esses fluxos de trabalho? Em uma pesquisa recente da Harvard Business, foi visto que mais de 90% dos trabalhadores preferem usar ferramentas de automação para tarefas manuais. De acordo com eles, ferramentas de automação tornam o gerenciamento de fluxo de trabalho mais fácil, livre de erros e menos demorado. 

Então, este blog será um guia completo para aqueles que ainda estão confusos sobre como a automação economiza tempo e aumenta a produtividade. 

Automação de fluxo de trabalho

Geralmente, um fluxo de trabalho é uma sequência de tarefas ou ações repetitivas que precisam ser concluídas para atingir um objetivo de negócio específico. Automação de fluxo de trabalho, por outro lado, é usar um plugin de automação como, Bit Flows e o Zapier para automatizar tarefas redundantes e monótonas, como copiar e colar dados de formulário no Google Sheets ou enviar e-mails de acompanhamento para quem preencheu o formulário. 

Ironicamente, estas tarefas repetíveis prejudicam significativamente a produtividade e desaceleram o crescimento do negócio.

Para saber mais sobre como a automação de fluxos de trabalho pode elevar o nível do seu negócio, e exemplos reais de automação de fluxo de trabalho, confira nosso blog imperdível sobre o assunto.

Tarefas Repetitivas nos Negócios

Tarefas repetitivas em negócios são aquelas que precisam ser feitas repetidamente, na maioria dos casos exigem atenção extra aos detalhes. Essas tarefas fazem parte das nossas operações diárias, e o triste é que elas consomem tempo e são tediosas. Como resultado, os funcionários muitas vezes se sentem sobrecarregados e desmotivados a continuar a tarefa.

Alguns exemplos comuns de tarefas de trabalho repetitivas são dados abaixo:

• Copiar e colar dados em planilhas
• Salvando documentos em pastas específicas
• Inserindo detalhes do novo funcionário no banco de dados
• Envio de e-mails de boas-vindas para candidatos
• Verificando estatísticas 
• Respondendo a perguntas comuns dos clientes
• Criando relatórios semanais de cada funcionário

Como Tarefas Repetitivas Afetam as Empresas?

Como atividades monótonas deixam os trabalhadores cansados, isso pode impactar seu negócio em muitos aspectos. Vamos ver algumas consequências de tarefas repetitivas nos negócios:

• Falta de produtividade: Quando os funcionários passam a maior parte do tempo em tarefas chatas e demoradas, eles são mais propensos a perder o interesse e a motivação para concluir o trabalho. Essa queda na produtividade não afeta apenas o desempenho individual — pode impactar toda a organização, dificultando o cumprimento de prazos e a satisfação dos clientes.

• Aumento de erros humanos: Trabalhos de entrada de dados e outras operações manuais recorrentes estão sempre sujeitos a erros humanos. Isso se deve à falta de motivação e concentração. A longo prazo, mesmo um pequeno erro numérico pode muitas vezes levar a grandes problemas financeiros, o que, por sua vez, reduz a eficiência, pois os trabalhadores são forçados a refazer seus trabalhos.

• Diminuição da Satisfação dos Funcionários: Devido a essas tarefas de trabalho cansativas, os funcionários muitas vezes perdem a confiança. Após passarem a maior parte de suas horas de trabalho nessas tarefas tediosas, eles têm menos oportunidades de se concentrar em trabalhos significativos. Assim, quando não veem nenhuma melhora em sua produtividade, procuram outras oportunidades de emprego para expandir suas capacidades. 

Como lidar com tarefas repetitivas?

Tenho certeza de que, se você é dono de um negócio, já enfrentou esses problemas e se sentiu intimidado por esse gerenciamento manual de fluxo de trabalho. Agora a questão é: como você lida com essas tarefas repetitivas?

Simplesmente, você pode automatizar essas tarefas repetitivas usando uma ferramenta de automação de fluxo de trabalho como Bit Flows, Zapier, KissFlow, Asana, Monday, e mais. Como eu disse anteriormente, complexo Automação de fluxo de trabalho é inegavelmente importante para sobreviver neste mundo acelerado. 

Seguindo em frente, vamos ver como a automação de fluxo de trabalho promete não apenas economizar tempo, mas também aumentar a produtividade.

