Möchten Sie Kundenfragen auf Ihrer WordPress-Website automatisch beantworten? Bit Flows kann Ihnen helfen! Es handelt sich um ein Automatisierungs-Plugin, mit dem Sie Arbeitsabläufe einrichten können, ohne dass Sie programmieren müssen. Bit Flows verbindet Dinge wie Ihre Kontaktformulare mit intelligenten Tools.
Sie können es mit ChatGPT, Gemini, Ihrem E-Mail-Server und weiteren Tools verknüpfen. Sie können alles mit einem einfachen visuellen Builder einrichten. Sie brauchen keine besonderen technischen Kenntnisse. Befolgen Sie einfach die Schritte in diesem Leitfaden.
Ich zeige Ihnen, wie Sie Fragen aus einem Formular sammeln können, automatische Beantwortung von Kundenfragen mit ChatGPT, und senden diese Antwort per E-Mail an Ihren Kunden. Sie bauen einen “Fluss” in WordPress auf, der sich selbst um den allgemeinen Support kümmert.
Mit Bit Flows sammeln Sie Fragen, die über die Formulare Ihrer Website gesendet werden. Bit Flows sendet die Frage an eine KI, die eine Antwort schreibt. Die Antwort der KI wird direkt an den Kunden gemailt.
Es läuft alles automatisch und erfordert keine Programmierung. Der Ablauf verwendet Ihr Formular, ein Tool namens Router, um die Fragen zu sortieren, eine KI-Aktion, um die Antwort zu schreiben, und eine Mail-Aktion, um sie zu versenden. Der Support wird schneller und einfacher für Sie und Ihre Kunden.
Verwenden Sie keine automatischen KI-Antworten für Rechnungs-, Konto- oder Sicherheitsfragen. Wenn ein Kunde diese Fragen stellt, ist es sicherer, ihn an einen echten Menschen zu schicken. Verwenden Sie auch keine KI-Antworten, wenn die Frage eines Kunden personenbezogene Daten oder rechtliche Vorschriften betrifft.
Später zeige ich Ihnen, wie Sie Bit Flows so einrichten können, dass es diese Sonderfälle erkennt. Sie können zum Beispiel Ihre Eingabeaufforderung so trainieren, dass sie der KI sagt: “Ich habe dies für einen Spezialisten markiert”, wenn eine Frage das Wort “Rechnung” oder “Passwort” enthält. Bit Flows kann dies mit nur wenigen Einstellungen handhaben.
KI funktioniert am besten bei Fragen, auf die es einfache, klare Antworten gibt. Für alles, was Konto-Änderungen, Rückerstattungen oder private Informationen erfordert, sollten Sie einen menschlichen Mitarbeiter hinzuziehen.
Tipp: Wenn Sie SMTP nicht einrichten, landen die E-Mails möglicherweise im Spam. Es ist eine gute Idee, Bit SMTP zuerst zu installieren und zu testen.
Schauen wir uns das Ziel an. Immer wenn jemand ein Support- oder Kontaktformular ausfüllt, erstellt Bit Flows eine Antwort mit KI und sendet diese Antwort per E-Mail zurück. Es kann auch die Details wie Name, E-Mail und Frage in Google Sheets speichern. Das Ganze ist völlig freihändig und hilft Ihrem Team, schnell zu bleiben.
Und so funktioniert es:
Formularvorlage (Auslöser): Ein Benutzer füllt Ihr Formular mit seinem Namen, seiner E-Mail-Adresse und seiner Frage aus.
Router-Werkzeug: Bit Flows prüft die Art der Frage.
AI-Aktion: Allgemeine Fragen gehen an ChatGPT oder Gemini. Die KI schreibt die Antwort.
Mail-Aktion: Die Antwort von AI wird per SMTP per E-Mail an Ihren Kunden gesendet.
(Optional) Google Sheets Aktion: Der gesamte Beitrag wird für Ihre Unterlagen gespeichert.
Sie führen all diese Schritte im Bit Flows-Builder aus, ohne jeglichen Code.
Beginnen wir mit der Erstellung eines Formulars zur Erfassung von Fragen.
Fügen Sie in Bit Form (oder dem von Ihnen bevorzugten Plugin) Felder für Name, E-Mail, Frage und eine Dropdown-Liste für die Kategorie hinzu (die Optionen “Allgemein” oder “Rechnungsstellung” funktionieren gut).
