Come l'automazione fa risparmiare tempo e aumenta la produttività

Sapevate che chi lavora in ufficio spende circa 50% del loro tempo di lavoro su compiti ricorrenti e 10% su lavoro manuale, come il copia-incolla di dati tra CRM e Google Sheets? Ora la domanda è: se i lavoratori trascorrono metà della giornata in attività banali, quando si concentreranno su compiti ad alta priorità?

In questo mondo imprenditoriale in cui la produttività è la chiave del successo, immaginate i dipendenti che si affaticano svolgendo compiti ripetitivi. Ovviamente, questo ridurrà la loro produttività e il livello di creatività. Con il risultato di compromettere la crescita complessiva dell'azienda. 

Avete mai pensato di automatizzare questi flussi di lavoro? In un recente sondaggio condotto da Harvard Business, si è visto che oltre 90% dei lavoratori preferiscono utilizzare strumenti di automazione per le attività manuali. Secondo loro, gli strumenti di automazione rendono la gestione del flusso di lavoro più semplice, priva di errori e meno dispendiosa in termini di tempo. 

Questo blog sarà quindi una guida completa per coloro che sono ancora confusi su come l'automazione faccia risparmiare tempo e aumenti la produttività. 

Che cos'è l'automazione del flusso di lavoro?

In generale, un flusso di lavoro è una sequenza di attività o azioni ripetitive che devono essere completate per raggiungere uno specifico obiettivo aziendale. L'automazione del flusso di lavoro, invece, consiste nell'utilizzo di plugin di automazione come, Bit Flows e Zapier per automatizzare attività ridondanti e monotone come il copia-incolla dei dati del modulo in Google Sheets o l'invio di e-mail di follow-up a coloro che hanno inviato il modulo. 

Ironia della sorte, queste attività ripetibili ostacolano notevolmente la produttività e rallentano la crescita dell'azienda.

Per saperne di più Come l'automazione del flusso di lavoro può migliorare il vostro gioco aziendale, e di esempi reali di automazione del flusso di lavoro, consultate il nostro blog imperdibile sull'argomento.

Cosa sono le attività ripetitive in azienda?

Le attività ripetitive in ambito lavorativo sono quelle che devono essere svolte più volte e che, nella maggior parte dei casi, richiedono una maggiore attenzione ai dettagli. Questi compiti fanno parte delle nostre operazioni quotidiane e la cosa triste è che sono sia noiosi che richiedono tempo. Di conseguenza, i dipendenti si sentono spesso sopraffatti e scoraggiati dal continuare a svolgere le attività.

Di seguito sono riportati alcuni esempi comuni di attività lavorative ripetitive:

• Copiare e incollare i dati nei fogli di calcolo
• Salvataggio di documenti in cartelle specifiche
• Inserimento dei dati dei nuovi lavoratori nel database
• Invio di e-mail di benvenuto ai candidati
• Controllo delle statistiche 
• Rispondere alle domande più comuni dei clienti
• Creazione di rapporti settimanali su ciascun dipendente

Che impatto hanno le attività ripetitive sulle aziende?

Poiché le attività monotone stancano i lavoratori, ciò può avere un impatto sull'azienda sotto molti aspetti. Vediamo alcune conseguenze delle attività ripetitive in azienda:

• Mancanza di produttività: Quando i dipendenti trascorrono la maggior parte del loro tempo su compiti noiosi e che richiedono tempo, è più probabile che perdano interesse e motivazione nel portare a termine il lavoro. Questo calo di produttività non riguarda solo le prestazioni individuali, ma può avere un impatto sull'intera organizzazione, rendendo più difficile rispettare le scadenze e mantenere i clienti soddisfatti.

• Aumento degli errori umani: I lavori di inserimento dati e altre operazioni manuali ricorrenti sono sempre soggetti a errori umani. Ciò è dovuto alla mancanza di motivazione e di concentrazione. A lungo termine, anche un piccolo errore numerico può spesso portare a gravi problemi finanziari, che a loro volta riducono l'efficienza in quanto i lavoratori sono costretti a rifare il loro lavoro.

• Diminuzione della soddisfazione dei dipendenti: A causa di questi compiti faticosi, i dipendenti spesso perdono fiducia. Dopo aver trascorso la maggior parte delle loro ore lavorative in questi lavori noiosi, hanno meno opportunità di concentrarsi su un lavoro significativo. Così, quando non vedono miglioramenti nella loro produttività, cercano altre opportunità di lavoro per espandere le loro capacità. 

Come gestire i compiti ripetitivi?

Sono sicuro che se siete titolari di un'azienda, avrete affrontato questi problemi e vi sarete sentiti intimiditi da questa gestione manuale del flusso di lavoro. Ora la domanda è: come gestire queste attività ripetitive?

