O que é Automação de Fluxo de Trabalho com Exemplos Reais

Tire um momento para pensar sobre sua rotina diária. Você já percebeu se está verificando envios de formulários, respondendo a e-mails ou até mesmo organizando sua agenda pessoal, sempre há um padrão fixo que você segue? Chamamos esse processo estruturado em termos técnicos, fluxo de trabalho—uma série de tarefas repetitivas realizadas em uma ordem específica. 

Mas sejamos honestos, às vezes os fluxos de trabalho parecem um afogamento, especialmente quando você está gerenciando vários trabalhos. Isso até prejudica sua produtividade e o impede de se concentrar em outras atividades cruciais. 

Mas não se preocupe Automação de fluxo de trabalho pode salvar o seu dia. Em automação de fluxo de trabalho, as tarefas repetitivas que você faz no dia a dia são automatizadas sem intervenção manual intervenção. Eventualmente, isso poupa tempo e dinheiro valiosos.

Basicamente, neste blog, exploraremos os fundamentos dos fluxos de trabalho, o conceito de automação, o que é automação de fluxo de trabalho, exemplos de automação de fluxo de trabalho e como ela beneficia suas operações, além das ferramentas que você pode usar para automatizar seu fluxo de trabalho. 

Certo, chega de conversa, vamos direto para o blog e começar!

O que é Fluxo de Trabalho?

Para um conceito claro de fluxos de trabalho automatizados, precisamos primeiro entender o que é fluxo de trabalho e o que é automação.

Fluxo de trabalho é uma série de tarefas repetitivas que realizamos dentro do aplicativo para completar um processo. Muitas vezes, as pessoas se confundem sobre fluxo de trabalho e processo, embora ambos tenham diferenças significativas.  

O processo é – quais passos você precisa seguir para alcançar seu objetivo; por exemplo, para ver resultados você precisa verificar o site da Universidade. 

Considerando que fluxo de trabalho é como você seguirá os passos para atingir seu objetivo. Veja o exemplo: primeiro, você precisa ir ao site da sua Universidade > navegar até o Portal do Aluno > fazer login na sua conta > pesquisar o resultado do semestre específico que você procura. 

O que é Automação?

Na forma mais simples, automação envolve o uso de maquinário ou tecnologia para realizar qualquer tarefa sem esforço manual. O objetivo principal por trás do uso da automação é melhorar a eficiência do trabalho, economizar tempo e reduzir o erro humano. 

Começando do simples ao complexo, quase todos os tipos de automação seguem o mesmo mecanismo, como –Quando isso acontecer, faça isto. 

Automação de fluxo de trabalho

Agora que você tem uma ideia clara sobre fluxo de trabalho e automação, em seguida, vamos falar sobre automação de fluxo de trabalho. 

Resumindo, automação de fluxo de trabalho é o uso de ferramentas de automação para automatizar a execução de atividades repetitivas e tediosas sem esforço manual. Fluxos de trabalho automatizados permitem que você e sua equipe se concentrem em tarefas de maior prioridade e garantem que todas as atividades sejam concluídas da maneira mais organizada e eficiente possível. 

Vamos Ver Alguns Exemplos de Automação de Fluxo de Trabalho

A automação de fluxo de trabalho gerencia suas atividades comerciais complexas criando fluxos de trabalho auto-hospedados. O fluxo de trabalho de cada organização contém tarefas que podem ser automatizadas para aumentar a eficiência. Esses fluxos de trabalho fazem o trabalho do oxigênio para o seu negócio, desde o manuseio de faturas até o envio de e-mails de acompanhamento, ele gerencia tudo. 

Ainda não está claro? Sem problemas! Vamos ver quais fluxos de trabalho podem ser automatizados.

Automação de Fluxo de Trabalho de Suporte ao Cliente

• Categorize e priorize automaticamente tickets de clientes com base em palavras-chave (por exemplo, “urgente”, “problema de pagamento”).
• Notifique a equipe de suporte imediatamente quando um problema crucial for encontrado.
• Colete feedback dos clientes enviando pesquisas automatizadas para eles após a resolução de seus problemas.