Fügen Sie das Formular in Ihre Kontakt- oder Supportseite ein, damit die Kunden es finden können. Stellen Sie sicher, dass Sie die genauen Bezeichnungen kennen (z. B. Name, E-Mail oder Frage). Sie werden sie bald brauchen. Senden Sie selbst einen Testeintrag ab, um zu prüfen, ob alle Felder korrekt funktionieren und der Eintrag wie erwartet erscheint.
Tipp: Verwenden Sie einfache Feldnamen wie “Name” und “E-Mail”, um die Einrichtung in Bit Flows zu erleichtern.
Lassen Sie uns nun Ihren Arbeitsablauf in Gang bringen.
Erstellen Sie eine neue Bewegung: Öffnen Sie in WordPress Bit Flows und gehen Sie zu Strömungen, und klicken Sie auf Neu hinzufügen. Geben Sie Ihrer Bewegung einen Namen und klicken Sie auf die Schaltfläche "Erstellen".
Verbinden Sie Ihr Formular als Auslöser: Wählen Sie Auslöser und wählen Sie Ihre Formular-App (wie Bit Form). Wählen Sie “Erfolg einreichen” und wählen Sie das richtige Formular.
Erfassen Sie einen Mustereintrag: Klicken Sie auf Antwort anhören damit Bit Flows Ihre Formulardaten lesen kann.
Einen Router hinzufügen: Nach Ihrem Auslöser, einfügen Router. Auf diese Weise lassen sich mehrere Zweige erstellen.
Sie können zum Beispiel Senden der Formularübermittlung an ein Google Sheet und Telegramm.
Bedingungen hinzufügen: Wenn die Kategorie “Rechnungsstellung” lautet, antwortet die KI nicht - diese Anfragen werden an einen Mitarbeiter weitergeleitet oder es wird eine Halteantwort gesendet. Fügen Sie dazu eine Bedingung hinzu.
Dies ist ein Beispiel für eine Bedingungen Knoten in Bit Flows. Sie können ähnliche Bedingungen je nach Ihren Anforderungen hinzufügen.
Der Router schützt sensible Themen, indem er sie aus den Händen der KI heraushält, und stellt sicher, dass die Kunden jederzeit die richtige Hilfe erhalten.
📌Telegramm ist im Bit Flows Pro Plan verfügbar. Alle anderen Aktionen, wie Google Sheets, Mail, Router und das Konditionstool, sind in Bit Flows völlig kostenlos.
Lassen Sie uns nun die KI einbinden, um automatisch eine Antwort für Ihren Kunden zu erstellen.
Klicken Sie zunächst auf das Pluszeichen (+) und wählen Sie entweder ChatGPT (OpenAI) oder Zwillinge als Ihr KI-Tool. Sie müssen Ihren API-Schlüssel eingeben, um den Dienst zu verbinden.
📌 Folgen Sie dieser einfachen Anleitung, um ChatGPT mit Ihrem Bit Flows-Workflow verbinden.
Sobald die Verbindung hergestellt ist, können Sie die Antwort der KI einrichten, indem Sie eine einfache Anweisung als “Eingabeaufforderung” hinzufügen, um die Antwort der KI zu steuern. Sie können zum Beispiel die folgende Aufforderung hinzufügen:
Personalisieren Sie die Antwort, indem Sie Felder wie {Name} und {Frage} aus den Formularfeldern. Mit Bit Flows können Sie diese Felder einfach per Drag & Drop in Ihre Eingabeaufforderung ziehen. Führen Sie nach dem Einrichten des Prompts einen Test durch, um zu sehen, wie die Antwort der KI aussieht. Passen Sie bei Bedarf den Wortlaut oder die Einstellungen an, um sicherzustellen, dass die Antwort genau richtig ist.
Sobald Sie zufrieden sind, wird die von der KI generierte Antwort als AI_Antwort, die im nächsten Schritt verwendet wird, um die E-Mail an Ihren Kunden zu senden.
Jetzt ist es an der Zeit, die Antwort zu verschicken - schnell und persönlich.
Mail-Aktion: Fügen Sie die E-Mail (SMTP) Aktion in den Zweig “Allgemeines”.
Von E-Mail: In der Von E-Mail wählen Sie die E-Mail-Adresse aus, von der die Antwort gesendet werden soll (dies kann Ihre Support-E-Mail oder die E-Mail des Benutzers sein).
Von Name: In der Von Name den Namen ein, unter dem die E-Mail erscheinen soll, z. B. “Bit Form Support”.”
