Un formulario de WordPress no debería crear otra tarea manual para tu equipo.
Muchos sitios web recopilan clientes potenciales a través de un formulario, envían una notificación y dejan el resto a alguien del equipo de ventas. Esa persona tiene que abrir la entrada del formulario, copiar el nombre y el correo electrónico, buscar en el CRM, crear o actualizar el contacto y luego decidir qué hacer a continuación.
Ese proceso funciona cuando los leads son escasos. Falla cuando las suscripciones aumentan.
El problema real no es la forma. El problema es la brecha entre el envío del formulario y el registro en el CRM.
En este tutorial, aprenderás a conectar un formulario de captación de clientes potenciales de WordPress con HubSpot mediante Bit Flows. El flujo de trabajo comprobará si el cliente potencial cuenta con los datos necesarios y, a continuación, creará o actualizará el contacto en HubSpot.
Para integrar WordPress con plataformas de automatización de CRM, utiliza Bit Flows para enviar los formularios válidos a HubSpot.
Aquí está el flujo de trabajo:
Envío de formulario exitoso → Verificación de contacto válido → Crear o actualizar contacto en HubSpot
Aquí está el proceso:
Esta configuración es mejor cuando HubSpot es tu CRM de ventas principal y deseas que cada lead válido de WordPress aparezca allí automáticamente.
Antes de crear el flujo de trabajo, asegúrate de que la configuración básica esté lista.
Necesitarás:
Antes de construir los pasos, mira el flujo de trabajo completo.
Cada parte tiene una función clara:
| Paso | Qué hace |
| Envío de formulario exitoso | Inicia el flujo de trabajo cuando alguien envía el formulario de cliente potencial |
| Verificación de Leads Válidos | Confirma que el cliente potencial tiene los detalles necesarios |
| HubSpot Crear o actualizar contacto | Envía el lead válido a HubSpot |
Este flujo de trabajo permite mantener el proceso bien enfocado. WordPress recoge el contacto potencial, Bit Flows comprueba los datos enviados y HubSpot almacena el contacto para su seguimiento comercial.
En primer lugar, crea un formulario de captación de clientes potenciales en WordPress. Para este tutorial, crea un Bit Form y asígnale el nombre: Formulario de Cliente Potencial de Automatización de CRM. He añadido los siguientes campos:
Esto es suficiente para un flujo de trabajo práctico de clientes potenciales de CRM. El formulario proporciona a su equipo detalles de contacto, contexto y consentimiento antes de que el cliente potencial ingrese a HubSpot.
En este punto, solo crea y publica el formulario. No envíes una entrada de prueba todavía. La enviarás en el siguiente paso después de seleccionar el disparador y hacer clic Escuchar la respuesta.
Ahora crea un nuevo flujo de trabajo en Bit Flows. Selecciona Bit Form como el disparador, selecciona Envío Exitoso, y, elige la Formulario de Cliente Potencial de Automatización de CRM tú creaste.
Después de seleccionar el formulario, haz clic Escuchar la respuesta. Ahora abre el formulario de cliente potencial del CRM en tu sitio web y envíalo una vez con datos de prueba.
Vuelve a Bit Flows y comprueba el Respuesta Capturada Sección. Debería ver los detalles del cliente potencial enviado, como nombre, correo electrónico, interés, mensaje y consentimiento.
Una vez que aparezcan los datos capturados, el disparador estará listo. Puede continuar con la Verificación de Clientes Potenciales Calificados.
Añadir una condición después del disparador y renombrarla: Verificación de Lead Válido. Este paso evita que envíos incompletos o no aprobados ingresen a HubSpot.
Usa comprobaciones como esta:
Por ejemplo, si tu campo de consentimiento envía el valor Consentido, usa ese valor exacto en la condición.
Este paso importa porque no todas las presentaciones de formularios deben convertirse en un contacto de CRM. Un correo electrónico faltante, un mensaje vacío o un campo de consentimiento sin marcar pueden crear registros deficientes y desperdiciar tiempo de ventas.
Si el lead pasa la verificación, el flujo de trabajo continúa hacia HubSpot. Si el lead falla la verificación, la acción de HubSpot no debería ejecutarse.
Después de la Verificación de Leads Válidos, el siguiente paso es enviar el lead aprobado a HubSpot.
En Bit Flows, haz clic en el + icono después del paso de condición y selecciona HubSpot como la aplicación de acción. Luego elige: Crear o actualizar contacto
Esta acción es útil para formularios de clientes potenciales porque la misma persona puede enviar tu formulario más de una vez. En lugar de crear un nuevo contacto cada vez, el flujo de trabajo puede usar la dirección de correo electrónico enviada para crear un nuevo contacto o actualizar el existente.
Para conectarte a HubSpot, haz clic Añadir conexión dentro de la acción de HubSpot.
