Hoe automatisering tijd bespaart en de productiviteit verhoogt

Wist u dat kantoormedewerkers ongeveer 50% van hun werktijd op terugkerende taken en 10% op handwerk, zoals het kopiëren van gegevens tussen CRM's en Google Sheets? De vraag is nu: als werknemers de helft van de dag bezig zijn met alledaagse activiteiten, wanneer concentreren ze zich dan op taken met een hoge prioriteit?

In deze zakenwereld waar productiviteit de sleutel tot succes is, moet je je voorstellen dat werknemers zichzelf uitputten door repetitieve taken uit te voeren. Het is duidelijk dat dit hun productiviteit en creativiteit zal verminderen. Uiteindelijk zal dit de algehele groei van het bedrijf beïnvloeden. 

Heb je er ooit aan gedacht om deze workflows te automatiseren? Uit een recent onderzoek van Harvard Business bleek dat meer dan 90% van de werknemers geeft de voorkeur aan het gebruik van automatiseringstools voor handmatige taken. Volgens hen maken automatiseringstools het beheer van workflows eenvoudiger, foutloos en minder tijdrovend. 

Deze blog zal dus een complete gids zijn voor degenen die nog steeds niet weten hoe automatisering tijd bespaart en de productiviteit verhoogt. 

Wat is workflowautomatisering?

Over het algemeen is een workflow een opeenvolging van repetitieve taken of acties die moeten worden voltooid om een specifiek bedrijfsdoel te bereiken. Workflowautomatisering daarentegen is het gebruik van een automatiseringsplugin zoals, Bit Flows en Zapier om overbodige en eentonige activiteiten te automatiseren, zoals het kopiëren van formuliergegevens naar Google Sheets of het versturen van follow-up e-mails naar degenen die het formulier hebben verzonden. 

Ironisch genoeg belemmeren deze herhaalbare taken de productiviteit aanzienlijk en vertragen ze de bedrijfsgroei.

Meer weten over hoe workflow automatisering uw bedrijf kan verbeteren, en praktijkvoorbeelden van workflowautomatisering bekijk dan onze blog hierover.

Wat zijn repetitieve taken in het bedrijfsleven?

Repetitieve taken in het bedrijfsleven zijn taken die herhaaldelijk moeten worden uitgevoerd en in de meeste gevallen vereisen ze extra aandacht voor detail. Deze taken maken deel uit van onze dagelijkse werkzaamheden en het trieste is dat ze tijdrovend en vervelend zijn. Als gevolg daarvan voelen werknemers zich vaak overweldigd en ontmoedigd om door te gaan met hun taak.

Hieronder staan enkele veelvoorkomende voorbeelden van repetitieve taken:

• Gegevens kopiëren naar spreadsheets
• Documenten opslaan in specifieke mappen
• Nieuwe werknemergegevens invoeren in de database
• Welkomstmails versturen naar kandidaten
• Statistieken controleren 
• Veelgestelde vragen van klanten beantwoorden
• Wekelijkse rapporten maken van elke werknemer

Welke invloed hebben repetitieve taken op bedrijven?

Omdat monotone activiteiten werknemers moe maken, kan dit je bedrijf in veel opzichten beïnvloeden. Laten we eens kijken naar enkele gevolgen van repetitieve taken in het bedrijfsleven:

• Gebrek aan productiviteit: Wanneer werknemers het grootste deel van hun tijd besteden aan saaie en tijdrovende taken, is de kans groot dat ze hun interesse en motivatie verliezen om het werk af te maken. Deze daling in productiviteit heeft niet alleen gevolgen voor de individuele prestaties, maar kan de hele organisatie beïnvloeden, waardoor het moeilijker wordt om deadlines te halen en klanten tevreden te houden.

• Toename van menselijke fouten: Klussen op het gebied van gegevensinvoer en andere terugkerende handmatige handelingen zijn altijd vatbaar voor menselijke fouten. Dit komt door een gebrek aan motivatie en concentratie. Op de lange termijn kan zelfs een kleine cijfermatige fout vaak leiden tot grote financiële problemen, wat weer ten koste gaat van de efficiëntie omdat werknemers hun werk opnieuw moeten doen.

• Afgenomen medewerkerstevredenheid: Door deze vermoeiende werktaken verliezen werknemers vaak hun zelfvertrouwen. Nadat ze het grootste deel van hun werktijd aan deze vervelende klussen hebben besteed, krijgen ze minder mogelijkheden om zich op zinvol werk te concentreren. Dus als ze geen verbetering zien in hun productiviteit, gaan ze op zoek naar andere vacatures om hun capaciteiten uit te breiden. 

Hoe ga je om met repetitieve taken?

Ik weet zeker dat als je een bedrijfseigenaar bent, je met deze problemen te maken hebt gehad en je geïntimideerd voelde door dit handmatige workflowbeheer. De vraag is nu - hoe ga je om met deze repetitieve taken?