Automação de Fluxo de Trabalho de Marketing

• Garanta o engajamento compartilhando automaticamente posts de blog em várias plataformas sociais. 
• Conecte-se com os leads enviando automaticamente e-mails informativos e educativos para eles.
• Gere automaticamente relatórios de desempenho de campanha e compartilhe-os semanalmente com a equipe de marketing. 

Automação de Fluxo de Trabalho de Vendas

• Fornecer uma cotação personalizada para vendas mediante solicitação do cliente e enviá-la ao cliente para aprovação.
• Envie automaticamente um lembrete aos representantes de vendas para que entrem em contato com os leads que não responderam em uma semana.
• Suponha que um negócio seja fechado, gere uma fatura, envie-a para os clientes e atualize o CRM. 

Automação de Fluxo de Trabalho Financeiro

• Pré-agendar faturas recorrentes para serem enviadas aos clientes
• Envie lembretes automatizados para pagamentos com vencimento. Se não forem pagos após notificações frequentes, informe automaticamente a equipe de gerenciamento. 
• Para rastreamento limpo, compile e categorize as despesas de funcionários enviadas por meio de aplicativos.

Automação de Fluxos de Trabalho de RH

• Sempre que um novo candidato se candidatar, notifique automaticamente a equipe de RH.
• Remover automaticamente funcionários do banco de dados quando qualquer trabalhador se demitir.
• Pesquisando funcionários atuais para coletar feedback sobre a experiência deles na empresa.

Automação de Operações

• Atualize automaticamente os clientes sobre o status de seus pedidos, como se o produto foi “enviado” ou “entregue”.”
• Envie uma mensagem automatizada aos revendedores sobre o estoque do produto e solicite reposição.
• Gere relatórios trimestrais da equipe completa para processamento de pagamentos. 

Automação de Gerenciamento de Projetos

• Informe imediatamente a próxima equipe na fila assim que uma tarefa for completada para que o trabalho não permaneça pendente.
• Compartilhe automaticamente o progresso do trabalho com seus clientes em um horário específico, sem nenhum trabalho manual.

Estes são apenas exemplos comuns, existem muito mais casos de uso de automação.

Benefícios da Automação de Fluxo de Trabalho

• Aumenta a produtividade

Realizar tarefas repetitivas manualmente, como a entrada de dados, esgota sua equipe. Portanto, a automação de fluxo de trabalho ajudará os membros de sua equipe a se concentrarem mais em tarefas de alta prioridade que farão seu negócio crescer.  

• Reduz erros humanos

Quando um trabalho é automatizado, não há dúvida de que ele será livre de erros. Fluxos de trabalho automatizados garantem precisão e fornecem dados mais confiáveis. 

• Remove gargalos em negócios

Ferramentas de automação ajudam a identificar o problema no negócio que causa atrasos nas operações. Isso, eventualmente, melhora o desempenho geral.

• Experiência do cliente aprimorada

A automação de fluxo de trabalho otimiza a experiência do cliente ao oferecer respostas imediatas e mensagens personalizadas, o que, como resultado, aumenta a satisfação do cliente. 

• Melhor eficiência de fluxo de trabalho:

Quando as tarefas são executadas na ordem correta e no momento certo, a eficiência geral do fluxo de trabalho aumenta automaticamente. 

• Reduz a carga de trabalho dos funcionários:

Com a ajuda da automação, os funcionários ganham mais tempo para se concentrar em atividades criativas e significativas. Isso, como resultado, cria um sentimento de satisfação neles e os motiva. 

• Custo operacional reduzido e escalabilidade aprimorada:

Como tarefas que antes exigiam uma força de trabalho maior agora são automatizadas, isso economiza um enorme volume de custos operacionais para sua empresa. Com menos gastos em recursos adicionais, você pode investir em outras áreas importantes que ajudarão seu negócio a crescer.

