WooCommerce invia la stessa notifica d'ordine per ogni ordine, anche quando ogni ordine richiede un'attenzione diversa.
Un ordine pagato pronto per la spedizione potrebbe apparire simile a un assegno in sospeso, una transazione fallita, un ordine in contrassegno di alto valore o un ordine con un Nota urgente al cliente.
Il team del negozio deve quindi aprire ogni ordine, controllare lo stato, verificare il metodo di pagamento, leggere la nota del cliente, rivedere il totale dell'ordine e decidere cosa fare dopo.
Questo potrebbe funzionare quando hai solo pochi ordini. Ma quando gli ordini arrivano in momenti diversi con stati e termini di pagamento differenti, ordini importanti possono facilmente sfuggire.
Questo flusso di lavoro utilizza Bit Flows Costruire un agente AI per WooCommerce che aiuti a gestire i nuovi ordini senza consentire all'IA di inviare e-mail ai clienti autonomamente.
Il flusso di lavoro inizia quando un nuovo Ordine WooCommerce creato. Bit Flows acquisisce i dati degli ordini, registra i dettagli grezzi degli ordini su Google Sheets e invia le stesse informazioni relative agli ordini a un agente AI per la revisione.
L'agente AI controlla lo stato dell'ordine, il metodo di pagamento, il totale dell'ordine, le note del cliente e i dettagli di contatto del cliente. Restituisce una risposta JSON strutturata con il riepilogo dell'ordine, il livello di priorità, l'azione consigliata, il messaggio di avviso Telegram e la bozza dell'e-mail del cliente.
Un Router legge l'output dell'IA e invia il flusso di lavoro al percorso corretto. Gli ordini che necessitano di attenzione attivano un avviso interno su Telegram. Se è necessario un riscontro del cliente, la bozza dell'email scritta dall'IA va a Gmail Human-in-the-Loop per la revisione.
L'email al cliente viene inviata solo dopo che un revisore l'ha approvata. Questo rende il flusso di lavoro utile per la gestione degli ordini, evitando al contempo che l'IA invii messaggi sensibili ai clienti in autonomia.
Prima di creare il flusso di lavoro passo dopo passo, è utile vedere come è collegato il flusso completo.
Il flusso di lavoro ha inizio quando viene creato un nuovo ordine su WooCommerce. Bit Flows registra l'ordine su Google Sheets, invia i dati dell'ordine al Agente AI, e poi instrada il risultato a Telegram o Gmail in base all'output dell'IA.
Se l'ordine necessita dell'attenzione del team, Telegram invia un avviso interno. Se è necessaria un'e-mail del cliente, Gmail Human-in-the-Loop invia la bozza per la revisione prima che l'e-mail finale venga inviata al cliente.
| Passaggio del processo | Cosa Fa |
|---|---|
| WooCommerce: Alla creazione di un nuovo ordine | Avvia il flusso di lavoro quando viene inserito un nuovo ordine WooCommerce |
| Router 1: Dividi Dati Ordine | Invia gli stessi dati dell'ordine al percorso di Google Sheets e all'agente AI |
| Google Sheets: Aggiungi riga | Salva i dettagli grezzi dell'ordine prima di qualsiasi elaborazione AI |
| Agente AI | Rivede lo stato dell'ordine, il metodo di pagamento, il totale, la nota del cliente e i dettagli di contatto |
| Modello di chat OpenAI | Alimenta l'agente AI e restituisce una decisione JSON strutturata |
| Router 2: Indirizza i dati di output dell'AI | Instrada l'ordine in base a priorità, necessità di allerta e requisiti email |
| Telegram: Invia Messaggio di Testo | Invia un avviso interno al negozio o al team di amministrazione |
| Gmail Umano nel Ciclo | Invia la bozza dell'email scritta dall'IA al revisore per approvazione |
| Gmail: Invia Email | Invia l'email approvata al cliente |
Apri Bit Flows → clicca su «Crea nuovo flusso» → assegnagli il nome: «Flusso di lavoro ordini AI WooCommerce»
Fai clic sul nodo trigger e configura:
Fai clic su "Ascolta risposta". Vai al tuo negozio WooCommerce e effettua un ordine di prova. Utilizza un metodo di pagamento che crei uno stato "In sospeso" o "In attesa". La verifica del pagamento o il contrassegno sono ideali per i test perché richiedono una revisione manuale.
Torna a Bit Flows e verifica che questi campi compaiano nella risposta acquisita:
Non passare alla fase dell'IA finché il trigger non restituisce tutti i campi necessari per la mappatura.
Dopo che il trigger di WooCommerce acquisirà i dati del nuovo ordine, aggiungi una Router prima di aggiungere Google Sheets o l'Agente AI. Questo Router invia gli stessi dati dell'ordine in due percorsi.
Nel primo percorso del Router, aggiungi: Google Sheets → Aggiungi Riga
Collega Google Sheets tramite una connessione OAuth di Google. Se non hai mai collegato Google Sheets a Bit Flows in precedenza, segui la stessa procedura di configurazione OAuth utilizzata in altri Bit Flows Integrazioni con Google, crea un progetto Google Cloud, abilita le API Google Sheets, Gmail e Google Drive e genera un ID client e un segreto.