Semplicemente, è possibile automatizzare queste attività ripetitive utilizzando uno strumento di automazione del flusso di lavoro come Bit Flows, Zapier, KissFlow, Asana, Monday e altri ancora. Come ho già detto in precedenza, il complesso automazione del flusso di lavoro è innegabilmente importante per sopravvivere in questo mondo frenetico. 

Vediamo ora come l'automazione dei flussi di lavoro possa non solo far risparmiare tempo, ma anche migliorare la produttività.

Inoltre, vediamo come l'automazione fa risparmiare tempo e aumenta la produttività (Dettagli Discussione)

1. Automazione dei compiti

L'automazione del flusso di lavoro prevede l'uso di strumenti di automazione che assicurano l'esecuzione automatica di queste attività ricorrenti senza alcun lavoro manuale. In questo modo si risparmia tempo che può essere reindirizzato ad altre attività strategiche e significative che favoriscono la crescita dell'azienda. 

Prendiamo ad esempio l'elaborazione delle fatture: l'automazione del processo consente di liberare il team finanziario dall'inserimento manuale dei dati nel database. Inoltre, si riduce il rischio di errore umano e si aumenta l'accuratezza.

2. Flussi di lavoro programmati

I flussi di lavoro pianificati consentono di eseguire automaticamente le attività ricorrenti a orari specifici, anche quando non si è disponibili per ore, giorni o addirittura mesi. 

Ad esempio, utilizzando strumenti di automazione del flusso di lavoro come Bit Flows è possibile utilizzare la funzione strumento di ritardo per avviare il flusso di lavoro in un momento successivo, ad esempio tra 12 giorni. 

La pianificazione dei flussi di lavoro garantisce il completamento puntuale delle attività senza l'intervento umano.

3. Elaborazione in parallelo

Gli strumenti di automazione consentono l'esecuzione in parallelo di più attività con l'ausilio di una router. Il router collega piattaforme diverse e semplifica il trasferimento dei dati a più applicazioni contemporaneamente. 

Pertanto, questa capacità di eseguire il multitasking garantirà un tasso di completamento dei compiti 100% e ridurrà al minimo il tempo di elaborazione. 

4. Migliora la produttività del team

Sapevate che 78% dei titolari di aziende ritengono che l'automazione migliori la produttività? 

Quando i flussi di lavoro vengono automatizzati, i lavoratori si sentono meno oberati e hanno più tempo per concentrarsi sulle attività più importanti. Non dovendo preoccuparsi di queste attività ripetitive, i dipendenti possono collaborare in modo più efficace, lavorare in modo più intelligente e favorire la crescita dell'azienda. 

Vi faccio un esempio di come l'automazione del flusso di lavoro aumenti la produttività. Ad esempio, l'automazione delle campagne di e-mail marketing consente ai team di marketing di raggiungere migliaia di clienti senza alcuno sforzo manuale. 

Ottimo, no? In definitiva, si ottiene una portata e un ROI migliori.

5. Aumenta la collaborazione tra i team

Uno dei vantaggi significativi dell'automazione del flusso di lavoro è che mantiene il team connesso. Migliora la comunicazione tra i membri del team e aumenta la collaborazione, garantendo che tutto il team sia sulla stessa pagina. 

In pratica, con il flusso di lavoro automatizzato, i membri del team rimangono informati con aggiornamenti in tempo reale sullo stato del progetto, sulle scadenze e sull'assegnazione dei compiti. Poiché il team funziona in modo sincronizzato, la produttività dell'azienda ne trarrà beneficio e si risparmierà tempo.

6. Previene i colli di bottiglia nel business

I colli di bottiglia nelle aziende sono i killer silenziosi e le minacce all'efficienza. In genere rientrano in due categorie: costi elevati e ritardi. Vi presento alcuni scenari classici di colli di bottiglia: 

• Pensate che quando i clienti devono aspettare troppo a lungo per una risposta, è più probabile che passino ad altri venditori sul mercato. 
• Il team sta annegando nel lavoro, lottando per rispettare le scadenze e gestendo tutto manualmente, e questo ha un costo.
• I ritardi in qualsiasi reparto si ripercuotono sull'intera azienda e bloccano i progressi anche degli altri team. 
• Un processo di acquisizione degli ordini estremamente lento e complicato spesso frustra i clienti. Alla fine se ne vanno senza acquistare e voi perdete così potenziali clienti. 
• I flussi di lavoro manuali sono inefficienti, costosi e soggetti a errori. 

In effetti questi colli di bottiglia sono piuttosto rischiosi e possono portare a una diminuzione della produttività. Per evitare questi arretrati, l'automazione dei flussi di lavoro svolge un ruolo fondamentale. Semplifica le attività, riduce i costi e migliora l'efficienza complessiva dei flussi di lavoro.

Scegliere il giusto strumento di automazione del flusso di lavoro

Detto questo, il passo successivo è scegliere il giusto strumento di automazione del flusso di lavoro per automatizzare queste attività ripetitive. 

