Cómo la automatización ahorra tiempo y aumenta la productividad

¿Sabía que los oficinistas gastan alrededor de 50% de su tiempo de trabajo en tareas recurrentes y 10% en trabajo manual, como copiar y pegar datos entre CRM y hojas de cálculo de Google. Ahora la pregunta es: si los trabajadores dedican la mitad del día a actividades mundanas, ¿cuándo se centrarán en tareas de alta prioridad?

En este mundo empresarial en el que la productividad es la clave del éxito, imagínese a los empleados agotándose haciendo tareas repetitivas. Obviamente, esto reducirá su productividad y su nivel de creatividad. Lo que acabará afectando al crecimiento global de la empresa. 

¿Ha pensado alguna vez en automatizar estos flujos de trabajo? En una encuesta reciente de Harvard Business, se vio que más de 90% de los trabajadores prefieren utilizar herramientas de automatización para las tareas manuales. Según ellos, las herramientas de automatización facilitan la gestión de los flujos de trabajo, evitan errores y consumen menos tiempo. 

Por lo tanto, este blog será una guía completa para aquellos que todavía están confundidos acerca de cómo la automatización ahorra tiempo y aumenta la productividad. 

¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?

En general, un flujo de trabajo es una secuencia de tareas o acciones repetitivas que deben completarse para alcanzar un objetivo empresarial específico. Automatización de flujo de trabajo, por otro lado, es utilizar plugin de automatización como, Bit Flows y Zapier para automatizar actividades redundantes y monótonas como copiar y pegar los datos del formulario en Google Sheets o enviar correos electrónicos de seguimiento a quienes enviaron el formulario. 

Irónicamente, estas tareas repetitivas obstaculizan considerablemente la productividad y ralentizan el crecimiento de la empresa.

Para saber más sobre cómo la automatización del flujo de trabajo puede mejorar su negocio, y ejemplos reales de automatización de flujos de trabajo, consulte nuestro blog de lectura obligada al respecto.

¿Qué son las tareas repetitivas en la empresa?

En las empresas, las tareas repetitivas son las que hay que hacer una y otra vez y, en la mayoría de los casos, requieren una atención especial a los detalles. Estas tareas forman parte de nuestro funcionamiento diario, y lo triste es que nos quitan tiempo y son tediosas. Como resultado, los empleados suelen sentirse abrumados y desanimados para continuar con la tarea.

A continuación se ofrecen algunos ejemplos comunes de tareas repetitivas:

• Copiar y pegar datos en hojas de cálculo
• Guardar documentos en carpetas específicas
• Introducir los datos de los nuevos trabajadores en la base de datos
• Envío de correos electrónicos de bienvenida a los candidatos
• Comprobación de estadísticas 
• Responder a las preguntas más frecuentes de los clientes
• Creación de informes semanales de cada empleado

¿Cómo afectan a las empresas las tareas repetitivas?

Como las actividades monótonas cansan a los trabajadores, esto puede repercutir en su empresa en muchos aspectos. Veamos algunas consecuencias de las tareas repetitivas en la empresa:

• Falta de productividad: Cuando los empleados dedican la mayor parte de su tiempo a tareas aburridas y lentas, es más probable que pierdan el interés y la motivación por completar el trabajo. Este descenso de la productividad no solo afecta al rendimiento individual, sino a toda la organización, ya que dificulta el cumplimiento de los plazos y la satisfacción de los clientes.

• Aumento de los errores humanos: Los trabajos de introducción de datos y otras operaciones manuales recurrentes son siempre propensos al error humano. Esto se debe a la falta de motivación y concentración. A la larga, incluso un pequeño error numérico puede acarrear a menudo importantes problemas financieros, lo que a su vez reduce la eficiencia, ya que los trabajadores se ven obligados a rehacer su trabajo.

• Disminución de la satisfacción de los empleados: Debido a estas agotadoras tareas laborales, los empleados pierden a menudo la confianza en sí mismos. Después de dedicar la mayor parte de su jornada laboral a estas tediosas tareas, tienen menos oportunidades de centrarse en un trabajo significativo. Así que, cuando no ven ninguna mejora en su productividad, buscan otras oportunidades de trabajo para ampliar sus capacidades. 

¿Cómo gestionar las tareas repetitivas?

Estoy seguro de que si eres propietario de una empresa, te habrás enfrentado a estos problemas y te habrás sentido intimidado por esta gestión manual del flujo de trabajo. Ahora la pregunta es: ¿cómo gestionar estas tareas repetitivas?

Simplemente, puede automatizar estas tareas repetitivas utilizando una herramienta de automatización de flujos de trabajo como Bit Flows, Zapier, KissFlow, Asana, Monday y más. Como he dicho antes complejo automatización del flujo de trabajo es innegablemente importante para sobrevivir en este mundo acelerado. 

