A maioria das caixas de entrada lida com e-mails da mesma forma. Uma mensagem chega, alguém a lê, decide como responder, escreve a resposta e a envia. Quando a caixa de entrada está ocupada, as respostas ficam mais lentas. Quando a equipe é pequena, os e-mails se acumulam mais rápido do que qualquer um pode respondê-los.
Automatizar completamente as respostas também não é a solução. Uma solicitação de reembolso, uma reclamação de cobrança ou um problema de acesso à conta não devem ser respondidos por IA sem que alguém verifique a resposta primeiro. Um Agente de IA no Gmail com aprovação humana resolve ambos os problemas.
IA lida com leitura, classificação e rascunho. Um revisor humano aprova ou rejeita antes que algo chegue ao cliente. O fluxo de trabalho roda automaticamente. A resposta só é enviada quando uma pessoa diz que deve.
Este fluxo de trabalho utiliza o Bit Flows para criar um agente de IA do Gmail que ajuda a gerenciar respostas sem conceder controle total à IA. O Bit Flows verifica os e-mails não lidos do Gmail, envia cada mensagem ao agente de IA e permite que a IA classifique o e-mail, defina a prioridade e prepare um rascunho de resposta curto.
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JA Processado por IA.Para este fluxo de trabalho, usaremos o Bit Flows. Ele permite criar fluxos de trabalho automatizados com gatilhos, ações, ferramentas, Agente de IA, condições, Gmail, Google Sheets, e Humano no Ciclo avaliação.
Para instalar o Bit Flows, acesse o painel do WordPress. Abra Plugins → Adicionar Novo, procure por Bit Flows e, em seguida, clique em “Instalar agora” e “Ativar”.
Antes de configurar os nós, aqui está o caminho completo do fluxo de trabalho:
Este fluxo de trabalho é útil quando você quer que a IA ajude na triagem de e-mails e no rascunho de respostas, mas ainda quer que uma pessoa real aprove a resposta antes que ela chegue ao cliente.
Você pode usá-lo para caixas de entrada de suporte, e-mails de vendas, solicitações de parceria, perguntas de faturamento, mensagens de clientes e caixas de entrada de pequenas equipes onde respostas automáticas completas são muito arriscadas.
| Ferramenta ou app | Papel no fluxo de trabalho |
| Agendar | Inicia o fluxo de trabalho automaticamente |
| Gmail Encontrar E-mail | Encontra e-mails não lidos na caixa de entrada |
| Iterador | Processa cada e-mail encontrado, um por um |
| Gmail Obter Detalhes do Email | Obtém o assunto do e-mail, remetente, trecho e ID da mensagem |
| Agente de IA | Classifica o e-mail e escreve um rascunho de resposta |
| Condição/Filtro | Decide se o e-mail precisa de aprovação ou deve ser ignorado |
| Gmail Humano em Ciclo | Envia o rascunho da resposta da IA para um revisor humano |
| Responder E-mail Gmail | Envia a resposta aprovada no tópico original do e-mail |
| Gmail Adicionar Etiqueta ao Email | Marca o e-mail como processado |
| Planilhas Google | Registra o resultado para rastreamento |
Iniciar o fluxo de trabalho com um Agendar gatilho. Isso indica ao Bit Flows quando verificar o Gmail em busca de novos e-mails não lidos.
Para este fluxo de trabalho do Agente de IA do Gmail, defina o intervalo do gatilho com base na frequência com que você deseja que a caixa de entrada seja verificada.
Você pode usar um intervalo menor durante os testes, mas a cada 15 minutos é mais seguro para uma caixa de entrada real. Isso evita que o fluxo de trabalho verifique o Gmail de forma muito agressiva.
Clique no + ícone após o gatilho Agendamento → vá para Aplicativos → selecionar Gmail escolher Encontrar Email.
Clicar Adicionar Conexão → selecionar OAuth → você precisará de uma chave Client ID e Client Secret.
Agora, conecte sua conta do Gmail ao Bit Flows. Se você ainda não conectou o Gmail, siga as Guia de conexão do Gmail. Quando a conexão estiver pronta, retorne a este fluxo de trabalho e selecione sua conta do Gmail dentro da etapa Encontrar E-mail do Gmail.
