WooCommerce envía la misma notificación de pedido para cada pedido, incluso cuando cada pedido requiere una atención diferente.
Un pedido pagado listo para enviar puede parecerse a un pago pendiente con cheque, una transacción fallida, un pedido de contra reembolso de alto valor o un pedido con un nota urgente al cliente.
El equipo de la tienda luego tiene que abrir cada pedido, verificar el estado, confirmar el método de pago, leer la nota del cliente, revisar el total del pedido y decidir qué hacer a continuación.
Esto puede funcionar cuando solo tienes unos pocos pedidos. Pero cuando los pedidos llegan en diferentes momentos con diferentes estados y plazos de pago, los pedidos importantes pueden pasarse por alto fácilmente.
Este flujo de trabajo utiliza Bit Flows para construir un Agente de IA de WooCommerce que ayude a gestionar nuevos pedidos sin permitir que la IA envíe correos electrónicos a los clientes por sí sola.
El flujo de trabajo comienza cuando un nuevo Pedido de WooCommerce creado. Bit Flows recoge los datos de los pedidos, registra los detalles sin procesar de los mismos en Google Sheets y envía esa misma información a un agente de IA para su revisión.
El Agente de IA verifica el estado del pedido, el método de pago, el total del pedido, la nota del cliente y los detalles de contacto del cliente. Devuelve una respuesta JSON estructurada con el resumen del pedido, el nivel de prioridad, la acción recomendada, el mensaje de alerta de Telegram y el borrador del correo electrónico del cliente.
Un Router lee la salida de la IA y envía el flujo de trabajo al camino correcto. Las órdenes que requieren atención activan una alerta interna de Telegram. Si se necesita una respuesta del cliente, el borrador del correo electrónico escrito por la IA se envía a Gmail Humano en el Bucle para revisión.
El correo electrónico del cliente se envía solo después de que un revisor lo aprueba. Esto mantiene el flujo de trabajo útil para la gestión de pedidos y evita que la IA envíe mensajes confidenciales de clientes por sí sola.
Antes de construir el flujo de trabajo paso a paso, ayuda ver cómo está conectado el flujo completo.
El flujo de trabajo comienza cuando se crea un nuevo pedido en WooCommerce. Bit Flows registra el pedido en Google Sheets y envía los datos del pedido a la Agente de IA, y luego dirige.
Si el pedido necesita la atención del equipo, Telegram envía una alerta interna. Si se necesita un correo electrónico del cliente, Gmail Human-in-the-Loop envía el borrador para su revisión antes de que el correo electrónico final llegue al cliente.
| Paso del flujo de trabajo | Lo que hace |
|---|---|
| WooCommerce: Al crear un nuevo pedido | Inicia el flujo de trabajo cuando se realiza un nuevo pedido en WooCommerce |
| Router 1: Dividir datos de pedido | Envía los mismos datos del pedido a Google Sheets y a la ruta del agente de IA |
| Hojas de cálculo de Google: Añadir fila | Guarda los detalles del pedido crudo antes de cualquier procesamiento de IA |
| Agente de IA | Revisar el estado del pedido, método de pago, total, nota del cliente y detalles de contacto |
| Modelo de chat de OpenAI | Potencia el Agente IA y devuelve una decisión estructurada en JSON |
| Router 2: Dirigir datos de salida de IA | Dirige el pedido según prioridad, necesidad de alerta y requisito de correo electrónico |
| Telegram: Enviar Mensaje de Texto | Envía una alerta interna al equipo de tienda o administración |
| Gmail Humano en el Bucle | Envía el borrador del correo electrónico generado por IA al revisor para su aprobación. |
| Gmail: Enviar Correo Electrónico | Envía el correo electrónico aprobado al cliente |
Abre Bit Flows → haz clic en «Crear nuevo flujo» → asígnale el nombre: «Flujo de trabajo de pedidos de WooCommerce con IA»
Haz clic en el nodo desencadenador y configura:
Haz clic en Escuchar Respuesta. Ve a tu tienda WooCommerce y realiza un pedido de prueba. Utiliza un método de pago que cree un estado Pendiente o En espera. Comprobar el pago o el pago contra reembolso funciona bien para las pruebas porque requieren revisión manual.
Vuelve a Bit Flows y comprueba que estos campos aparecen en la respuesta capturada:
No pases al paso de IA hasta que el disparador devuelva todos los campos que necesitas para el mapeo.
Después de que el disparador de WooCommerce capture los datos del nuevo pedido, añada un Router antes de agregar Google Sheets o el Agente de IA. Este Enrutador envía los mismos datos del pedido en dos caminos.
En la primera ruta del router, agrega: Hojas de cálculo de Google → Añadir Fila
Conecta Google Sheets mediante una conexión OAuth de Google. Si aún no has conectado Google Sheets a Bit Flows, sigue el mismo proceso de configuración de OAuth que se utiliza en otros Integraciones de Google en Bit Flows, crear un proyecto de Google Cloud, habilitar la API de Google Sheets, la API de Gmail y la API de Google Drive, y generar un ID de cliente y secreto.
