Domine a Automação de Fluxos de Trabalho Multietapas: Desbloqueie Seu Poder (Guia para Iniciantes)

Novo em automação de fluxo de trabalho multi-etapas? Curioso para saber como funciona? Este guia para iniciantes com exemplos em tempo real torna a automação fácil de entender!

Você sabia sobre 29% de organizações estão decidindo implementar a automação de fluxos de trabalho low-code, enquanto 24% das organizações já começaram a implementar e já estão colhendo os benefícios? 

Dito isso, à medida que as indústrias se voltam para a automação sem chance de retorno, fica evidente que a automação de fluxo de trabalho não é mais opcional – é uma necessidade.

Avançando, sabemos que fluxos de trabalho simples, como atualizar planilhas, são comparatively fáceis de automatizar. Mas você já pensou no que acontecerá quando precisar automatizar todo o seu sistema operacional, isso envolverá múltiplas ações e condições! Exatamente, é aí que fluxo de trabalho de várias etapas a automação entra em cena.

Mas o que são esses fluxos de trabalho de várias etapas? Se você é iniciante e novo na automação de fluxos de trabalho e se sente sobrecarregado com tarefas complexas, este guia é para você! Ele lhe dará uma compreensão detalhada dos fluxos de trabalho de várias etapas e como eles podem revolucionar seus processos de negócios, continue lendo...

O que são fluxos de trabalho de várias etapas?

Fluxos de trabalho de várias etapas referem-se a um processo que envolve uma série estruturada de ações interconectadas acionadas por eventos específicos, projetadas para completar processos complexos. Na maioria das vezes, esses fluxos de trabalho são executados sequencialmente. Fluxos de trabalho de várias etapas são seguidos para realizar operações maiores, como: 

Cenário de Fluxo de Trabalho de Múltiplas EtapasUm novo funcionário está se juntando à equipe

• Passo 1O processo começa quando o funcionário é adicionado ao sistema.
• Passo 2Um e-mail de boas-vindas juntamente com as regras da empresa é enviado ao novo membro.
• Passo 3Os detalhes do funcionário são adicionados aos sistemas de folha de pagamento e benefícios.
• Passo 4Os funcionários têm acesso à assinatura de aplicativos premium.
• Passo 5Sessões de orientação e treinamento são organizadas pelo gerente. 
• Passo 6As tarefas são atribuídas pelo líder da equipe após o treinamento.

Dessa forma, muitos fluxos de trabalho complexos são gerenciados por uma ferramenta de automação de fluxo de trabalho em várias etapas. Portanto, ao automatizar fluxos de trabalho tão complicados, você se sentirá como se tivesse descoberto uma nova caça ao tesouro. 

Seja você dono de uma pequena empresa, gerente de equipe ou organizador de projetos pessoais, automatizar esses fluxos de trabalho de várias etapas por meio de uma ferramenta de automação avançada pode realmente transformar a maneira como você trabalha e aumentar a produtividade do seu negócio.

Vamos adquirir um pouco de conhecimento sobre o que é automação de fluxo de trabalho de várias etapas e como ela funciona. Como isso nos trará benefícios. Tentaremos obter alguns exemplos em tempo real de automação de fluxo de trabalho de várias etapas para que você possa entender seus casos de uso e relacioná-los ao seu próprio cenário. Vamos lá.

O que é Automação de Fluxo de Trabalho Multi-Etapas?

Acima você viu um exemplo de fluxo de trabalho de várias etapas, agora a pergunta é sua equipe fará essas tarefas totalmente sozinha, manualmente? A resposta é absolutamente não.

A razão é bastante razoável: exigirá uma grande força de trabalho, recursos significativos e uma enorme quantidade de tempo. Portanto, a opção mais inteligente é usar automação de fluxo de trabalho multifásico. 