Prima di aggiungere l'azione "Google Sheets" in Bit Flows, crea un foglio di lavoro Google Sheets per il registro degli ordini di WooCommerce. Una volta pronto il foglio, torna su Bit Flows.
Seleziona il tuo Connessione a Google Sheets, scegli il foglio di calcolo creato, seleziona la scheda del foglio corretta e fai clic Ricarica Colonne Se le intestazioni non compaiono. Mappa i campi del trigger di WooCommerce nelle colonne corrispondenti.
Questo primo registro memorizza i dati grezzi dell'ordine prima che l'AI Agent li elabori, quindi anche se la fase dell'IA fallisce, l'ordine è già stato registrato nel foglio.
Nel secondo percorso del Router, aggiungi Strumenti → Agente AI. Collega il modello di chat: seleziona Modello di chat OpenAI → clicca Aggiungi connessione → incolla la tua chiave API di OpenAI → e poi salvala.
Usa un modello che possa restituire output JSON affidabili. Controlla il modello Prezzi API prima di usarlo su ordini reali.
Collegare Memoria semplice all'agente AI se si desidera che mantenga il contesto sullo stesso ordine attraverso più passaggi. Per questo flusso di lavoro, impostare la chiave di memoria sull'order_id di WooCommerce in modo che ogni ordine rimanga isolato.
Imposta il formato dell'output dell'agente IA su Oggetto JSON. Questo è fondamentale; i passaggi Router, Telegram e Gmail dipendono tutti dalla lettura di campi specifici dall'output dell'IA. Una risposta in testo normale non può essere mappata in modo affidabile.
Il prompt decide come l'Agente IA esamina ciascun ordine. Mantienilo specifico, poiché il router, l'avviso di Telegram e il passaggio di approvazione di Gmail dipenderanno dai campi JSON restituiti dall'IA.
Usare il prompt per dare all'AI tre cose:
Puoi scrivere il prompt in base alle tue regole di negozio, metodi di pagamento, valore dell'ordine e processo di assistenza clienti.
Inizia passando i campi WooCommerce importanti nel prompt, come ID ordine, stato ordine, totale, metodo di pagamento, nome cliente, email, indirizzo e nota cliente.
Quindi aggiungi regole decisionali che corrispondano alla tua attività.
Infine, chiedi all'AI Agent di restituire una risposta JSON strutturata:
IT 
EN 
DE 
ES 
NL 
PT 
JA Restituisci solo JSON valido:
{
"order_summary": "",
"priority": "normale | medio | alto",
"task_needed": "sì | no",
"recommended_action": "",
"telegram_required": "sì | no",
"telegram_message": "",
"customer_email_required": "sì | no",
"email_subject": "",
"email_body": "",
"gmail_label": "WooCommerce AI Review"
}Mantieni il messaggio Telegram breve. È per una rapida scansione interna, non un rapporto d'ordine completo. Il rapporto completo si trova in Google Sheets. Dopo aver mappato il messaggio Telegram, fai clic su Esecuzione del test per verificare se l'azione sta funzionando correttamente.
Se tutto è configurato correttamente, Bit Flows restituirà una risposta positiva nel pannello di output e vedrai anche apparire il messaggio di prova nel gruppo o canale Telegram in cui hai aggiunto il bot.
Questo è il modo più rapido per confermare che la connessione del tuo bot Telegram, la Chat ID e il mapping dei messaggi funzionino come previsto.
Dopo il router, fai clic + sulla cartella e-mail → seleziona Gmail → Invia e Attendi Risposta.
Questa è la fase denominata "Human in the Loop". Bit Flows mette in pausa il flusso di lavoro a questo punto, invia l'e-mail redatta dall'IA a un revisore e attende l'approvazione prima di proseguire. Il cliente non riceve nulla finché il revisore non dà la sua approvazione.
Dopo aver mappato i campi Oggetto e Messaggio dall'output dell'Agente IA, fare clic su Esecuzione del test per verificare se il passaggio Gmail Human in the Loop funziona correttamente.
Se tutto è configurato correttamente, il revisore riceverà un'email di approvazione su Gmail con il messaggio del cliente scritto dall'IA, insieme a Approvare e Declina pulsanti.
Ecco l'output del messaggio di approvazione Human in the Loop, dove il revisore può controllare il contenuto dell'email prima di consentire l'invio al cliente.
Controlla che gli ordini di pagamento e bonifico non cambino stato automaticamente. Se l'IA invia un'e-mail al cliente dicendo che il suo ordine è confermato prima che il pagamento sia verificato, crea un'aspettativa errata che è difficile da rinnegare. Il passaggio "Human in the Loop" garantisce che il revisore possa individuarlo prima che l'e-mail raggiunga il cliente.
Dopo l'approvazione del revisore, fai clic su + seleziona Gmail → Invia Email. Questo passaggio invia l'email al cliente solo dopo l'approvazione. Mappa l'indirizzo email del cliente dal trigger di WooCommerce, quindi utilizza oggetto e messaggio approvati dal precedente passaggio Gmail Human in the Loop.