Antes de añadir la acción de Google Sheets en Bit Flows, crea una hoja de cálculo de Google Sheets para tu registro de pedidos de WooCommerce. Una vez que la hoja esté lista, vuelve a Bit Flows.
Seleccione su Conexión a Google Sheets, elige la hoja de cálculo que creaste, selecciona la pestaña de hoja correcta y haz clic Volver a buscar columnas Si los encabezados no aparecen, asigne los campos desencadenantes de WooCommerce a las columnas correspondientes.
Este primer registro almacena los datos brutos de los pedidos antes de que el Agente de IA los procese, por lo que incluso si el paso de la IA falla, el pedido ya se registra en la hoja.
En la segunda ruta de Router, añade Herramientas → Agente de IA. Conectar el modelo de chat: seleccionar Modelo de chat de OpenAI → hacer clic Añadir conexión → pega tu clave API de OpenAI → y luego guárdala.
Utilice un modelo que pueda devolver resultados JSON fiables. Compruebe el modelo. Precios API antes de usarlo en pedidos reales.
Conectar Memoria simple al agente de IA si quieres que conserve el contexto sobre el mismo pedido en varios pasos. Para este flujo de trabajo, establece la clave de memoria en el ID del pedido de WooCommerce para que cada pedido permanezca aislado.
Establezca el formato de salida del Agente IA en Objeto JSON. Esto es crítico; los pasos Router, Telegram y Gmail dependen de leer campos específicos de la salida de IA. Una respuesta en texto plano no se puede mapear de manera confiable.
El prompt decide cómo el Agente de IA revisa cada pedido. Mantenlo específico, porque el Router (enrutador), la alerta de Telegram y el paso de aprobación de Gmail dependerán de los campos JSON devueltos por la IA.
Usar la indicación para darle a la IA tres cosas:
Puedes escribir la indicación basándote en tus propias reglas de tienda, métodos de pago, valor del pedido y proceso de atención al cliente.
Comienza pasando los campos importantes de WooCommerce en el prompt, como ID del pedido, estado del pedido, total, método de pago, nombre del cliente, correo electrónico, dirección y nota del cliente.
Luego agregue reglas de decisión que coincidan con su negocio.
Finalmente, pídele al Agente IA que devuelva una respuesta JSON estructurada:
ES 
EN 
DE 
NL 
IT 
PT 
JA {
"order_summary": "Resumen del pedido",
"priority": "normal | medio | alto",
"task_needed": "sí | no",
"recommended_action": "Acción recomendada",
"telegram_required": "sí | no",
"telegram_message": "Mensaje de Telegram",
"customer_email_required": "sí | no",
"email_subject": "Asunto del correo electrónico",
"email_body": "Cuerpo del correo electrónico",
"gmail_label": "WooCommerce AI Review"
}Mantén el mensaje de Telegram corto. Es para un escaneo interno rápido, no para un informe completo de pedidos. El informe completo se encuentra en Google Sheets. Después de mapear el mensaje de Telegram, haz clic Prueba de funcionamiento para comprobar si la acción está funcionando correctamente.
Si todo está configurado correctamente, Bit Flows mostrará un mensaje de respuesta positiva en el panel de salida, y también verás aparecer el mensaje de prueba en el grupo o canal de Telegram donde hayas añadido el bot.
Esta es la forma más rápida de confirmar que la conexión de tu bot de Telegram, el Chat ID y el mapeo de mensajes están funcionando como esperas.
Después del router, haz clic + en la ruta del correo electrónico → seleccionar Gmail → Enviar y esperar respuesta.
Esta es la fase de intervención humana. Bit Flows detiene aquí el flujo de trabajo, envía el correo electrónico redactado por la IA a un revisor y espera a que lo apruebe antes de continuar. El cliente no recibe nada hasta que el revisor lo apruebe.
Después de mapear los campos Asunto y Mensaje de la salida del Agente de IA, haga clic Prueba de funcionamiento para comprobar si el paso de Gmail Human in the Loop está funcionando correctamente.
Si todo está configurado correctamente, el revisor recibirá un correo electrónico de aprobación en Gmail con el mensaje del cliente escrito por IA, junto con Aprobar y Declinar botones.
Aquí está la salida del mensaje de aprobación del Humano en el Ciclo, donde el revisor puede verificar el contenido del correo electrónico antes de permitir que el flujo de trabajo lo envíe al cliente.
Verifique que las órdenes de pago y de transferencia bancaria no cambien de estado automáticamente. Si la IA envía un correo electrónico al cliente diciendo que su pedido está confirmado antes de que se verifique el pago, crea una falsa expectativa que es difícil de corregir. El paso "Humano en el bucle" asegura que el revisor pueda detectar esto antes de que el correo electrónico llegue al cliente.
Después de que el revisor apruebe, haga clic en + → seleccionar Gmail → Enviar correo electrónico. Este paso envía el correo electrónico dirigido al cliente solo después de la aprobación. Mapea la dirección de correo electrónico del cliente del disparador de WooCommerce, luego usa el asunto y el mensaje aprobados del paso anterior de Gmail Human in the Loop.
