WooCommerce stuurt dezelfde order notificatie voor elke order, zelfs wanneer elke order aparte aandacht nodig heeft.
Een betaalde bestelling die klaar is om verzonden te worden, kan er hetzelfde uitzien als een openstaande chequebetaling, een mislukte transactie, een contante bestelling met hoge waarde, of een bestelling met een Urgent klantbericht.
Het winkelteam moet vervolgens elke bestelling openen, de status controleren, de betaalmethode verifiëren, de klantnotitie lezen, het besteltotaal controleren en beslissen wat te doen.
Dit werkt misschien als je maar een paar bestellingen hebt. Maar als bestellingen op verschillende tijdstippen binnenkomen met verschillende statussen en betalingsvoorwaarden, Belangrijke bestellingen kunnen gemakkelijk over het hoofd worden gezien.
Deze workflow gebruikt Bit Flows om een WooCommerce AI Agent te bouwen die helpt bij het beheren van nieuwe bestellingen zonder dat de AI zelfstandig e-mails naar klanten kan sturen.
De workflow start wanneer een nieuwe WooCommerce-bestelling is aangemaakt. Bit Flows registreert de ordergegevens, slaat de ruwe orderdetails op in Google Sheets en stuurt diezelfde orderinformatie ter controle door naar een AI-agent.
De AI Agent controleert de bestelstatus, betaalmethode, besteltotaal, klantnotitie en contactgegevens van de klant. Het retourneert een gestructureerde JSON-respons met de besteloverzicht, prioriteitsniveau, aanbevolen actie, Telegram-melding en concept e-mail voor de klant.
Een Router leest de AI-uitvoer en stuurt de workflow naar het juiste pad. Bestellingen die aandacht behoeven, activeren een interne Telegram-melding. Als een reactie van de klant nodig is, gaat het door de AI geschreven e-mailconcept naar Gmail Human-in-the-Loop voor beoordeling.
De e-mail aan de klant wordt pas verzonden nadat een beoordelaar deze heeft goedgekeurd. Dit houdt de workflow nuttig voor orderbeheer en voorkomt dat AI gevoelige klantberichten zelfstandig verstuurt.
Voordat u de workflow stap voor stap bouwt, is het nuttig om te zien hoe de volledige stroom met elkaar is verbonden.
De workflow begint zodra er een nieuwe WooCommerce-bestelling wordt aangemaakt. Bit Flows registreert de bestelling in Google Sheets en stuurt de bestelgegevens naar de AI-agent, en routeert vervolgens het resultaat naar Telegram of Gmail op basis van de AI-uitvoer.
Als de bestelling team-aandacht nodig heeft, stuurt Telegram een interne melding. Als er een e-mail van de klant nodig is, stuurt Gmail Human-in-the-Loop het concept ter beoordeling voordat de definitieve e-mail naar de klant gaat.
| Workflow Stap | Wat het doet |
|---|---|
| WooCommerce: Bij nieuwe bestelling aanmaken | Start de workflow bij het plaatsen van een nieuwe WooCommerce-bestelling |
| Router 1: Splits Ordedata | Stuurt dezelfde ordergegevens naar Google Sheets en het AI Agent pad |
| Google Spreadsheets: Rij toevoegen | Slaat de ruwe bestelgegevens op voordat er enige AI-verwerking plaatsvindt |
| AI-agent | Bekijkt de status van de bestelling, de betaalmethode, het totaalbedrag, de opmerking van de klant en de contactgegevens |
| OpenAI Chat Model | Drijft de AI-agent aan en retourneert een gestructureerde JSON-beslissing |
| Router 2: Routeer AI-gegevens | Routes de order op basis van prioriteit, noodzaak tot waarschuwing en e-mailvereiste |
| Telegram: Tekstbericht Verzenden | Stuurt een interne alert naar het winkel- of admin-team |
| Gmail Human-in-the-Loop | Stuurt het door de AI geschreven concept van de e-mail naar de klant naar een beoordelaar ter goedkeuring. |
| Gmail: E-mail verzenden | Stuurt de goedgekeurde e-mail naar de klant |
Open Bit Flows → klik op ‘Nieuwe workflow aanmaken’ → geef deze de naam: WooCommerce AI-bestelworkflow
Klik op de triggerknoop en configureer:
Klik op Luisterreactie. Ga naar je WooCommerce-winkel en plaats een testbestelling. Gebruik een betaalmethode die de status In afwachting of In behandeling creëert. Controleren of Betaling bij ontvangst of Rembours goed werkt voor testen, omdat deze handmatige goedkeuring vereisen.
