¿Desea responder automáticamente a las preguntas de sus clientes en su sitio WordPress? Bit Flows puede ayudarle. Es un plugin de automatización que le permite configurar flujos de trabajo sin necesidad de codificación. Bit Flows conecta elementos como tus formularios de contacto con herramientas inteligentes.
Puedes vincularlo con ChatGPT, Gemini, tu servidor de correo electrónico y más herramientas. Puedes configurarlo todo con un sencillo constructor visual. No necesitas conocimientos técnicos especiales. Sólo tienes que seguir los pasos de esta guía.
Le mostraré cómo recopilar preguntas de un formulario, responder automáticamente a las preguntas de los clientes con ChatGPT, y envíe por correo electrónico esa respuesta a su cliente. Construye un “flujo” en WordPress que se encargue por sí solo de la asistencia común.
Con Bit Flows, usted recoge las preguntas enviadas a través de los formularios de su sitio web. Bit Flows envía la pregunta a una IA, que redacta una respuesta. La respuesta de la IA se envía por correo electrónico directamente al cliente.
Es todo automático y no necesita codificación. El flujo utiliza su formulario, una herramienta llamada Router para ordenar las preguntas, una AI Action para escribir la respuesta y una Mail Action para enviarla. La asistencia es más rápida y sencilla para usted y sus clientes.
No utilices respuestas automáticas de IA para preguntas sobre facturación, cuentas o seguridad. Si un cliente pregunta sobre estos temas, es más seguro enviarlo a una persona real. Tampoco utilices respuestas automáticas cuando la pregunta esté relacionada con datos personales o normas legales.
Más adelante te enseñaré cómo configurar Bit Flows para que reconozca estos casos especiales. Por ejemplo, puedes entrenar tu prompt para que le diga a la IA: “He marcado esto para un especialista” cuando una pregunta tenga la palabra “facturación” o “contraseña”. Bit Flows puede manejar esto con sólo unos pocos ajustes.
La IA funciona mejor con preguntas que tienen respuestas sencillas y claras. Para cualquier cosa que requiera cambios en la cuenta, reembolsos o información privada, recurre a un agente humano.
Consejo: Si no configuras SMTP, los correos pueden acabar en spam. Es una buena idea instalar y probar Bit SMTP primero.
Veamos el objetivo. Cada vez que alguien rellene un formulario de asistencia o contacto, Bit Flows creará una respuesta con IA y se la enviará por correo electrónico. También puede guardar los detalles -como el nombre, el correo electrónico y la pregunta- en Google Sheets. Todo ello es manos libres y ayuda a tu equipo a ser rápido.
Así es como funciona:
Presentación del formulario (desencadenante): Un usuario rellena el formulario con su nombre, correo electrónico y su pregunta.
Herramienta de fresado: Bit Flows comprueba el tipo de pregunta.
Acción AI: Las preguntas generales van a ChatGPT o Gemini. AI escribe la respuesta.
Acción de correo: La respuesta de AI se envía por correo electrónico a su cliente mediante SMTP.
(Opcional) Acción de Google Sheets: El envío completo se guarda para su consulta.
Todos estos pasos se realizan en el constructor Bit Flows, sin código alguno.
Empecemos por crear el formulario para recoger las preguntas.
En Bit Form (o el plugin que prefiera), añada campos para Nombre, Correo electrónico, Pregunta y un desplegable para Categoría (las opciones “General” o “Facturación” funcionan bien).
Añada el formulario a su página de contacto o asistencia para que los clientes puedan encontrarlo. Asegúrese de conocer las etiquetas exactas (como nombre, correo electrónico o pregunta). Las necesitará pronto. Envíe usted mismo una entrada de prueba para comprobar que todos los campos funcionan correctamente y que la entrada aparece como se espera.
Consejo: Utilice nombres de campo sencillos como “nombre” y “correo electrónico” para facilitar la configuración en Bit Flows.
Ahora vamos a poner en marcha tu flujo de trabajo.
Crear un nuevo flujo: En WordPress, abra Bit Flows, vaya a Flujos, y haga clic en Añadir nuevo. Dale un nombre a tu flujo y pulsa el botón Crear.
Conecte su formulario como disparador: Seleccione Disparador y elige tu aplicación de formulario (como Bit Form). Elige “Submit Success” y selecciona el formulario correcto.
Captura una entrada de muestra: Haga clic en Escuchar la respuesta para que Bit Flows pueda leer los datos de tu formulario.
Añade un router: Después de su gatillo, añadir un Router. Esto ayuda a crear múltiples ramas.
Por ejemplo, puede enviar el envío del formulario a una hoja de Google y Telegram.
Añadir condiciones: Si la categoría es “Facturación”, la IA no responderá: se dirigirá a un humano o enviará una respuesta de espera. Para ello, añade una condición.
Este es un ejemplo de condiciones nodo en Bit Flows. Puede añadir condiciones similares según sus necesidades.
El router protege los temas delicados manteniéndolos fuera del alcance de la IA y garantiza que los clientes reciban siempre la ayuda adecuada.
📌Telegram está disponible en el plan Bit Flows Pro. Todas las demás acciones, como Google Sheets, Mail, Router y la herramienta Condición, son totalmente gratuitas en Bit Flows.