Com a automação de fluxo de trabalho de várias etapas, você pode simplificar seus processos complexos automatizando sequências de ações. Para que isso aconteça, você precisará de ferramentas de automação como Bit Flows, Zapier ou Make. Hoje vou usar o Bit Flows para mostrar como você pode automatizar fluxos de trabalho.

O Bit Flows é uma poderosa ferramenta de automação e integração. Embora seja um plugin do WordPress, ele pode ser usado facilmente fora do WordPress, em um subdomínio, o que o torna um alternativa perfeita ao Zapier. Oferece instalações de primeira linha a um preço acessível. 

Para começar, você só precisa instalar e ativar Bit Flows do diretório do WordPress. Para uma configuração mais tranquila, você pode visitar nosso guia do usuário. Uma vez que a configuração for concluída, você poderá começar a projetar fluxos de trabalho de acordo com as necessidades do seu negócio. 

Deixe-me mostrar um exemplo:

Por exemplo, você é dono de uma loja de e-commerce e quer transferir os detalhes do pedido do cliente para o equipe de marketing > equipe de gerenciamento de estoque para CRM notificar o cliente automaticamente 

Com o Bit Flows, você consegue fazer isso com um único clique:

• Quando um cliente fizer um pedido através do envio de um formulário, os dados serão adicionados à lista de e-mail marketing no Mailchimp
• Depois disso, ele atualizará automaticamente seu Zoho Inventory
• Em seguida, enviará o e-mail de confirmação via SendGrid para os clientes
• Por fim, o fluxo de trabalho automatizado atualizará os detalhes de envio no Hubspot e notificará os clientes sobre o pedido.

Todas essas etapas ocorrem de forma sequencial e automática, sem intervenção manual. O Bit Flows, por ser um software de automação do tipo “low code” e “no code” integrado ao WordPress, é adequado para qualquer pessoa, mesmo para usuários sem conhecimentos técnicos. Assim, permite que você automatize todo o seu negócio sem precisar escrever uma única linha de código. 

Incrível, né?

Agora, é hora de aprender sobre os componentes-chave de qualquer fluxo de trabalho complexo de várias etapas.

Componentes-chave da Automação de Fluxo de Trabalho de Múltiplas Etapas

1. Gatilho (Ponto de Partida):

Em fluxos de trabalho, o evento que inicia o fluxo de trabalho é conhecido como Gatilho. Pode ser o envio de um formulário ou a inscrição em uma newsletter.

2. Ações:

Ações são os passos subsequentes de um evento de gatilho. Mais especificamente, é o evento que ocorre em resposta ao gatilho. É mais como a lógica “Se-então”, onde “se” representa o gatilho e "então" representa as ações.  

Por exemplo, enviar um e-mail quando um cliente assina a Netflix preenchendo um formulário. Ou, atualizar o registro de estoque do sistema de inventário sempre que o cliente compra o produto. 

Cada etapa é concluída automaticamente, passo a passo, após o evento de gatilho.  

3. Lógica Condicional:

Em fluxos de trabalho avançados, você pode incorporar lógica condicional para tornar o processo mais personalizável. Definir condições significa que apenas quando essas condições específicas forem cumpridas, a próxima ação será executada. Por exemplo:

Por exemplo, ao se inscrever em um serviço de assinatura, se o cliente selecionar a opção “Plano Premium”só então envia um e-mail com os detalhes da oferta especial. Dessa forma, você pode filtrar dados usando uma lógica condicional.

4. Ferramentas:

Quase todas as ferramentas de automação possuem ferramentas avançadas como atraso, roteador, repetidor, etc. para lidar com automação de fluxo de trabalho complexa em várias etapas. 

Benefícios da automação de fluxos de trabalho em várias etapas

O que acontece se você precisar atualizar todos os dados manualmente no seu CRM, no Google Sheets ou em qualquer outra plataforma? Eu sei, isso é muito chato, demorado e vai prejudicar sua produtividade. Você terá dezenas de benefícios ao automatizar essas atividades monótonas. Seja esperto e deixe que tudo seja feito automaticamente. Bem, vamos ver quais benefícios você terá.