Além disso, vamos ver como a automação economiza tempo e aumenta a produtividade (discussão detalhada)

1. Automação de tarefas

Como a automação de fluxo de trabalho envolve o uso de ferramentas de automação, o que garante que essas tarefas recorrentes sejam executadas automaticamente sem qualquer trabalho manual. Isso economiza tempo que pode ser redirecionado para outras atividades estratégicas e significativas que impulsionam o crescimento do negócio. 

Pegue um exemplo de processamento de faturas, ao automatizar o processo você garante que a equipe de finanças seja liberada da entrada manual de dados no banco de dados. Além disso, isso reduz o risco de erros humanos e aumenta a precisão.

2. Fluxos de trabalho agendados

Fluxos de trabalho agendados permitem que suas tarefas recorrentes sejam executadas automaticamente em horários especificados, mesmo quando você não está disponível por horas, dias ou até meses. 

Por exemplo, ao usar ferramentas de automação de fluxo de trabalho como Bit Flows você pode utilizar o ferramenta de demora para iniciar o fluxo de trabalho em um momento posterior, digamos 12 dias a partir de agora. 

Assim, à medida que seus fluxos de trabalho são agendados, isso garante que suas tarefas sejam concluídas no prazo, sem a necessidade de intervenção humana.

3. Processamento paralelo

ferramenta de automação. roteador. O roteador conecta diferentes plataformas e simplifica a transferência de dados para múltiplos aplicativos simultaneamente. 

Portanto, essa capacidade de realizar várias tarefas simultaneamente garantirá uma taxa de conclusão de tarefas de 100% e minimizará o tempo de processamento. 

4. Aumenta a produtividade da equipe

Você sabia que 78% dos empresários acreditam que a automação aumenta a produtividade? 

Quando os fluxos de trabalho são automatizados, os trabalhadores se sentem menos sobrecarregados e têm mais tempo para se concentrar em tarefas críticas. Como os funcionários agora não precisam se preocupar com essas tarefas repetitivas, eles podem colaborar de forma mais eficaz, trabalhar de forma mais inteligente e impulsionar significativamente o crescimento do negócio. 

Deixe-me dar um exemplo de como a automação de fluxo de trabalho aumenta a produtividade. Por exemplo, quando você automatiza as campanhas de e-mail marketing, isso permite que as equipes de marketing alcancem milhares de clientes sem esforço manual. 

Ótimo, não é? No final das contas, você obtém um alcance e um ROI melhores.

5. Impulsiona a colaboração da equipe

Uma das vantagens significativas da automação de fluxo de trabalho é que ela mantém a equipe conectada. Ela melhora a comunicação entre os membros da equipe e impulsiona a colaboração, garantindo que toda a equipe esteja alinhada. 

Basicamente, com um fluxo de trabalho automatizado, os membros da equipe ficam informados com atualizações em tempo real sobre o status do projeto, prazos e atribuições de tarefas. Como a equipe funciona em sincronia, isso beneficiará a produtividade da empresa e economizará tempo.

6. Previne gargalos no negócio

Gargalos nos negócios são os assassinos silenciosos e ameaças à eficiência. Geralmente se enquadram em duas categorias: altos custos e atrasos de tempo. Deixe-me compartilhar alguns cenários clássicos de gargalos: 

• Imagine só, que quando os clientes precisam esperar muito tempo por uma resposta, a probabilidade deles mudarem para outros vendedores no mercado aumenta. 
• A equipe está sobrecarregada, lutando para cumprir prazos enquanto faz tudo manualmente, e isso está cobrando seu preço.
• Atrasos em qualquer departamento afetam toda a empresa e param o progresso de outras equipes também. 
• Um processo de pedido extremamente lento e complicado frequentemente frustra os clientes. Eventualmente, eles vão embora sem comprar e, assim, você perde clientes potenciais. 
• Fluxos de trabalho manuais são ineficientes, caros e propensos a erros. 

De fato, esses gargalos são bastante arriscados, o que pode levar a uma diminuição na produtividade. Portanto, para evitar esses atrasos, a automação de fluxo de trabalho desempenha um papel vital. Ela simplifica tarefas, reduz custos e melhora a eficiência geral nos fluxos de trabalho.

Escolha a Ferramenta de Automação de Fluxo de Trabalho Certa

Dito isso, o próximo passo é escolher a ferramenta certa de automação de fluxo de trabalho para automatizar essas tarefas repetitivas. 

Agora, a pergunta é qual ferramenta de automação de fluxo de trabalho você precisa? 