Para este fluxo de trabalho, usaremos esta consulta de pesquisa do Gmail:
in:caixa de entrada is:unread newer_than:2d -label:AI-Processed
Isso encontra e-mails não lidos na caixa de entrada dos últimos dois dias e ignora qualquer e-mail já rotulado como processado. Ajuste newer_than:2d para corresponder ao volume da sua caixa de entrada; use newer_than:1d para caixas de entrada mais movimentadas.
"O Gmail Find Email pode retornar mais de uma mensagem por execução programada. Sem um Iterador, apenas o primeiro e-mail é processado. Mas para um fluxo de trabalho mais completo do Agente de IA do Gmail, adicione um" Iterador depois de Encontrar E-mail. Configure o Iterador como se segue:
Mapear o mensagens matriz da saída do Gmail Find Email no Iterador. Defina um Tamanho do Lote de 3 a 5 e-mails por execução. Isso evita que uma execução agendada gere muitas solicitações de aprovação de uma só vez.
Após o Iterator ser configurado, adicione o Gmail → Obter detalhes de um e-mail ação. Esta etapa lê os detalhes completos de cada email que vem do Iterador.
No ID da mensagem campo, mapa: Iterador → id
Não use: Encontrar E-mail → mensagens → 0 → id
Uma vez adicionado o Iterator, cada e-mail é tratado como o item atual. Portanto, a origem correta é a saída do Iterator.
Agora clique Execução de teste. Se a configuração estiver correta, a saída deverá retornar uma mensagem do Gmail com os detalhes. Isso confirma que o Bit Flows agora está lendo cada e-mail, um por um, antes de enviá-lo ao Agente de IA do Gmail. Use o trecho, os campos “De”, “Assunto”, “id” e “threadId” dessa saída na próxima etapa do Agente de IA.
Adicionar a Agente de IA nó após Gmail Obter Detalhes do E-mail. Conecte o necessário Modelo de Chat primeiro. Neste exemplo, estamos usando Modelo de Chat da OpenAI, mas você também pode usar outros modelos.
Para usar a OpenAI, crie uma chave de API a partir sua Conta de desenvolvedor da OpenAI, em seguida, cole essa chave nas configurações de conexão da OpenAI no Bit Flows.
A OpenAI fornece chaves de API secretas das chaves de API página, e a chave deve ser mantida em sigilo. Você pode verificar os custos de precificação e uso dos modelos da OpenAI na página oficial de preços da API antes de escolher um modelo.
Depois que a conexão com a OpenAI for salva, selecione o modelo no Bit Flows e vincule-o ao Modelo de Chat porta do Agente de IA. Sem essa conexão com o modelo de chat, o Agente de IA do Gmail não pode analisar o e-mail, classificá-lo ou retornar a resposta JSON usada nas próximas etapas.
Você também pode se conectar Memória Simples se você quer que o agente se lembre de um contexto curto durante o fluxo de trabalho. Para esta configuração, mantenha a chave de memória vinculada ao ID de e-mail atual para que cada e-mail permaneça separado.
Você pode usar um prompt personalizado de acordo com o seu negócio. Você pode conectar seu banco de dados de negócios a este Agente de IA, e ele usará isso ou as respostas. Mas aqui está um prompt de sistema de exemplo simples:
| Você é um Agente de IA do Gmail para uma caixa de entrada comercial. Analise o e-mail e retorne apenas JSON válido. Regras: – Retorne apenas JSON. – Não adicione markdown. – Não envie e-mails. – Não use ferramentas. – Não escreva nas Planilhas Google. – Preencha todos os campos. – Mantenha a resposta curta, educada e profissional. – Não prometa reembolsos, descontos, datas de entrega, alterações de conta ou decisões legais. – Se o e-mail for sobre reembolso, faturamento, reclamação, acesso à conta, preços, parceria ou qualquer coisa incerta, defina needs_approval como true. – Se o email parecer spam, defina a categoria como Spam, o rótulo como Spam-Review, needs_approval como false e o corpo como uma string vazia. – O campo do corpo deve conter apenas a resposta destinada ao cliente. – Não inclua categoria, resumo, prioridade, texto de aprovação ou anotações internas no corpo. – Termine as respostas que não são spam com: Atenciosamente, Equipe Bit Apps |
Ajuste o prompt do Agente IA com base no tipo da sua caixa de entrada, tom de resposta, regras de aprovação e necessidades de negócios. Teste o fluxo de trabalho várias vezes com exemplos de e-mail diferentes antes de usá-lo em e-mails reais de clientes.