Ga terug naar Bit Flows en controleer of deze velden in het vastgelegde antwoord staan:
Ga niet naar de AI stap totdat de trigger alle velden retourneert die je nodig hebt voor mapping.
Nadat de WooCommerce trigger de nieuwe bestelgegevens heeft vastgelegd, voegt u een Router voordat Google Sheets of de AI Agent worden toegevoegd. Deze Router stuurt dezelfde ordergegevens naar twee paden.
In het eerste Router pad, voeg toe: Google Spreadsheets → Rij toevoegen
Koppel Google Spreadsheets via een Google OAuth-verbinding. Als je Google Spreadsheets nog niet eerder aan Bit Flows hebt gekoppeld, volg dan dezelfde OAuth-configuratie als bij andere Bit Flows Google-integraties, maak een Google Cloud-project aan, schakel de Google Sheets API, Gmail API en Google Drive API in, en genereer een Client-id en -geheim.
Maak, voordat je de Google Sheets-actie in Bit Flows toevoegt, een Google Sheet aan voor je WooCommerce-bestellogboek. Zodra het blad klaar is, ga je terug naar Bit Flows.
Selecteer uw Google Spreadsheets verbinding, kies het spreadsheet dat je hebt gemaakt, selecteer het juiste tabblad en klik op Kolommen opnieuw ophalen Als de kopteksten niet verschijnen. Breng de triggervelden van WooCommerce in kaart met de bijpassende kolommen.
Dit eerste logboek slaat de ruwe bestelgegevens op voordat de AI Agent deze verwerkt, dus zelfs als de AI stap mislukt, is de bestelling al geregistreerd in het blad.
In het tweede Router-pad, voeg toe Tools → AI-agent. Verbind het chatmodel: selecteer OpenAI Chat Model → klik Verbinding toevoegen → plak je OpenAI API-sleutel hier → en sla hem vervolgens op.
Gebruik een model dat betrouwbare JSON-uitvoer kan retourneren. Controleer het model API-prijzen voordat je het op live bestellingen gebruikt.
Maak verbinding met Eenvoudig geheugen naar de AI Agent als je wilt dat deze context behoudt over dezelfde bestelling gedurende meerdere stappen. Voor deze workflow stel je de geheugensleutel in op de WooCommerce order_id, zodat elke bestelling geïsoleerd blijft.
Stel het uitvoerformaat van de AI-agent in op JSON-object. Dit is van cruciaal belang; de stappen Router, Telegram en Gmail zijn allemaal afhankelijk van het lezen van specifieke velden uit de AI-uitvoer. Een platte-tekstreactie kan niet betrouwbaar worden toegewezen.
De prompt bepaalt hoe de AI-agent elke bestelling beoordeelt. Houd het specifiek, want de router, het Telegram-alarm en de Gmail-goedkeuringsstap zijn afhankelijk van de JSON-velden die de AI retourneert.
Gebruik de prompt om de AI drie dingen te geven:
U kunt de prompt baseren op uw eigen winkelregels, betaalmethoden, bestelwaarde en klantenserviceproces.
Begin met het doorgeven van de belangrijke WooCommerce-velden aan de prompt, zoals bestel ID, bestelstatus, totaal, betaalmethode, klantnaam, e-mail, adres, en klantnotitie.
Voeg vervolgens beslissingsregels toe die bij uw bedrijf passen.