An (E-Mail des Empfängers): Unter An, Wählen Sie die E-Mail-Adresse des Kunden aus (diese sollte aus dem Formular stammen, das Sie zuvor eingerichtet haben). Dadurch wird sichergestellt, dass die Antwort an den richtigen Empfänger geht.
CC (fakultativ): Wenn Sie eine Kopie der E-Mail an eine andere Person oder ein Team senden möchten, können Sie hier eine E-Mail-Adresse hinzufügen.
BCC (optional): Um eine Blindkopie der E-Mail zu erhalten, fügen Sie hier alle Empfänger-E-Mails hinzu.
Antwort an: Geben Sie eine Antwortadresse an, auf die Kunden bei Bedarf antworten können. Dies sollte normalerweise Ihre Support-E-Mail sein (z. B., [email protected]).
Thema: Schreiben Sie eine Betreffzeile für die E-Mail, z. B. “Wir haben Ihre Anfragen erhalten”.”
Körper: Karte der Körper Feld in die AI-generierte Antwort einfügen. Sie können zum Beispiel das Feld aus dem AI-Schritt verwenden, das den von ChatGPT generierten Antworttext enthält.
Testen Sie die E-Mail: Bevor Sie live gehen, klicken Sie auf Testlauf um eine Test-E-Mail zu senden und sicherzustellen, dass alles wie erwartet funktioniert.
Beispiel einer Test-E-Mail: Hier sehen Sie ein Beispiel für die Test-E-Mail, die Sie nach der Einrichtung der E-Mail-Aktion erhalten werden. Die E-Mail enthält eine freundliche Nachricht Ihres Support-Teams und bietet klare, schrittweise Anweisungen zur Frage des Kunden. Sie ist mit dem Namen des Kunden personalisiert und enthält hilfreiche Inhalte, die sicherstellen, dass die Antwort sowohl schnell als auch informativ ist.
Sie können je nach Bedarf weitere Aktionen hinzufügen.
Legen Sie immer eine maximale Länge für AI-Antworten fest, damit die E-Mails den richtigen Umfang haben; 150 bis 200 Wörter sind in der Regel ideal.
Bevor Sie live gehen, sollten Sie immer testen.
Häufige Probleme, mit denen Sie konfrontiert werden könnten:
Nach der Einrichtung von Bit Flows und AI-Antworten werden Sie diese Dinge bemerken:
Bit Flows macht die Automatisierung des Kundensupports auf WordPress einfach. Es ist keine Codierung erforderlich. In wenigen Schritten können Sie AI einrichten, um allgemeine Fragen zu beantworten und Antworten per E-Mail zu senden.
So spart Ihr Team Zeit und die Kunden freuen sich über schnelle Antworten. Sie können die Einrichtung an Ihre Bedürfnisse anpassen, z. B. Datensätze in Google Sheets speichern oder zusätzliche Funktionen hinzufügen.
Beginnen Sie noch heute mit dem Aufbau Ihres Bit Flows-Workflows. Automatisieren Sie Ihren Support und verbessern Sie Ihre WordPress-Website.
Ja! Bit Flows funktioniert mit über 50 verschiedenen Formular-Plugins: WPForms, Gravity Forms, Contact Form 7, und andere. Die Schritte in Bit Flows sind fast die gleichen.
Wählen Sie einfach die richtige KI-Aktion für Ihren Ablauf. Verwenden Sie OpenAI für ChatGPT und Gemini für die KI von Google. Stellen Sie sicher, dass Sie den richtigen API-Schlüssel haben.
Verwenden Sie das Tool Router, um diese Fragen zu trennen. Sie können Ihrer KI in der Eingabeaufforderung auch sagen, dass sie diese Fragen nicht beantworten soll.
Wenn Sie SMTP richtig verwenden und Bit SMTP eingerichtet ist, sollten Ihre E-Mails in den Posteingängen ankommen und nicht als Spam.
Ja, fügen Sie einfach die richtige Aktion in Ihren Ablauf ein. Bit Flows bietet Optionen für Google Sheets, HubSpot und andere.
Bitten Sie die KI in Ihrer Eingabeaufforderung, in der gewünschten Sprache zu antworten, oder fügen Sie einen Übersetzungsschritt hinzu, bevor Sie die Anfrage an die KI senden.
Ja. Sie können eine Zweigstelle einrichten, die Antworten zur Überprüfung an einen Agenten sendet. Erst nach der Genehmigung wird die Antwort an den Kunden gesendet.
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