Para Automação de Gestão de Relacionamento com o Cliente

• Tentar HubSpot CRM, se você quiser software de automação de fluxo de trabalho para os departamentos de marketing, vendas, geração de leads e atendimento ao cliente de uma organização.

Para Automação de Marketing por E-mail

• Tentar Mailchimp, se você deseja aprimorar a geração de leads automatizando campanhas de e-mail. É uma das melhores ferramentas de marketing por e-mail para proprietários de negócios de e-commerce e profissionais de marketing digital.

Para Automação de Tarefas

• Tentar Zapier, se você não tem problemas de orçamento e quer integrar diferentes plataformas e automatizar tarefas. 

P.S.: Lembre-se de que algumas integrações premium e Zaps de várias etapas pode ser caro demais, especialmente para pequenas e grandes empresas.

• Tentar Bit Flows, se você está procurando uma ferramenta de automação de tarefas acessível que oferece integração com aplicativos ilimitados e pode automatizar fluxos de trabalho, tarefas e etapas ilimitadas. 

P.S.: Sem taxas ocultas precisa ser pago para quaisquer recursos premiumAlém disso, você pode criar qualquer fluxo de trabalho complexo usando construtor de automação de arrastar e soltar.

Para Automação de Gerenciamento de Projetos

• Tentar Asana, Essa é a melhor opção para gerentes de projeto que acompanham o progresso do projeto e atribuem tarefas. Os recursos mais vendidos do Asana são dependências de tarefas e cronogramas de projeto.

Para Documento Automação de Gestão

• Tentar DocuPhase, se seu foco principal é otimizar e automatizar tarefas relacionadas a documentos. Alguns dos principais recursos do DocuPhase incluem: digitalização de documentos usando funcionalidades de OCR, fluxos de aprovação, armazenamento de documentos e muito mais.

Para Automação de Fluxo de Trabalho Empresarial

• Tentar Diagrama de Fluxo, Se você está procurando automatizar fluxos de trabalho empresariais em diferentes departamentos cruciais, por exemplo – RH, Finanças, TI, Administração e mais. 

P.S.: Cflow tem alguns lados negativos– 

1. De acordo com alguns usuários, o interface do usuário do Cflow é bastante confuso 
2. Poucos deles relataram que as funções lógicas são difíceis de entender.

Para Automação de Mídias Sociais

• Tentar Bit Social, que é um plugin do WordPress usado para automação de fluxo de trabalho de mídia social. É mais conhecido por sua interface de usuário fácil de navegar, preços acessíveis e documentação abrangente. 

Para Automação de Vendas

• Tentar Pipedrive, se você faz parte da equipe de vendas ou é dono de um negócio de comércio eletrônico. Com o Pipedrive, você pode automatizar o gerenciamento do funil de vendas, rastrear leads e realizar atividades mais empolgantes. 

Mas antes de ir buscar um, tenha estes fatores em mente:

• Compatível com aplicativos popularesVerifique se a ferramenta é compatível com todo o software popular.
• Interface amigável Vá para uma ferramenta que seja fácil de usar e não necessite de nenhum conhecimento técnico.
• Custo-Benefício Selecione a ferramenta que está dentro do seu orçamento e atende a todas as suas necessidades de negócios.
• Escalabilidade A melhor opção é um software que ajudará seu negócio a escalar mesmo durante a evolução.
• Excelente Equipe de Suporte e Documentação: Uma boa equipe de suporte responsiva e especialista. Além disso, seções detalhadas de documentação são cruciais para a ferramenta certa de automação de fluxo de trabalho. 
• Preços Transparentes: Independentemente do software que você use para automatizar seus negócios, certifique-se de que as políticas e ofertas sejam transparentes. Nada deve ser oculto, como cobranças extras por um recurso ou outro.

Escolha o que melhor se adapta às suas necessidades e orçamento.

Resumo

A automação de fluxo de trabalho não é apenas uma ferramenta, é uma arma secreta para livrar seus colegas de tarefas tediosas feitas manualmente. Além disso, ajuda a reduzir custos e aumentar a produtividade. Com a automação de fluxo de trabalho, seus funcionários conseguirão entregar o trabalho dentro do prazo, e isso fará com que seu negócio funcione de forma mais tranquila do que nunca. 

Então, qual é a espera? Selecione uma ferramenta de automação adequada e comece a automatizar seus fluxos de trabalho hoje mesmo! 

Não deixe que essas tarefas manuais atrasem sua equipe. E permita que sua equipe faça o que ela faz de melhor: inovar, colaborar e crescer.