Vraag de AI Agent ten slotte om een gestructureerd JSON-antwoord terug te geven:
NL 
EN 
DE 
ES 
IT 
PT 
JA {
"order_summary": "samenvatting van de bestelling",
"priority": "normaal | gemiddeld | hoog",
"task_needed": "ja | nee",
"recommended_action": "aanbevolen actie",
"telegram_required": "ja | nee",
"telegram_message": "telegrambericht",
"customer_email_required": "ja | nee",
"email_subject": "onderwerp e-mail",
"email_body": "inhoud e-mail",
"gmail_label": "WooCommerce AI Review"
}Houd het Telegram-bericht kort. Het is bedoeld voor snelle interne controle, geen volledig orderrapport. Het volledige rapport staat in Google Sheets. Na het toewijzen van het Telegram-bericht, klikt u op Testrun om te controleren of de actie correct werkt.
Als alles correct is geconfigureerd, geeft Bit Flows een succesvol antwoord weer in het uitvoervenster en zie je het testbericht ook verschijnen in de Telegram-groep of het Telegram-kanaal waar je de bot hebt toegevoegd.
Dit is de snelste manier om te bevestigen dat je Telegram-botverbinding, Chat ID en berichtmapping allemaal naar verwachting werken.
Na router, klik + op het e-mailpad → selecteren Gmail → Verzenden en Wachten op Reactie.
Dit is de stap waarbij een mens in het proces wordt betrokken. Bit Flows zet de workflow hier tijdelijk stil, stuurt de door de AI opgestelde e-mail naar een beoordelaar en wacht op goedkeuring alvorens verder te gaan. De klant ontvangt niets totdat de beoordelaar zijn goedkeuring heeft gegeven.
Nadat de velden Onderwerp en Bericht van de AI Agent-uitvoer zijn gemapt, klikt u op Testrun om te controleren of de Gmail Human in the Loop-stap correct werkt.
Als alles correct is geconfigureerd, ontvangt de beoordelaar een goedkeuringsmail in Gmail met het door AI geschreven klantbericht, samen met Goedkeuren en Afwijzen knoppen.
Hier is de uitvoer van het "Human in the Loop"-goedkeuringsbericht, waar de beoordelaar de inhoud van de e-mail kan controleren voordat de workflow deze naar de klant mag verzenden.
Controleer of betalingsopdrachten en overschrijvingsopdrachten hun status niet automatisch wijzigen. Als de AI een e-mail naar de klant stuurt waarin staat dat hun bestelling is bevestigd voordat de betaling is geverifieerd, creëert dit een valse verwachting die moeilijk terug te draaien is. De 'Human in the Loop'-stap zorgt ervoor dat de beoordelaar dit kan opvangen voordat de e-mail de klant bereikt.
Nadat de recensent goedkeurt, klik + selecteer Gmail → E-mail verzenden. Deze stap verzendt de e-mail naar de klant pas na goedkeuring. Koppel het e-mailadres van de klant uit de WooCommerce-trigger en gebruik vervolgens het goedgekeurde onderwerp en de goedgekeurde hoofdtekst uit de vorige Gmail Human in the Loop-stap.
Configureer de velden:
Test de workflow met verschillende WooCommerce-ordertypes, niet slechts één succesvolle bestelling. Gebruik 'in afwachting van betaling', 'mislukt', 'in behandeling', 'hoge waarde rembours', 'spoednotitie', 'normale verwerking', 'gerestitueerd' en 'lege notitie'-bestellingen om te controleren of de AI Agent de juiste prioriteit en actie retourneert.
Controleer na elke test de Bit Flows-logbestanden en ga na of de trigger, de rij in Google Sheets, de AI JSON-uitvoer, het routerpad, de Telegram-melding, de goedkeuring in Gmail en de laatste e-mailstap allemaal correct hebben gewerkt, voordat je de workflow voor echte bestellingen gebruikt.
De bovenstaande workflow is een voorbeeld van wat een WooCommerce-trigger en een AI-agent binnen Bit Flows kunnen doen. Zodra een nieuwe bestelling de workflow in gang zet, kan de AI-agent de bestelgegevens analyseren en deze op basis van de behoeften van uw winkel naar verschillende acties doorsturen. Hier volgen enkele praktische voorbeelden.