• Eficiência Aprimorada: Quando você automatiza aquelas tarefas demoradas, repetitivas e de múltiplos passos, isso economiza tempo e esforço.
• Erro reduzido: Quando todo processo simples e complexo é automatizado, o risco de erro humano diminui. Assim, você obtém dados mais precisos.
• Economiza tempo: O tempo gasto em atividades chatas diminui enquanto o tempo gasto em tarefas produtivas e de alta prioridade aumenta.
• Maior Escalabilidade: Fluxos de trabalho de várias etapas melhoram a escalabilidade do seu negócio, podendo gerenciar a maior parte dos fluxos de trabalho como um profissional.
• Tempos de resposta mais rápidos Ao eliminar gargalos e atrasos entre as etapas, o tempo total do processo é significativamente reduzido. 
• Melhor Colaboração: Com processos automatizados, todos ficam na mesma página, melhorando a coordenação da equipe.

Agora, vamos discutir alguns cenários reais de automação de fluxo de trabalho

Vamos ver alguns exemplos de automação de fluxo de trabalho multi-etapas em tempo real

A automação de fluxo de trabalho é usada em várias indústrias para melhorar a eficiência do negócio, para simplificar tarefas complexas, e aumentar a produtividade. Agora, vou mostrar alguns dos casos de uso de fluxos de trabalho de várias etapas em diferentes áreas:

Comércio eletrônico

A automação de fluxo de trabalho é ainda mais crucial para indivíduos que gerenciam lojas online. 

Você sabe por quê? 

Isso ocorre porque os clientes aqui são muito sensíveis à ineficiência. Por exemplo, se os clientes não recebem respostas para suas perguntas ou não conseguem encontrar uma atualização em tempo real do pedido, isso os frustra muito. Isso eventualmente leva a uma avaliação negativa. Aqui, uma única avaliação negativa é suficiente para manchar a reputação da marca. 

Nesse caso, usar automação de fluxo de trabalho pode automatizar todas as etapas de compras online, melhorando eventualmente a experiência dos clientes. Ao garantir uma transição suave da navegação para a compra e o envio. 

Vamos ver algumas áreas onde empresas de comércio eletrônico podem usar automação de fluxo de trabalho em várias etapas.

• Processamento de Pedidos: Este é o lugar onde todo vendedor comete erros em qualquer ponto da venda. Seja com dados do cliente, itens do pedido ou com políticas de reembolso. Se todo esse processo for automatizado, não haverá espaço para erros, na verdade, as coisas acontecerão mais rapidamente e com precisão.

• Rastreamento de vendas: O rastreamento de vendas é importante porque oferece uma atualização do estoque e também mantém você informado sobre o tipo de pessoas que estão comprando. Além disso, que tipo de produto está em alta? Dessa forma, você conhece melhor seu público-alvo. 

Com a automação de fluxo de trabalho, se você conectar seu site de loja virtual aos seus sistemas de CRM, canais de marketing e software de contas, poderá rastrear facilmente essas vendas sem nenhum esforço.

• Adicionando clientes a uma lista de mala direta: Convencir seus clientes a voltarem, após a primeira compra, adicionando-os à sua lista de e-mails. Você pode fazer isso integrando o site da sua loja online à sua plataforma de e-mail marketing.

• Converse com seus clientes para que eles deem feedback: No mundo de hoje, provas sociais são provas maiores. Elas podem construir ou destruir a imagem de uma marca. Com a automação de fluxo de trabalho, é possível automatizar o processo de coleta de avaliações.

Recursos Humanos (Departamento de RH)

Assim como as lojas de comércio eletrônico, os Departamentos de RH têm muitas tarefas repetitivas e tediosas que precisam ser automatizadas. O objetivo de usar a automação de fluxo de trabalho é melhorar a precisão e a eficácia desses processos. Além disso, liberta os membros da equipe de todo o incômodo da entrada manual. 