Ahora, conectemos la IA para generar automáticamente una respuesta para su cliente.
En primer lugar, haga clic en el icono más (+) y seleccione ChatGPT (OpenAI) o Géminis como tu herramienta de IA. Tendrás que introducir tu clave API para conectar el servicio.
📌 Sigue esta sencilla guía para conecte ChatGPT a su flujo de trabajo Bit Flows.
Una vez conectado, configura la respuesta de la IA añadiendo una instrucción sencilla como “prompt” para guiar la respuesta de la IA. Por ejemplo, puedes añadir la siguiente instrucción:
Personalice la respuesta utilizando campos como {Nombre} y {Pregunta} de los campos del formulario. Bit Flows facilita la tarea de arrastrar y soltar estos campos en el formulario. Después de configurar el aviso, haz una prueba para ver cómo queda la respuesta de la IA. Si es necesario, ajusta la redacción o la configuración para asegurarte de que la respuesta es la correcta.
Cuando estés satisfecho, la respuesta generada por la IA se guardará como AI_Respuesta, que se utilizará en el siguiente paso para enviar el correo electrónico a su cliente.
Ahora es el momento de enviar esa respuesta, rápida y personalmente.
Acción de correo: Añada el Correo (SMTP) acción a la rama “General”.
Del correo electrónico: En el Del correo electrónico elija la dirección de correo electrónico desde la que desea que se envíe la respuesta (puede ser su correo de asistencia o el del usuario).
De Nombre: En el De Nombre introduzca el nombre con el que desea que aparezca el correo electrónico, por ejemplo “Soporte Bit Form”.”
A (Correo electrónico del destinatario): En A, Seleccione la dirección de correo electrónico del cliente (debe estar asignada desde el formulario que configuró anteriormente). Esto garantiza que la respuesta llegue al destinatario correcto.
CC (opcional): Si necesita enviar una copia del correo electrónico a otra persona o equipo, puede añadir una dirección de correo electrónico aquí.
CCO (opcional): Para obtener una copia oculta del correo electrónico, añada aquí las direcciones de correo electrónico de los destinatarios.
Responder a: Establezca una dirección de respuesta a la que los clientes puedan responder en caso necesario. Normalmente debería ser su correo electrónico de asistencia (por ejemplo, support@example.com).
Asunto: Escriba una línea de asunto para el correo electrónico, como “Hemos recibido sus consultas”.”
Cuerpo: Mapa del Cuerpo a la respuesta generada por la IA. Por ejemplo, puede utilizar el campo del paso AI, que contiene el texto de respuesta generado por ChatGPT.
Probar el correo electrónico: Antes de salir en directo, haga clic en Prueba de funcionamiento para enviar un correo electrónico de prueba y asegurarse de que todo funciona como se espera.
Ejemplo de correo electrónico de prueba: Este es un ejemplo del correo electrónico de prueba que recibirá después de configurar la acción de correo electrónico. El correo electrónico incluye un mensaje amistoso de su equipo de asistencia y proporciona instrucciones claras, paso a paso, basadas en la pregunta del cliente. Está personalizado con el nombre del cliente e incluye contenido útil, lo que garantiza que la respuesta sea rápida e informativa.
Puede añadir más acciones según sus necesidades.
Establece siempre una longitud máxima para las respuestas de AI, de modo que los correos electrónicos tengan el tamaño adecuado; entre 150 y 200 palabras suele ser lo ideal.
Antes de ponerte en marcha, siempre debes hacer pruebas.
Problemas comunes a los que puede enfrentarse:
Después de configurar Bit Flows y las respuestas AI, te darás cuenta de estas cosas:
Bit Flows simplifica la automatización de la atención al cliente en WordPress. No es necesario programar. Con unos pocos pasos, puede configurar AI para responder a preguntas comunes y enviar respuestas por correo electrónico.
Esto ahorra tiempo a su equipo y mantiene a los clientes contentos con respuestas rápidas. Puede personalizar la configuración para adaptarla a sus necesidades, incluido el almacenamiento de registros en hojas de cálculo de Google o la adición de funciones adicionales.
Empiece hoy mismo a crear su flujo de trabajo Bit Flows. Automatice su soporte y mejore su sitio WordPress.
Sí, Bit Flows funciona con más de 50 plugins de formularios diferentes: WPForms, Gravity Forms, Contact Form 7, y otros. Los pasos en Bit Flows son casi los mismos.
Sólo tienes que elegir la acción de IA adecuada en tu flujo. Utiliza OpenAI para ChatGPT y Gemini para la IA de Google. Asegúrate de que tienes la clave API correcta.
Utiliza la herramienta "Router" para separar estas preguntas. También puedes decirle a tu IA que no las responda.
Si utiliza SMTP correctamente y Bit SMTP está configurado, sus correos electrónicos deberían llegar a las bandejas de entrada, no al spam.
Sí, sólo tienes que añadir la acción correcta en tu flujo. Bit Flows tiene opciones para Google Sheets, HubSpot y otros.
Pida a la IA que responda en el idioma necesario en su pregunta, o añada un paso de traducción antes de enviarla a la IA.
Sí. Puede configurar una sucursal que envíe las respuestas a un agente para que las revise. Sólo después de la aprobación, la respuesta se envía al cliente.
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