A continuación, veamos cómo la automatización del flujo de trabajo no sólo ahorra tiempo, sino que también mejora la productividad.

Además, veamos cómo la automatización ahorra tiempo y aumenta la productividad (debate en detalle)

1. Automatización de tareas

Dado que la automatización del flujo de trabajo implica el uso de herramientas de automatización, lo que garantiza que estas tareas recurrentes se ejecuten automáticamente sin ningún trabajo manual. Esto ahorra tiempo que puede redirigirse a otras actividades estratégicas y significativas que impulsan el crecimiento empresarial. 

Tomemos como ejemplo el procesamiento de facturas: al automatizar el proceso, se libera al equipo financiero de la introducción manual de datos en la base de datos. Además, se reduce el riesgo de error humano y aumenta la precisión.

2. Flujos de trabajo programados

Los flujos de trabajo programados permiten que sus tareas recurrentes se ejecuten automáticamente en momentos determinados, aunque usted no esté disponible durante horas, días o incluso meses. 

Por ejemplo, al utilizar herramientas de automatización del flujo de trabajo como Bit Flows puede utilizar el herramienta de retardo para iniciar el flujo de trabajo en un momento posterior, digamos dentro de 12 días. 

Así, al programar los flujos de trabajo, se garantiza que las tareas se completen a tiempo, sin necesidad de intervención humana.

3. Procesamiento paralelo

Las herramientas de automatización permiten la ejecución paralela de múltiples tareas con la ayuda de un enrutador. El router conecta distintas plataformas y simplifica la transferencia de datos a varias aplicaciones simultáneamente. 

Por lo tanto, esta capacidad de realizar varias tareas garantizará una tasa de finalización de tareas 100% y minimizará el tiempo de procesamiento. 

4. Aumenta la productividad del equipo

¿Sabías que 78% de los empresarios creen que la automatización mejora la productividad? 

Cuando se automatizan los flujos de trabajo, los trabajadores se sienten menos agobiados y disponen de más tiempo para centrarse en tareas críticas. Como ahora los empleados no tienen que preocuparse de estas tareas repetitivas, pueden colaborar de forma más eficaz, trabajar de forma más inteligente e impulsar significativamente el crecimiento de la empresa. 

Permítame darle un ejemplo de cómo la automatización del flujo de trabajo aumenta la productividad. Por ejemplo, la automatización de campañas de marketing por correo electrónico permite a los equipos de marketing llegar a miles de clientes sin esfuerzo manual. 

Genial, ¿verdad? En última instancia, se obtiene un mejor alcance y ROI.

5. Fomenta la colaboración en equipo

Una de las ventajas significativas de la automatización del flujo de trabajo es que mantiene al equipo conectado. Mejora la comunicación entre los miembros del equipo y fomenta la colaboración, lo que garantiza que todo el equipo esté en sintonía. 

Básicamente, con el flujo de trabajo automatizado, los miembros del equipo se mantienen informados con actualizaciones en tiempo real sobre el estado del proyecto, los plazos y la asignación de tareas. Como el equipo funciona en sincronía, esto beneficiará a la productividad de la empresa y ahorrará tiempo.

6. Evita cuellos de botella en las empresas

Los cuellos de botella en las empresas son los asesinos silenciosos y las amenazas para la eficiencia. Suelen clasificarse en dos categorías: costes elevados y retrasos. Permítanme compartir algunos escenarios clásicos de cuellos de botella: 

• Imagínese que cuando los clientes tienen que esperar demasiado para recibir una respuesta, es más probable que cambien a otros vendedores del mercado. 
• El equipo está ahogado de trabajo, luchando por cumplir los plazos mientras lo gestionan todo manualmente, y eso está pasando factura.
• Los retrasos en cualquier departamento afectan a toda la empresa y detienen también el progreso de otros equipos. 
• Un proceso de toma de pedidos extremadamente lento y complicado suele frustrar a los clientes. Al final, se van sin comprar, y así de fácil pierde clientes potenciales. 
• Los flujos de trabajo manuales son ineficaces, costosos y propensos a errores. 

De hecho, estos cuellos de botella son bastante arriesgados, ya que pueden provocar una disminución de la productividad. Por ello, para evitar estos atascos, la automatización de los flujos de trabajo desempeña un papel fundamental. Simplifica las tareas, reduce los costes y mejora la eficiencia general de los flujos de trabajo.

Elija la herramienta de automatización de flujos de trabajo adecuada

Dicho esto, el siguiente paso es elegir la herramienta de automatización de flujos de trabajo adecuada para automatizar estas tareas repetitivas. 