Por exemplo, o departamento de RH tem que gerar relatórios de desempenho, acompanhar o onboarding e offboarding de funcionários, gerenciar solicitações de licença e muito mais. 

Agora, vamos verificar algumas das tarefas demoradas de uma equipe de RH que podem ser automatizadas:

• Gerenciamento do Onboarding/Offboarding de Funcionários:

Quando um novo funcionário entra ou sai, a equipe de RH tem que lidar com 

algumas atividades básicas. Essas atividades inserem manualmente a data de admissão/demissão, salário, cargo, departamento, etc. Honestamente, inserir manualmente todas essas informações no sistema é muito cansativo e consome muito tempo. 

Portanto, uma solução inteligente é usar a automação de fluxos de trabalho. Isso pode acelerar o processo com pouco esforço manual. 

• Aprovação de Solicitação de Licença:

Muitas vezes, vemos que o gerenciamento de e-mails de solicitação de licença manualmente acumula caixas de entrada, causando atrasos nas decisões. Além disso, também cria falhas de comunicação desnecessárias. Portanto, para evitar todo esse incômodo, por que não facilitar o processo projetando um automatizado Solicitação de licença sistema? 

Interessante, né?

Deixe-me mostrar um exemplo:

• Formulário de Solicitação de Folga **Informações do Funcionário:** * **Nome completo:** [Campo de texto] * **Cargo:** [Campo de texto] * **Departamento:** [Campo de texto] * **ID do Funcionário:** [Campo de texto] **Detalhes da Solicitação:** * **Tipo de folga:** * [ ] Férias * [ ] Licença médica * [ ] Licença pessoal * [ ] Outro (especificar): [Campo de texto] * **Data de início da folga:** [Campo de data] * **Data de término da folga:** [Campo de data] * **Número total de dias de folga:** [Campo de texto] * **Motivo da folga (se aplicável):** [Campo de texto grande] * **Informações de contato durante a folga:** * **Telefone:** [Campo de texto] * **E-mail:** [Campo de texto] **Informações para Aprovação:** * **Nome do Gerente:** [Campo de texto] * **Data da solicitação:** [Campo de data] * **Assinatura do funcionário:** [Assinatura digital ou campo para impressão] --- **Para uso da Gerência e RH:** * **Aprovado pelo gerenciador:** * [ ] Sim * [ ] Não * **Comentários do gerente:** [Campo de texto grande] * **Nome do gerente:** [Campo de texto] * **Assinatura do gerente:** [Assinatura digital ou campo para impressão] * **Data da aprovação:** [Campo de data] * **Aprovado pelo RH:** * [ ] Sim * [ ] Não * **Comentários do RH:** [Campo de texto grande] * **Nome do representante do RH:** [Campo de texto] * **Assinatura do representante do RH:** [Assinatura digital ou campo para impressão] * **Data da aprovação:** [Campo de data] **Instruções de acesso para Gerentes e Equipe de RH:** Este formulário será armazenado em um sistema de gestão de RH online [Nome do sistema ou plataforma, por exemplo: SharePoint, Google Drive, ferramenta específica de RH]. Os gerentes e a equipe de RH terão acesso direto a esta pasta/módulo para visualização e aprovação das solicitações. Uma notificação por e-mail será enviada automaticamente ao gerente e ao RH assim que um funcionário submeter uma nova solicitação. 
• Envie notificações instantâneas para gerentes e a equipe de RH quando alguém enviar o formulário. Dessa forma, eles poderão revisar e aprovar as solicitações rapidamente. 
• Mantenha um calendário de licenças e compartilhe-o com o departamento. Assim, não ocorrerão conflitos de agendamento e a equipe trabalhará em sincronia.