Deze workflow gebruikt een WooCommerce trigger voor nieuwe bestellingen om een AI-agent elke bestelling te laten beoordelen, te beslissen of de klant opvolging van de verkoop nodig heeft, het contact in GoHighLevel bij te werken of aan te maken, het team op de hoogte te stellen in Slack en een e-mail voor de klant voor te bereiden die wacht op goedkeuring voordat deze wordt verzonden.
Deze workflow start wanneer de status van een WooCommerce-product wordt bijgewerkt. Bijvoorbeeld, wanneer een product van concept naar gepubliceerd gaat, van niet op voorraad naar beschikbaar, of wordt bijgewerkt vóór een lancering.
Bit Flows stuurt de productgegevens naar de AI-agent. De AI-agent controleert gegevens zoals de productnaam, status, prijs, categorie, voorraadstatus en beschrijving. Daarnaast kan hij via de gekoppelde Slack-tool een korte interne update naar het marketingteam sturen, zodat zij weten dat een product klaar is voor beoordeling of promotie.
Daarna creëert de workflow een nieuw WordPress-bericht met de AI-gegenereerde lanceerinhoud. Vervolgens werkt het de status van het bericht bij en voegt het de juiste categorie toe om de inhoud binnen WordPress georganiseerd te houden.
De meeste winkeleigenaren maken zich één ding zorgen wanneer ze AI gebruiken in een bestelprocedure: wat als de AI het verkeerde antwoord geeft en iets naar een klant stuurt?
Deze workflow vermijdt dat risico. Er wordt niets automatisch naar de klant gestuurd. De AI maakt alleen het concept. Een recensent controleert het eerst en beslist dan of hij het goedkeurt.
De veiligste manier om te beginnen is met de WooCommerce-trigger, het Google Sheets-logboek, de AI-agent, de router en de Telegram-melding. Voer de workflow een paar dagen uit op echte bestellingen en bekijk de AI-uitvoer in de Bit Flows-logboeken.
Zodra de JSON-uitvoer consistent is en de waarschuwingen overeenkomen met uw orderreviewproces, voegt u de Gmail Human-in-the-Loop-stap en de definitieve e-mailverzendsactie toe.
Later kun je de workflow uitbreiden door verschillende soorten bestellingen naar verschillende teamleden door te sturen. Je kunt ook de goedkeuringsstap overslaan voor bestellingen met een laag risico. Deze wijzigingen kun je binnen hetzelfde Bit Flows-canvas doorvoeren zonder dat je de workflow helemaal opnieuw hoeft op te zetten.
Ja, de AI Agent kan WooCommerce ordergegevens lezen, prioriteit classificeren, interne meldingen voorbereiden en e-mails opstellen voor klanten op basis van de regels van uw winkel.
Google Sheets slaat eerst de ruwe bestelgegevens op, zodat uw team nog steeds een overzichtelijk besteloverzicht heeft als de AI Agent of een ander knooppunt uitvalt.
JSON maakt de AI-output gemakkelijker te mappen, zodat de router, Telegram-melding en Gmail-goedkeuringsstappen de juiste velden kunnen lezen.
Niet-afgeronde bestellingen, bestellingen met een pauze, dringende klantnotities en waardevolle bestellingen onder rembours zouden meestal een hoogprioriteitssignaal moeten activeren.
Niet voor gevoelige bestellingen; bestellingen in afwachting van betaling, mislukte bestellingen, remboursbestellingen en dringende opmerkingen moeten via Human in the Loop gaan voordat de klant een e-mail ontvangt.
Ja, je hebt een OpenAI API-sleutel nodig als je OpenAI gebruikt als chatmodel voor de AI Agent.
Ja, je kunt stoppen na het loggen in Google Sheets en de Telegram-meldingen als je alleen interne orderopvolging en teammeldingen nodig hebt.
Controleer de WooCommerce-triggergegevens, AI-promptregels, het JSON-antwoordformaat, de routervoorwaarden, de veldtoewijzing en de Bit Flows-logbestanden.
Je moet bestellingen testen die in behandeling zijn, geweigerd, in de wacht gezet, met hoge waarde (COD) en met spoedmelding voordat je de workflow op echte klanten gebruikt.