Configurar los campos:
Prueba el flujo de trabajo con diferentes tipos de pedidos de WooCommerce, no solo con un pedido exitoso. Utiliza pedidos con pago pendiente, fallidos, en espera, contrarreembolso de alto valor, nota urgente, procesamiento normal, reembolsados y sin nota para comprobar si el Agente de IA devuelve la prioridad y acción correctas.
Después de cada prueba, revisa los registros de Bit Flows y comprueba que el desencadenante, la fila de Google Sheets, la salida JSON de la IA, la ruta del router, la alerta de Telegram, la aprobación de Gmail y el paso final del correo electrónico hayan funcionado correctamente antes de utilizar el flujo de trabajo en pedidos reales.
El flujo de trabajo anterior es un ejemplo de lo que pueden hacer un activador de WooCommerce y un agente de IA dentro de Bit Flows. Una vez que un nuevo pedido inicia el flujo, el agente de IA puede revisar los datos del pedido y derivarlo a diferentes acciones en función de las necesidades de tu tienda. A continuación te ofrecemos algunas ideas prácticas.
Este flujo de trabajo utiliza un disparador de neuen pedido de WooCommerce para que un Agente de IA revise cada pedido, decida si el cliente necesita seguimiento de ventas, actualice o cree el contacto en GoHighLevel, alerte al equipo en Slack y prepare un correo electrónico para el cliente que espera aprobación antes de enviarlo.
Este flujo de trabajo se inicia cuando se actualiza el estado de un producto de WooCommerce. Por ejemplo, cuando un producto pasa de borrador a publicado, de agotado a disponible, o se actualiza antes de un lanzamiento.
Bit Flows envía los datos del producto al agente de IA. El agente de IA revisa detalles como el título del producto, el estado, el precio, la categoría, el estado de las existencias y la descripción. También puede utilizar la herramienta Slack conectada para enviar una breve actualización interna al equipo de marketing, de modo que este sepa que un producto está listo para su revisión o promoción.
Después de eso, el flujo de trabajo crea una nueva publicación de WordPress utilizando el contenido de lanzamiento generado por IA. Luego, actualiza el estado de la publicación y agrega la categoría correcta para mantener el contenido organizado dentro de WordPress.
La mayoría de los dueños de tiendas se preocupan por una cosa cuando usan IA en un flujo de trabajo de pedidos: ¿qué pasa si la IA da la respuesta incorrecta y envía algo a un cliente?
Este flujo de trabajo evita ese riesgo. Nada se envía al cliente automáticamente. El La IA solo prepara el borrador. Un revisor lo comprueba primero, luego decide si lo aprueba.
La forma más segura de empezar es utilizando el activador de WooCommerce, el registro de Google Sheets, el agente de IA, el enrutador y la alerta de Telegram. Ejecuta el flujo de trabajo con pedidos reales durante unos días y revisa los resultados de la IA en los registros de Bit Flows.
Una vez que la salida JSON sea coherente y las alertas coincidan con su proceso de revisión de pedidos, agregue el paso de Bucle Humano de Gmail y la acción final de Enviar correo electrónico.
Más adelante, podrás ampliar el flujo de trabajo asignando diferentes tipos de pedidos a distintos miembros del equipo. También podrás omitir el paso de aprobación para los pedidos de bajo riesgo. Estos cambios se pueden añadir dentro del mismo lienzo de Bit Flows sin necesidad de volver a crear el flujo de trabajo desde cero.
Sí, el Agente de IA puede leer datos de pedidos de WooCommerce, clasificar prioridades, preparar alertas internas y redactar correos electrónicos a clientes basándose en las reglas de tu tienda.
Google Sheets almacena primero los datos brutos del pedido, por lo que tu equipo todavía tiene un registro de pedidos limpio si el Agente de IA u otro nodo falla.
JSON facilita la asignación de la salida de la IA, por lo que los pasos del Enrutador, la alerta de Telegram y la aprobación de Gmail pueden leer los campos correctos.
Los pedidos fallidos, los pedidos en espera, las notas urgentes del cliente y los pedidos de pago contra reembolso de alto valor deberían activar normalmente una alerta de alta prioridad.
No para pedidos sensibles; los pagos pendientes, pedidos fallidos, pedidos contra reembolso y notas urgentes deben pasar por Human in the Loop antes de enviar correos electrónicos a los clientes.
Sí, necesitas una clave API de OpenAI si usas OpenAI como modelo de chat para el Agente de IA.
Sí, puedes detenerte después del registro en Google Sheets y las alertas de Telegram si solo necesitas seguimiento interno de pedidos y notificaciones del equipo.
Comprueba los datos de activación de WooCommerce, las reglas de las indicaciones de IA, el formato de respuesta JSON, las condiciones del enrutador, la asignación de campos y los registros de Bit Flows.
Debes probar los pedidos pendientes, fallidos, en espera, de alto valor contra entrega y con nota urgente antes de usar el flujo de trabajo en clientes reales.