Verás una ventana emergente de conexión donde deberás agregar un nombre y un valor para la conexión. Para el nombre de la conexión, usa algo claro, como: Conexión de HubSpot
Para el campo de valor, usa una clave de servicio de HubSpot.
Para crear la clave, ve a tu cuenta de HubSpot y abre:
Desarrollo → Claves → Claves de Servicio
Luego, cree una nueva clave de servicio para este flujo de trabajo. Asígnele un nombre claro, como: Flujo de trabajo de CRM de WordPress para clientes potenciales
Al agregar ámbitos, incluya los permisos de contacto necesarios para este flujo de trabajo:
crm.objetos.contactos.leer
crm.objetos.contactos.escribir
Estos alcances permiten al flujo de trabajo leer registros de contacto existentes y crear o actualizar contactos en HubSpot.
Después de crear la clave de servicio, haga clic Mostrar, copia la clave y pégala en el Valor campo en Bit Flows. A continuación, haz clic en Conectar.
Para más detalles, puedes consultar la guía oficial de HubSpot sobre Claves de servicio y Alcances de HubSpot.
Importante: No muestres tu clave de servicio real en capturas de pantalla ni en imágenes públicas de blogs. Si en algún momento se filtra la clave, cámbiala desde HubSpot y actualiza la conexión en Bit Flows.
Después de agregar la conexión, selecciónela en la acción de HubSpot. Ahora mapee los valores del formulario enviado de la respuesta capturada para que coincidan con las entradas de HubSpot:
También puedes agregar valores fijos que ayuden a tu equipo de ventas a comprender de dónde provino el lead.
| Campo de HubSpot | Valor de ejemplo |
| Estado del cliente potencial | Abrir |
| Etapa del ciclo de vida | Suscriptor |
| Fuente de cliente potencial | Formulario de clientes potenciales de WordPress |
Mantén este paso enfocado. Envía solo los campos que tu equipo de ventas realmente utilizará durante el seguimiento. Un registro de contacto limpio es más útil que un registro lleno de datos innecesarios.
Después de configurar la acción de HubSpot, haz clic en Prueba de funcionamiento. Luego abre HubSpot y comprueba si el contacto se creó o se actualizó correctamente.
Si la prueba funciona, este paso está listo. De ahora en adelante, cada lead que pase la verificación de leads válidos podrá pasar de tu formulario de WordPress a HubSpot automáticamente.
Ejecuta una prueba completa antes de usar el flujo de trabajo con visitantes reales.
Envía el formulario de cliente potencial del CRM con una nueva dirección de correo electrónico de prueba. Luego, verifica estos puntos:
Además, prueba una presentación incompleta. Por ejemplo, envía un formulario sin consentimiento si tu formulario lo permite durante las pruebas. El flujo de trabajo debería detenerse antes de la acción de HubSpot.
Después de que este flujo de trabajo esté activo, su proceso de clientes potenciales se vuelve más consistente.
Antes de la automatización, alguien tenía que abrir la entrada del formulario o la notificación, copiar los detalles de contacto, buscar en HubSpot y crear o actualizar el contacto manualmente. Ese proceso dependía del tiempo, la memoria y la precisión.
Después de la automatización, cada lead válido sigue el mismo camino.
| Antes de la automatización | Después de la automatización |
| Los leads permanecen dentro de las entradas del formulario o las notificaciones de la bandeja de entrada | Los leads válidos pasan a HubSpot |
| El equipo de ventas copia los datos de contacto a mano | HubSpot recibe el contacto a través del flujo de trabajo |
| Las suscripciones incompletas pueden ingresar al CRM | El filtro de Leads Válidos rechaza envíos débiles |
| La fuente de información puede ser poco clara | HubSpot puede almacenar el origen como Formulario de cliente potencial de WordPress |
| El seguimiento comienza tarde | Los vendedores pueden operar desde el registro de contacto de HubSpot antes. |
Para el equipo de ventas, esto significa menos tiempo dedicado a copiar datos y más tiempo dedicado a revisar leads reales. Pueden abrir HubSpot, revisar el registro de contacto, leer el mensaje enviado y decidir la siguiente acción.
Para el negocio, el principal beneficio son datos de CRM más limpios. Cada prospecto válido ingresa a HubSpot con la misma estructura, lo que facilita los informes y el seguimiento.
Este es el valor real de la automatización de CRM. No complica tu flujo de trabajo. Elimina los pequeños pasos manuales que a menudo causan fugas de clientes potenciales, registros duplicados y seguimientos lentos.
Bit Flows no se limita a HubSpot. La captura de pantalla que aparece a continuación muestra varios Integraciones de CRM disponible en Bit Flows para los usuarios de WordPress, incluyendo Brevo, FluentCRM, HubSpot, JetPackCRM, Pipedrive, Salesforce, SuiteDash y WP ERP.