Portanto, com um sistema de automação de fluxo de trabalho, as solicitações de licença podem ser processadas de forma mais eficiente. Além disso, as solicitações serão aprovadas mais rapidamente e a equipe permanecerá mais organizada e informada, garantindo que o trabalho ocorra sem interrupções.

• Reembolso de Despesas de Funcionário:

Normalmente, quando um funcionário gasta com necessidades do escritório, ele envia o relatório de despesas para o gerente. O gerente o encaminha para a equipe financeira, que então insere manualmente as informações do relatório no sistema de folha de pagamento. Posteriormente, isso é adicionado ao próximo contracheque do funcionário.

Eu sei que a rota é longa, sem esquecer o risco de erro humano:/

No entanto, a automação de fluxo de trabalho de várias etapas pode gerenciar o reembolso de despesas como Tony Stark. 

• Os membros da equipe podem enviar um formulário de reembolso online.
• Envie automaticamente para o gerente, depois eles podem movê-lo para a equipe financeira. 
• O relatório é avaliado e aprovado pela equipe de finanças e integrado automaticamente ao sistema de gestão de folha de pagamento.  

Atendimento ao Cliente

Talvez nenhum outro departamento de uma empresa seja mais benéfico do que o de atendimento ao cliente com automação de fluxo de trabalho. Como? Veja quais são as tarefas comuns e repetitivas de uma equipe de atendimento ao cliente – Gerenciar roteamento de tickets, resolução de problemas, entrada de dados e acompanhamento de clientes. 

Automatizar essas tarefas rotineiras funcionará como elevar o nível do seu atendimento ao cliente. Isso reduzirá erros humanos, melhorará o tempo de resposta e garantirá clientes mais satisfeitos e felizes. 

Por exemplo, um sistema de roteamento automático de chamados será capaz de classificar e organizar as consultas dos clientes. E encaminhá-las automaticamente para os departamentos adequados para um melhor atendimento. Isso resultará em uma resolução de problemas mais rápida e em uma melhor experiência do cliente.

Pipeline de Vendas

Vendas é o departamento mais estressante de uma empresa, pois detém uma enorme responsabilidade pela condição financeira da empresa. Eles são responsáveis pela conversão de visitantes em potenciais clientes. 

O fluxo de trabalho do funil de vendas geralmente inclui processos como acompanhamentos, agendamento de reuniões, definição de cotas, rastreamento de leads, atualização de CRMs e manutenção da comunicação para manter a equipe sincronizada. 

Na maioria das vezes, os representantes de vendas gastam seu tempo valioso nessas atividades repetitivas em vez de vender de fato. Além disso, gerenciar todo o funil de vendas manualmente faz com que eles se sintam como se estivessem gerenciando muitas coisas ao mesmo tempo.

Felizmente, automatizar o fluxo de trabalho do pipeline de vendas tornará este processo confuso mais simplificado e organizado. Por exemplo, quando um negócio é fechado, um sistema de automação atualizará automaticamente o pipeline e informará os membros da equipe por meio de uma notificação no canal para celebrar a conquista. 

Um sistema automatizado de pipeline de vendas garantirá maior precisão, economizará tempo e dará aos funcionários mais tempo para se concentrar em vender. 

Marketing

A automação de fluxos de trabalho no marketing economiza um tempo enorme para eles, permitindo que se concentrem em suas atividades principais trazendo inovação, fortalecendo a colaboração e projetando roteiros estratégicos.

Vamos ver em qual aspecto das operações de marketing a automação de fluxo de trabalho pode ser benéfica:

• Geração de Leads A automação de fluxo de trabalho pode tornar o processo cansativo de coleta de leads, triagem e direcionamento de clientes para o destino correto mais tranquilo.
• Segmentação de Clientes: É de suma importância entender o tipo de cliente para que você possa dar as respostas certas que ele está buscando. 

Portanto, aqui a automação pode ajudar classificando automaticamente os clientes com base em seus traços comportamentais, para conexões significativas. 