Je kunt deze terugkerende taken eenvoudig automatiseren met een workflow automatiseringstool zoals Bit Flows, Zapier, KissFlow, Asana, Monday en meer. Zoals ik al eerder zei workflow automatisering is onmiskenbaar belangrijk om te overleven in deze snelle wereld. 

Laten we eens kijken hoe workflowautomatisering niet alleen tijd bespaart, maar ook de productiviteit verhoogt.

Laten we eens kijken hoe automatisering tijd bespaart en de productiviteit verhoogt (Details bespreken)

1. Taak automatisering

Aangezien workflowautomatisering het gebruik van automatiseringstools inhoudt, worden deze terugkerende taken automatisch uitgevoerd zonder enig handmatig werk. Dit bespaart tijd die kan worden besteed aan andere strategische en zinvolle activiteiten die de groei van het bedrijf stimuleren. 

Neem bijvoorbeeld factuurverwerking. Door het proces te automatiseren zorg je ervoor dat het financiële team geen gegevens meer handmatig in de database hoeft in te voeren. Bovendien vermindert het de kans op menselijke fouten en verhoogt het de nauwkeurigheid.

2. Geplande workflows

Geplande workflows zorgen ervoor dat je terugkerende taken automatisch worden uitgevoerd op bepaalde tijdstippen, zelfs als je uren, dagen of zelfs maanden niet beschikbaar bent. 

Als je bijvoorbeeld tools voor workflowautomatisering gebruikt zoals Bit Flows kunt u de vertragingshulpmiddel om de workflow op een later tijdstip te starten, bijvoorbeeld over 12 dagen. 

Als je workflows worden ingepland, zorgt dit ervoor dat je taken op tijd worden voltooid, zonder dat menselijke tussenkomst nodig is.

3. Parallelle verwerking

Automatiseringstools maken parallelle uitvoering van meerdere taken mogelijk met behulp van een router. De router verbindt verschillende platforms met elkaar en vereenvoudigt de gegevensoverdracht naar meerdere applicaties tegelijk. 

Daarom zorgt deze mogelijkheid om multitasking uit te voeren voor een 100% taakvoltooiingspercentage en een minimale verwerkingstijd. 

4. Verbetert de teamproductiviteit

Wist je dat 78% van de bedrijfseigenaren gelooft dat automatisering de productiviteit verbetert? 

Wanneer workflows geautomatiseerd zijn, voelen werknemers zich minder belast en krijgen ze meer tijd om zich te concentreren op kritieke taken. Omdat werknemers zich nu geen zorgen meer hoeven te maken over deze repetitieve taken, kunnen ze effectiever samenwerken, slimmer werken en de bedrijfsgroei aanzienlijk stimuleren. 

Ik zal je een voorbeeld geven van hoe workflowautomatisering de productiviteit verhoogt. Stel dat je e-mailmarketingcampagnes automatiseert, dan kunnen marketingteams duizenden klanten bereiken zonder handmatige inspanning. 

Geweldig, toch? Uiteindelijk krijg je een beter bereik en ROI.

5. Verhoogt de samenwerking binnen een team

Een van de belangrijkste voordelen van workflowautomatisering is dat het team verbonden blijft. Het verbetert de communicatie tussen teamleden en bevordert de samenwerking, zodat het hele team op één lijn zit. 

Met een geautomatiseerde workflow blijven teamleden in realtime op de hoogte van de projectstatus, deadlines en taakopdrachten. Omdat het team synchroon functioneert, zal dit de productiviteit van het bedrijf ten goede komen en tijd besparen.

6. Voorkomt knelpunten in het bedrijfsleven

Knelpunten in het bedrijfsleven zijn de sluipmoordenaars en bedreigingen voor de efficiëntie. Ze vallen meestal uiteen in twee categorieën: hoge kosten en vertragingen. Laat me enkele klassieke scenario's van knelpunten met u delen: 

• Stel je voor dat wanneer klanten te lang moeten wachten op een antwoord, ze eerder geneigd zijn om over te stappen naar andere verkopers op de markt. 
• Het team verzuipt in het werk, worstelt om deadlines te halen terwijl alles handmatig wordt afgehandeld, en dat eist zijn tol.
• Vertraging op een afdeling heeft gevolgen voor het hele bedrijf en stopt ook de voortgang van andere teams. 
• Een extreem traag en ingewikkeld bestelproces frustreert klanten vaak. Uiteindelijk vertrekken ze zonder iets te kopen en zo verlies je potentiële klanten. 
• Handmatige workflows zijn inefficiënt, duur en foutgevoelig. 

Deze knelpunten zijn inderdaad riskant en kunnen leiden tot een daling van de productiviteit. Om deze achterstanden te voorkomen, speelt workflowautomatisering dus een cruciale rol. Het vereenvoudigt taken, bespaart kosten en verbetert de algehele efficiëntie van workflows.