El flujo de trabajo de HubSpot en este tutorial es un punto de partida sencillo. Una vez que funcione, puedes crear flujos de trabajo similares con otras herramientas CRM o de gestión de contactos basándote en tu proceso de ventas y marketing. Dos ejemplos prácticos son:
Úselo cuando desee mantener los clientes potenciales dentro de WordPress. FluentCRM es útil para organizar contactos con listas, etiquetas y segmentos. Por ejemplo, cada envío de formulario válido se puede agregar a una lista como Clientes potenciales del sitio web y etiquetar como Consulta CRM.
Úselo cuando el formulario sea principalmente para suscripciones al boletín informativo o marketing por correo electrónico. Brevo puede almacenar al suscriptor en una lista seleccionada, como "Leads de Marketing" o "Suscriptores del Boletín informativo", para que su equipo pueda hacer seguimiento con campañas más adelante.
Empieza primero con un flujo de trabajo de CRM. Después de que la configuración principal funcione, agrega FluentCRM o Brevo solo cuando cada herramienta tenga una función clara en tu proceso.
Un flujo de trabajo de CRM no necesita ser complicado para ser útil. El objetivo es simple: asegurarse de que cada lead válido de WordPress llegue a HubSpot sin tener que esperar a que alguien copie los detalles manualmente.
Con Bit Flows, el envío de tu formulario se convierte en el punto de partida de un proceso de ventas fiable. El flujo de trabajo comprueba primero el cliente potencial, envía los datos de contacto correctos a HubSpot y proporciona a tu equipo un registro más claro con el que trabajar. Esto se traduce en menos clientes potenciales perdidos, menos contactos duplicados y menos tiempo dedicado a corregir los datos del CRM posteriormente.
Comienza con la configuración básica de este tutorial. Una vez que funcione, mejórala según cómo tu equipo realiza el seguimiento. Puedes añadir seguimiento de fuentes de clientes potenciales, creación de tareas, creación de oportunidades o alertas de prioridad cuando esos pasos sean útiles.
Si tus formularios de WordPress ya recopilan datos de clientes potenciales, conectarlos con HubSpot a través de Bit Flows es un paso práctico para agilizar el seguimiento y optimizar la gestión del CRM.
Puedes conectar los envíos de formularios de WordPress a HubSpot utilizando Bit Flows. Configura el envío del formulario como desencadenante del flujo de trabajo, añade una comprobación de «cliente potencial válido» y, a continuación, envía el cliente potencial aprobado a HubSpot mediante la acción de contacto disponible en la configuración de Bit Flows.
Sí. Bit Flows es compatible con varios plugins de formularios de WordPress, entre ellos Bit Form, Contact Form 7, WPForms y Elementor Form. En este tutorial se utiliza Bit Form como ejemplo, pero el mismo procedimiento puede aplicarse con cualquier otro plugin de formularios compatible.
Una Verificación de Lead Válido ayuda a mantener fuera de tu CRM las envíos incompletos. Por ejemplo, puedes verificar si los campos de correo electrónico, mensaje y consentimiento están presentes antes de que se ejecute el paso de HubSpot.
Comience con los campos que su equipo de ventas necesita para el seguimiento: correo electrónico, nombre, apellido, mensaje, interés y fuente del cliente potencial. También puede agregar número de teléfono, nombre de la empresa, tipo de servicio o presupuesto si su formulario recopila esos detalles.
Utilice Crear o actualizar contacto cuando esté disponible en tu acción de HubSpot Bit Flows. Suele ser más adecuado para los formularios de clientes potenciales, ya que una misma persona puede enviar el formulario más de una vez, y la dirección de correo electrónico puede ayudar a identificar el contacto ya existente en HubSpot.
Si se utiliza la misma dirección de correo electrónico y la acción de HubSpot está configurada para crear o actualizar contactos, el contacto existente puede actualizarse en lugar de crear un registro independiente. Esto ayuda a reducir los registros duplicados en el CRM, pero aún así deberías probar el flujo de trabajo con envíos repetidos antes de usarlo en vivo.
Las causas más habituales son que falte la dirección de correo electrónico, que la conexión con HubSpot haya fallado o que no se haya rellenado un campo obligatorio de HubSpot. Comprueba primero la respuesta capturada en Bit Flows; a continuación, vuelve a probar el paso de HubSpot y confirma que el contacto aparece en HubSpot.
Sí. Bit Flows es compatible con herramientas de CRM y de gestión de contactos como FluentCRM y Brevo. Utiliza FluentCRM cuando quieras gestionar contactos desde WordPress, y utiliza Brevo cuando el formulario esté destinado principalmente a suscriptores de boletines informativos o a contactos de marketing por correo electrónico.
Sí. Una vez que el flujo de trabajo básico de HubSpot funcione, puede agregar acciones como crear una oportunidad de venta, asignar una tarea, enviar una alerta interna o dirigir leads de alta prioridad a un camino diferente. Comience primero con el flujo de trabajo simple de contactos y luego agregue pasos adicionales solo cuando su proceso de ventas los necesite.
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