Configura i campi:
Testa il flusso di lavoro con diversi tipi di ordini WooCommerce, non solo un ordine andato a buon fine. Utilizza ordini con pagamento in sospeso, falliti, in attesa, in contrassegno di alto valore, con nota urgente, in normale elaborazione, rimborsati ed ordini con nota vuota per verificare se l'agente AI restituisce la priorità e l'azione corrette.
Dopo ogni test, controlla i registri Bit Flows e verifica che il trigger, la riga di Google Sheets, l'output JSON dell'IA, il percorso del router, l'avviso su Telegram, l'approvazione su Gmail e la fase finale dell'invio dell'e-mail abbiano funzionato correttamente prima di utilizzare il flusso di lavoro sugli ordini effettivi.
Il flusso di lavoro sopra riportato è un esempio di ciò che un trigger WooCommerce e un agente AI possono fare all'interno di Bit Flows. Quando un nuovo ordine avvia il flusso, l'agente AI può esaminare i dati dell'ordine e indirizzarlo verso diverse azioni in base alle esigenze del tuo negozio. Ecco alcune idee pratiche.
Questo flusso di lavoro utilizza un trigger di nuovo ordine di WooCommerce per consentire a un agente IA di esaminare ogni ordine, decidere se il cliente necessita di un follow-up commerciale, aggiornare o creare il contatto in GoHighLevel, avvisare il team su Slack e preparare un'e-mail al cliente in attesa di approvazione prima dell'invio.
Questo flusso di lavoro inizia quando lo stato di un prodotto WooCommerce viene aggiornato. Ad esempio, quando un prodotto passa da bozza a pubblicato, esaurito a disponibile, o viene aggiornato prima di un lancio.
Bit Flows invia i dati del prodotto all'agente AI. L'agente AI esamina dettagli quali il titolo del prodotto, lo stato, il prezzo, la categoria, la disponibilità di magazzino e la descrizione. Può inoltre utilizzare lo strumento Slack collegato per inviare un breve aggiornamento interno al team di marketing, in modo che sappia che un prodotto è pronto per essere esaminato o promosso.
Dopo di che, il workflow crea un nuovo post di WordPress utilizzando il contenuto del lancio generato dall'IA. Quindi aggiorna lo stato del post e aggiunge la categoria corretta per mantenere il contenuto organizzato all'interno di WordPress.
La maggior parte dei proprietari di negozi si preoccupa di una cosa quando utilizza l'IA in un flusso di lavoro degli ordini: cosa succede se l'IA fornisce la risposta sbagliata e invia qualcosa a un cliente?
Questo flusso di lavoro evita tale rischio. Nulla viene inviato al cliente in automatico. Il L'IA prepara solo la bozza. Un recensore lo controlla prima, poi decide se approvarlo.
Il modo più sicuro per iniziare è utilizzare il trigger di WooCommerce, il registro di Google Sheets, l'agente AI, il router e l'avviso su Telegram. Esegui il flusso di lavoro su ordini reali per alcuni giorni e controlla i risultati dell'IA nei registri di Bit Flows.
Una volta che l'output JSON è coerente e gli avvisi corrispondono al tuo processo di revisione dell'ordine, aggiungi il passaggio Gmail Human-in-the-Loop e l'azione finale Invia email.
In seguito, potrai ampliare il flusso di lavoro indirizzando diversi tipi di ordini a diversi membri del team. Potrai anche saltare la fase di approvazione per gli ordini a basso rischio. Queste modifiche possono essere apportate all'interno dello stesso canvas Bit Flows senza dover ricostruire il flusso di lavoro da zero.
Sì, l'Agente AI può leggere i dati degli ordini di WooCommerce, classificare la priorità, preparare avvisi interni e redigere email ai clienti in base alle regole del tuo negozio.
Google Sheets archivia prima i dati grezzi degli ordini, in modo che il tuo team disponga comunque di un record degli ordini pulito in caso di guasto dell'Agente IA o di un altro nodo.
Il JSON rende l'output dell'IA più facile da mappare, così i passaggi Router, avviso Telegram e approvazione Gmail possono leggere i campi corretti.
Ordini falliti, ordini in sospeso, note urgenti dei clienti e ordini ad alto valore in contrassegno dovrebbero solitamente attivare un allarme ad alta priorità.
Non per ordini sensibili; pagamenti in sospeso, ordini falliti, ordini in contrassegno e note urgenti devono passare attraverso Human in the Loop prima di inviare email ai clienti.
Sì, è necessaria una chiave API di OpenAI se si utilizza OpenAI come modello di chat per l'agente AI.
Sì, puoi fermarti dopo il logging di Google Sheets e gli avvisi di Telegram se hai bisogno solo del tracciamento interno degli ordini e delle notifiche del team.
Controlla i dati di attivazione di WooCommerce, le regole dei prompt AI, il formato di risposta JSON, le condizioni del router, la mappatura dei campi e i log di Bit Flows.
Dovresti testare gli ordini in sospeso, falliti, in attesa, COD di alto valore e con note urgenti prima di utilizzare il flusso di lavoro sui clienti reali.