Kies de juiste tool voor workflowautomatisering

Dat gezegd hebbende, is de volgende stap het kiezen van de juiste workflow automatiseringstool om deze repetitieve taken te automatiseren. 

De vraag is nu welke workflow automatiseringstool je nodig hebt. 

Voor automatisering van klantrelatiebeheer

• Probeer HubSpot CRM, als je workflowautomatiseringssoftware wilt voor de marketing-, verkoop-, leadgeneratie- en klantenserviceafdelingen van een organisatie.

Voor e-mailmarketingautomatisering

• Probeer Mailchimp, als je het genereren van leads wilt verbeteren door e-mailcampagnes te automatiseren. Het is een van de beste e-mailmarketingtools voor eigenaars van e-commercebedrijven en digitale marketeers.

Voor taakautomatisering

• Probeer Zapier, Als je geen budgetproblemen hebt en verschillende platformen wilt integreren en taken wilt automatiseren. 

P.S.: Houd er rekening mee dat sommige premium integraties en meerstaps Zaps kan te duur zijn, Vooral voor kleine tot grote bedrijven.

• Probeer Bit Flows, als je op zoek bent naar een betaalbare tool voor taakautomatisering die integratie biedt met een onbeperkt aantal toepassingen en een onbeperkt aantal workflows, taken en stappen kan automatiseren. 

P.S.: Geen verborgen kosten moeten worden betaald voor alle premium functies! Bovendien kun je elke complexe workflow maken met de automatiseringsbouwer met slepen en neerzetten.

Voor automatisering van projectbeheer

• Probeer Asana, Het is de beste optie voor projectmanagers die de projectvoortgang bijhouden en taken toewijzen. De best verkopende functies van Asana zijn taakafhankelijkheden en projecttijdlijnen.

Voor document Beheer Automatisering

• Probeer DocuPhase, als je je vooral richt op het optimaliseren en automatiseren van documentgerelateerde taken. Enkele van de belangrijkste functies van DocuPhase zijn: Documenten scannen met OCR-functionaliteiten, goedkeuringsworkflows, documentopslag en meer.

Voor zakelijke workflowautomatisering

• Probeer Cflow, Als je zakelijke workflows wilt automatiseren op verschillende cruciale afdelingen, bijvoorbeeld HR, Finance, IT, Admin en meer. 

P.S: Cflow heeft een aantal negatieve kanten- 

1. Volgens sommige gebruikers is de gebruikersinterface van Cflow is vrij verwarrend 
2. Enkelen gaven aan dat de logische functies moeilijk te begrijpen zijn.

Voor automatisering van sociale media

• Probeer Bit Social, Dit is een WordPress-plugin die wordt gebruikt voor workflowautomatisering bij sociale media. Het is vooral bekend om zijn eenvoudig te navigeren gebruikersinterface, betaalbare prijs en uitgebreide documentatie. 

Voor verkoopautomatisering

• Probeer Pipedrive, Als je in het verkoopteam zit of eigenaar bent van een eCommerce bedrijf. Met Pipedrive kun je het beheer van de verkooppijplijn automatiseren, leads bijhouden en meer spannende activiteiten uitvoeren. 

Maar voordat je er een kiest, moet je deze factoren in gedachten houden:

• Compatibel met populaire toepassingen: Controleer of de tool compatibel is met alle populaire software.
• Gebruiksvriendelijke interface: Ga voor een tool die gemakkelijk te gebruiken is en geen technische kennis vereist.
• Kostenefficiënt: Kies de tool die binnen je budget valt en aan al je bedrijfsbehoeften voldoet.
• Schaalbaarheid: De beste optie is software die je bedrijf helpt op te schalen terwijl het zich ontwikkelt.
• Uitstekend ondersteuningsteam en uitstekende documentatie: Een goed responsief en deskundig ondersteuningsteam. Plus gedetailleerde documentatie zijn cruciaal voor de juiste workflow automatiseringstool. 
• Transparante prijzen: Welke software je ook gebruikt om je bedrijf te automatiseren, zorg ervoor dat het beleid en de aanbiedingen transparant zijn. Er mag niets verborgen zijn, zoals extra kosten voor deze of gene functie.

Kies degene die past bij je behoeften en budget.

Samenvatting

Workflow automatisering is niet zomaar een hulpmiddel, het is een geheim wapen om je teamleden te verlossen van het handmatig uitvoeren van alledaagse taken. Bovendien helpt het de kosten te verlagen en de productiviteit te verbeteren. Met workflow automatisering zullen je werknemers in staat zijn om het werk binnen de deadline in te dienen, en dit zal ervoor zorgen dat je bedrijf soepeler zal lopen dan ooit tevoren. 

Dus waar wachten we nog op? Kies een geschikte automatiseringstool en begin vandaag nog met het automatiseren van je workflows! 

Laat je team niet vertragen door die handmatige taken. En laat je team doen waar ze goed in zijn: innoveren, samenwerken en groeien.