Ora, la domanda è: di quale strumento di automazione del flusso di lavoro avete bisogno? 

Per l'automazione della gestione delle relazioni con i clienti

• Prova HubSpot CRM, se si desidera un software di automazione del flusso di lavoro per i reparti marketing, vendite, lead generation e assistenza clienti di un'organizzazione.

Per l'automazione del marketing via e-mail

• Prova Mailchimp, Se volete migliorare la generazione di lead automatizzando le campagne e-mail. È uno dei migliori strumenti di email marketing per i proprietari di aziende di e-commerce e per i digital marketer.

Per l'automazione dei compiti

• Prova Zapier, Se non avete problemi di budget e volete integrare diverse piattaforme e automatizzare le attività. 

P.S.: Tenere presente che alcuni integrazioni premium e Zaps a più fasi può essere troppo costoso, soprattutto per le piccole e grandi imprese.

• Prova Bit Flows, Se siete alla ricerca di uno strumento di automazione delle attività a prezzi accessibili che offra l'integrazione con un numero illimitato di applicazioni e possa automatizzare un numero illimitato di flussi di lavoro, attività e fasi. 

P.S.: Nessuna spesa nascosta devono essere pagati per qualsiasi funzione premium! Inoltre, è possibile creare qualsiasi flusso di lavoro complesso utilizzando l'opzione Costruttore di automazione drag-and-drop.

Per l'automazione della gestione dei progetti

• Prova Asana, è l'opzione migliore per i project manager che tengono traccia dei progressi del progetto e assegnano i compiti. Le funzioni più vendute di Asana sono le dipendenze dai compiti e le tempistiche del progetto.

Per il documento Automazione della gestione

• Prova DocuPhase, se il vostro obiettivo principale è ottimizzare e automatizzare le attività legate ai documenti. Alcune delle caratteristiche principali di DocuPhase includono: Scansione dei documenti con funzionalità OCR, flussi di lavoro di approvazione, archiviazione dei documenti e altro ancora.

Per l'automazione del flusso di lavoro aziendale

• Prova Flusso C, Se state cercando di automatizzare i flussi di lavoro aziendali in diversi dipartimenti cruciali, ad esempio HR, Finanza, IT, Amministrazione e altri ancora. 

P.S: Cflow ha alcuni lati negativi. 

1. Secondo alcuni utenti, il interfaccia utente di Cflow è abbastanza confuso 
2. Alcuni di loro hanno riferito che le funzioni logiche sono difficili da capire.

Per l'automazione dei social media

• Prova Bit Social, è un plugin per WordPress utilizzato per l'automazione del flusso di lavoro sui social media. È noto soprattutto per la sua interfaccia utente facile da navigare, il prezzo accessibile e la documentazione completa. 

Per l'automazione delle vendite

• Prova Pipedrive, se fate parte del team di vendita o siete proprietari di un'azienda di e-commerce. Con Pipedrive potete automatizzare la gestione della pipeline di vendita, tenere traccia dei lead e svolgere attività più interessanti. 

Ma prima di sceglierne uno, è bene tenere a mente questi fattori:

• Compatibile con le applicazioni più diffuse: Verificare se lo strumento è compatibile con tutti i software più diffusi.
• Interfaccia facile da usare: Scegliete uno strumento facile da usare e che non richieda alcuna conoscenza tecnica.
• Efficiente dal punto di vista dei costi: Scegliete lo strumento che rientra nel vostro budget e che soddisfa tutte le vostre esigenze aziendali.
• Scalabilità: L'opzione migliore è un software che aiuti la vostra azienda a scalare anche mentre si evolve.
• Team di supporto e documentazione eccellenti: Un buon team di supporto esperto e reattivo. Inoltre, sezioni di documentazione dettagliate sono fondamentali per il giusto strumento di automazione del flusso di lavoro. 
• Prezzi trasparenti: Qualunque sia il software utilizzato per automatizzare la vostra attività, assicuratevi che le politiche e le offerte siano trasparenti. Nulla deve essere nascosto, come ad esempio costi aggiuntivi per questa o quella funzione.

Scegliete quello che si adatta alle vostre esigenze e al vostro budget.

Conclusione

L'automazione del flusso di lavoro non è solo uno strumento, ma un'arma segreta per evitare che i vostri collaboratori svolgano manualmente attività banali. Inoltre, aiuta a ridurre i costi e a migliorare la produttività. Con l'automazione del flusso di lavoro, i vostri dipendenti saranno in grado di consegnare il lavoro entro la scadenza e questo farà sì che la vostra azienda funzioni senza problemi come mai prima d'ora. 

Allora, che cosa aspettate? Scegliete uno strumento di automazione adatto e iniziate ad automatizzare i vostri flussi di lavoro oggi stesso! 

Non lasciate che queste attività manuali rallentino il vostro team. E lasciate che il vostro team faccia ciò che sa fare meglio: innovare, collaborare e crescere.