Agora que você está familiarizado com a automação de fluxo de trabalho, é hora de aprender sobre as ferramentas que a tornam realidade: software de automação de fluxo de trabalho.

O que são ferramentas de automação de fluxo de trabalho?

Ferramentas de automação de fluxo de trabalho são como a Jarvis para o seu negócio — super eficientes e projetadas para aprimorar os fluxos de trabalho da sua empresa. Essas ferramentas automatizam tarefas redundantes e recorrentes, permitindo que sua equipe trabalhe em outras tarefas criativas. 

Enquanto o mercado é repleto de diversas ferramentas de automação, selecionar a correta que atenda aos interesses do seu negócio pode ser um trabalho verdadeiramente avassalador. Atualmente, essas ferramentas, por exemplo Bit Flows, ClickUp, Monday, Zapier, Suretrigger, e mais estão tendo um ótimo desempenho no setor de automação.

Como Funcionam as Ferramentas de Automação de Fluxo de Trabalho?

Segue um mecanismo simples de gatilho e ação para completar uma atividade específica. Deixe-me elaborar sobre quais são esses gatilhos e ações:

• Gatilho: É o ponto de partida da automação de fluxos de trabalho. Diz-se que é o “se”em um “Se-então”condição. 

Por exemplo, quando um cliente envia um formulário no seu site, os dados do formulário são adicionados automaticamente a uma nova linha no Google Sheets. Logo depois, uma mensagem gerada automaticamente é enviada a um canal específico do Discord.

Você consegue adivinhar o gatilho neste exemplo? Deixe-me ajudá-lo, é o envio do formulário! Esse é o evento que inicia todos os eventos subsequentes do fluxo de trabalho.

• Ações: Ações são eventos que acontecem em resposta a um evento de gatilho. Elas são o “então”parte do “Se-então”lógica condicional. 

Considere o exemplo acima, após o envio do formulário, eventos que ocorreram a partir de então são os eventos de ação – como adicionar dados do formulário à planilha e enviar uma mensagem ao canal do Discord automaticamente.

Automatize Seu Primeiro Fluxo de Trabalho 

Usarei Bit Flows, para mostrar como simplificar e automatizar seus fluxos de trabalho. Digamos que você queira coletar leads automaticamente de envios de formulários e enviar e-mails de acompanhamento aos candidatos. Então, siga estes passos simples para executar este fluxo de trabalho.

Tenho certeza que você deve estar se perguntando, por quê Bit Flows? Bem, se você quer dar um salto na sua automação, o Bit Flows pode ser o seu Elon Musk. Brincadeiras à parte, o Bit Flows, com seu construtor intuitivo do tipo “arrastar e soltar”, é uma ferramenta de automação avançada que economiza tempo. 

Curiosamente, é um plugin do WordPress, mas não se limita a usuários do WordPress. Sim! Ele pode ser facilmente utilizado por agências que prestam serviços de automação, basicamente, usuários fora do WordPress também podem usá-lo. 

Ao instalar e ativar o Bit Flows, você verá um painel como este:

Passo 1: Selecione o gatilho:

Ao navegar para a seção de fluxos, você verá um botão “+criar fluxo”. Basta tocar nele. Depois de criar um fluxo, você pode facilmente arrastar e soltar gatilhos e ações do lado esquerdo da interface. Ou, você pode adicionar clicando no sinal de “+”.

Aplicativos que você pode usar: Qualquer criador de formulários, como o Google Form, o Bit Form, etc.

Evento que ocorrerá: O cliente enviará o formulário.

Passo 2: Selecione Ação 1:

Aplicativo que você pode usarGoogle Sheets ou qualquer CRM (por exemplo, Hubspot, ActiveCampaign)

Evento que ocorrerá: Os dados do formulário são adicionados a uma nova linha da planilha. 

Etapa 3: Selecione Ação 2:

Aplicativo que você pode usar: Qualquer plataforma como CRM, Discord ou Telegram.

Evento que ocorrerá: Automaticamente uma mensagem será enviada para um canal específico do Discord, sempre que uma nova resposta de formulário for registrada no Google Sheets. 