Ahora, la pregunta es ¿qué herramienta de automatización del flujo de trabajo necesita? 

Para la automatización de la gestión de las relaciones con los clientes

• Pruebe HubSpot CRM, si desea un software de automatización del flujo de trabajo para los departamentos de marketing, ventas, generación de prospectos y atención al cliente de una organización.

Para la automatización del marketing por correo electrónico

• Pruebe Mailchimp, Si desea mejorar la generación de clientes potenciales mediante la automatización de campañas de correo electrónico. Es una de las mejores herramientas de marketing por correo electrónico para los propietarios de negocios de comercio electrónico y los vendedores digitales.

Para la automatización de tareas

• Pruebe Zapier, si no tienes problemas de presupuesto y quieres integrar diferentes plataformas y automatizar tareas. 

P.D: Tenga en cuenta que algunos integraciones premium y Zaps de varios pasos puede ser demasiado caro, especialmente para las pequeñas y grandes empresas.

• Pruebe Bit Flows, si busca una herramienta de automatización de tareas asequible que ofrezca integración con un número ilimitado de aplicaciones y pueda automatizar un número ilimitado de flujos de trabajo, tareas y pasos. 

P.D.: Sin gastos ocultos hay que pagar para cualquier función premium¡! Además, puede crear cualquier flujo de trabajo complejo utilizando la función Constructor de automatización de arrastrar y soltar.

Para la automatización de la gestión de proyectos

• Pruebe Asana, es la mejor opción para los gestores de proyectos que realizan un seguimiento del progreso del proyecto y asignan tareas. Las funciones más vendidas de Asana son las dependencias de tareas y los plazos de los proyectos.

Para el documento Automatización de la gestión

• Pruebe DocuPhase, si su principal objetivo es optimizar y automatizar las tareas relacionadas con los documentos. Algunas de las características clave de DocuPhase incluyen: Escaneado de documentos mediante funcionalidades OCR, flujos de trabajo de aprobación, almacenamiento de documentos y mucho más.

Para la automatización del flujo de trabajo empresarial

• Pruebe Cflow, Si desea automatizar los flujos de trabajo empresariales en diferentes departamentos cruciales, por ejemplo, RR.HH., Finanzas, TI, Administración y otros. 

P.D: Cflow tiene algunos lados negativos- 

1. Según algunos usuarios, el interfaz de usuario de Cflow es bastante confuso 
2. Algunos señalan que las funciones lógicas son difíciles de entender.

Para la automatización de las redes sociales

• Pruebe Bit Social, que es un plugin de WordPress utilizado para la automatización del flujo de trabajo en las redes sociales. Es conocido por su interfaz de usuario de fácil navegación, su precio asequible y su completa documentación. 

Para la automatización de ventas

• Pruebe Pipedrive, Si estás en el equipo de ventas o eres propietario de un negocio de comercio electrónico. Con Pipedrive puedes automatizar la gestión del pipeline de ventas, hacer un seguimiento de los leads y realizar más actividades interesantes. 

Pero antes de decantarte por uno, ten en cuenta estos factores:

• Compatible con aplicaciones populares: Compruebe si la herramienta es compatible con todos los programas populares.
• Interfaz fácil de usar: Elija una herramienta fácil de usar y que no requiera conocimientos técnicos.
• Rentable: Seleccione la herramienta que se ajuste a su presupuesto y a todas las necesidades de su empresa.
• Escalabilidad: La mejor opción es un software que ayude a su empresa a escalar incluso mientras evoluciona.
• Excelente equipo de asistencia y documentación: Un buen equipo de soporte experto y con capacidad de respuesta. Además, las secciones de documentación detallada son cruciales para la herramienta de automatización de flujos de trabajo adecuada. 
• Precios transparentes: Sea cual sea el software que utilices para automatizar tu negocio, asegúrate de que las políticas y ofertas sean transparentes. No debe haber nada oculto, como cargos adicionales por tal o cual función.

Elija el que se adapte a sus necesidades y presupuesto.

Resumen

La automatización de flujos de trabajo no es sólo una herramienta, es un arma secreta para evitar que sus compañeros realicen tareas mundanas manualmente. Además, ayuda a reducir costes y a mejorar la productividad. Con la automatización del flujo de trabajo, sus empleados podrán entregar el trabajo dentro del plazo, y esto hará que su empresa funcione como nunca. 

Entonces, ¿para qué esperar? Seleccione una herramienta de automatización adecuada y empiece a automatizar sus flujos de trabajo hoy mismo. 

No deje que esas tareas manuales ralenticen a su equipo. Y deja que tu equipo haga lo que mejor sabe hacer: innovar, colaborar y crecer.