• Refinamento de Dados: Erros de dados e problemas de formatação são frequentemente o pesadelo de um profissional de marketing. Mas por que temer? Quando a automação de fluxo de trabalho está aqui! Com a automação, capture erros como um profissional e refine dados sem trabalho manual.

Gerenciamento de Projetos 

Em um negócio, a equipe de gestão de projetos é responsável por manter os projetos nos trilhos. E não podemos esquecer que manter os projetos nos trilhos e entregá-los no prazo não é uma tarefa simples. Seja incentivando os membros da equipe ou garantindo que tudo esteja dentro do orçamento, os gerentes de projeto são os responsáveis por tudo. 

Gerentes de projeto podem usar a automação de fluxo de trabalho nas seguintes áreas:

• Criando Relatórios: A automação de fluxo de trabalho pode ser usada por gerentes de projeto para gerar relatórios sobre o status do projeto. Isso pode ser enviado posteriormente a todos os stakeholders. 
• Atribuição de Tarefas: Com a automação, a atribuição de tarefas se tornará mais fácil para os gerentes de projeto. 
• Garante a entrega pontual: Gerentes de projeto não precisam lembrar os membros da equipe manualmente para completar a tarefa antes do prazo. A automação permite que eles automatizem o processo, garantindo a entrega dentro do prazo. 

Gerentes de Mídias Sociais

Gerentes de mídias sociais são os contadores de histórias da sua marca. Eles criam conteúdo envolvente e informativo, compartilham-no em várias plataformas e constroem fortes relacionamentos com seguidores. 

Com a automatização de fluxo de trabalho, gerentes de mídias sociais podem simplificar a criação de conteúdo, analisar o comportamento do cliente e se manter atualizados com as últimas tendências sem esforço extra.

Em seguida, confira algumas áreas onde gerentes de redes sociais podem usar automação de fluxo de trabalho para aumentar a eficácia:

• Manter a visibilidade da marca: Como os gerentes de mídias sociais não podem ficar em todas as plataformas ao mesmo tempo, a automação de fluxo de trabalho pode fazer o trabalho deles. A automação pode ajudar os gerentes a acompanhar o que os usuários estão dizendo sobre sua marca. 

• Coleta de Ideias de Conteúdo: Cada vez que pensar em novas ideias de conteúdo manualmente é demorado. A automação tornará fácil gerar novas ideias sem esforço, ajudando você a economizar tempo e a se manter criativo.
• Compartilhando Conteúdo Entre Diferentes Plataformas: Postar manualmente em várias plataformas pode ser esmagador, especialmente com cada plataforma social tendo seu próprio algoritmo e público. No entanto, com a automação de fluxo de trabalho, essa tarefa se tornará muito mais rápida – até 10 vezes mais rápida!

Resumo

Eu acredito que, após a leitura até aqui, você agora deve ter uma compreensão sólida do que é um fluxo de trabalho de várias etapas e como você pode automatizar essas tarefas complexas. Agora, você sabe que a automação de fluxos de trabalho de várias etapas não é mais um modismo, é como um fenômeno do cotidiano em nossas vidas. 

Seja no e-commerce, RH, finanças, marketing ou vendas, automatizar seus processos pode melhorar a eficiência, reduzir erros humanos e, finalmente, aumentar a produtividade da equipe.

Dito isso, usar uma ferramenta avançada de automação de fluxos de trabalho como o Bit Flows pode ser uma situação em que todos saem ganhando. O Bit Flows garante que suas tarefas sejam executadas automaticamente dentro do prazo, sem erros. Ao otimizar essas operações repetitivas, você não só libera tempo para que sua equipe se concentre em tarefas mais criativas e estratégicas, como também contribui para a satisfação dos seus clientes. 

Então, adote a automação de fluxo de trabalho de várias etapas hoje mesmo e veja a diferença.