P.S.: Para esta configuração, usei uma ferramenta de roteador (router tool) para enviar dados para ambos os aplicativos simultaneamente.

Aqui, demonstrei um design de fluxo de trabalho muito simples. Você pode criar fluxos de trabalho mais complexos, pode adicionar uma cadeia de Ações para criar um sistema multitarefa avançado. Além disso, você pode usar ferramentas poderosas como Roteador, Repetidor, Atraso, Condições, e Iterador que estão disponíveis no Bit Flows.

Vamos ver um design de fluxo de trabalho avançado,

Por exemplo, você quer automatizar o processo de integração de funcionários. Assim, sempre que um novo trabalhador entra na empresa, os detalhes do candidato são automaticamente registrados no banco de dados, o que antes levava horas.

Designo de Fluxo de Trabalho Passo a Passo:

Gatilho:

• Evento de Novo Pedido Shopify
  O gatilho dispara sempre que um novo pedido é feito no Shopify.

Passo 1: Dividir Fluxo de Trabalho com Roteador

• Ferramenta de Roteamento:
  Divida o fluxo de trabalho em dois caminhos:
  1. Comunicação com o cliente.
  2. Atualizações internas da equipe.

Caminho 1: Comunicação com o Cliente

Passo 2: Envie um E-mail Personalizado

• Ação:
  Use uma plataforma de e-mail marketing (por exemplo, Mailchimp ou SendGrid) para enviar um e-mail de confirmação com detalhes do pedido e uma nota de agradecimento.

Passo 3: Adiar para Acompanhamento

• Ação:
  Use o Ferramenta de Atraso para agendar um e-mail de acompanhamento 7 dias após a entrega do pedido, incluindo dicas de cuidados com o produto ou recomendações de produtos relacionados.

Caminho 2: Atualizações Internas da Equipe

Passo 4: Atualizar Inventário

• Ação:
  Sincronize o inventário com sua ferramenta de gerenciamento de estoque (por exemplo, Zoho Inventory ou Airtable) para garantir níveis de estoque precisos.

Passo 5: Registrar Detalhes do Pedido no Google Sheets

• Ação:
  Anexe os detalhes do pedido (por exemplo, nome do cliente, ID do pedido, produto, valor) a uma Planilha Google para fins de relatórios e acompanhamento.

Etapa 6: Notificar a Equipe de Vendas no Slack

• Ação:
  Envie uma notificação para a equipe de vendas em um canal específico do Slack com o resumo do pedido para atualizações em tempo real.

Etapa Final: Lógica Condicional

• Ação:
  Use o Ferramenta de Condição para verificar se o valor do pedido excede $500.
  • Se Sim: Adicione o cliente ao segmento VIP no seu CRM (por exemplo, Salesforce).
  • Se Não: Adicionar o cliente a uma lista de mala direta geral para futuras promoções.

Ferramentas Avançadas Utilizadas:

Ferramenta de Condição: Para direcionar clientes de alto valor para um fluxo de trabalho VIP específico.

Ferramenta de Roteamento: Para dividir o fluxo de trabalho para comunicação com o cliente e atualizações internas.

Ferramenta de Atraso: Para agendar e-mails de acompanhamento no momento certo.

Conclusão

Nesta era em evolução, o tempo é precioso para qualquer setor. Se você pudesse economizar uma pequena parte do seu dia, poderia torná-lo mais produtivo, pois poderia investi-lo em multitarefas. É exatamente aí que a automação de fluxo de trabalho se torna uma economizadora de tempo para o seu negócio e uma estratégia transformadora para startups.

Como eu disse anteriormente, seja gerenciando uma lista de pedidos de clientes ou lidando com detalhes complexos de integração de funcionários, a automação de fluxo de trabalho pode facilitar sua vida. Ao reduzir a necessidade de executar tarefas repetitivas e minimizando erros humanos.

É uma forma econômica de escalar seu negócio. Então, dê um passo em direção ao mundo da automação e explore seu potencial.