No campo de prompt, mapeie os dados do e-mail de Etapa anterior do Gmail:
Para este tutorial, mantivemos o Agente de IA simples. Ele deve retornar uma resposta JSON curta com a categoria do e-mail, prioridade, resumo, corpo da resposta, assunto da aprovação, rótulo e nota interna.
Você pode usar um prompt personalizado com base nas regras de negócios da sua empresa. Por exemplo, uma equipe de suporte pode pedir ao Agente de IA para detectar e-mails de reembolso, cobrança ou reclamação. Uma equipe de vendas pode pedir que ele identifique consultas de licenciamento, perguntas sobre preços ou solicitações de demonstração.
Após o Agente de IA retorna a resposta JSON, adicione um Condição/Filtro nó. Esta etapa decide quais e-mails devem ir para aprovação humana e quais e-mails devem ser rotulados ou registrados sem enviar uma resposta.
Neste exemplo, criamos uma condição para o Gerente de Vendas correio eletrônico
Esta condição funciona; o prompt do Agente de IA deve dizer claramente ao agente para retornar a categoria exatamente como Gerente de Vendas quando o e-mail corresponder a essa intenção.
Por exemplo, se alguém escrever: Pronto para comprar: 10 Licenças Pro Anuais, o Agente de IA deve retornar: “category”: “Lead de Vendas”
Se o Agente de IA retornar “Líder de Vendas, a condição avalia para verdade, e o fluxo de trabalho envia a resposta escrita pela IA para Gmail com Humano no Loop para revisão na próxima etapa. Se a condição for avaliada como falso, o e-mail não prosseguirá para a seção Human in the Loop.
Após a condição confirmar que o e-mail deve ser revisado, adicione: Gmail (HITL) → Nó Enviar e Aguardar Resposta
Esta etapa envia a resposta escrita pela IA a um revisor e aguarda aprovação antes que o fluxo de trabalho continue. Primeiro, selecione seu Conexão Gmail (HITL), assim como você selecionou anteriormente a conexão do Gmail em Passo 2. Se você ainda não o conectou, clique Adicionar Conexão e conecte a conta do Gmail que enviará o e-mail de aprovação.
Configure os campos desta forma:
Não envie este e-mail de aprovação ao cliente. O Para Email deve ser a pessoa que irá aprovar a resposta da IA. Quando o revisor aprovar o e-mail, o fluxo de trabalho poderá continuar para a próxima etapa e enviar a resposta pelo Gmail.
Se o revisor não aprovar ou a solicitação expirar, o fluxo de trabalho para ou segue o seu caminho de fallback.
Após o revisor aprovar o rascunho em Gmail Humano em Ciclo, adicione o Gmail → Enviar um e-mail ação. Esta etapa envia a resposta escrita pela IA para o remetente original.
Selecione o seu Conexão Gmail, assim como você fez na Etapa 2. Em seguida, mapeie os campos da resposta do Agente de IA.
Use esta configuração:
O E-mail Para campo deve conter o endereço de e-mail do remetente original. O Assunto deve usar o assunto preparado pelo Agente de IA, e o Corpo deve usar apenas o texto de resposta gerado por IA.
Certifique-se de que o campo do corpo contenha apenas a resposta do cliente, sem categoria, resumo, prioridade ou nota interna. Esses detalhes são apenas para o e-mail de aprovação e logs.
A resposta enviada deve parecer uma resposta normal de vendedor:
Se você quiser que a resposta permaneça dentro da thread original do Gmail, use Gmail → Responder ao Email em vez de Enviar um e-mail. Mas se você estiver enviando uma nova resposta de e-mail, este Enviar um e-mail A configuração funciona bem.
Após o email ser enviado, adicione Gmail → Adicionar rótulo ao e-mail e selecione o seu Conexão Gmail, assim como você fez na Etapa 2. Esta etapa adiciona um rótulo do Gmail ao e-mail criado pelo Enviar um e-mail ação, para que você possa facilmente rastreá-la mais tarde no Gmail. Configure-o da seguinte forma:
O ID da mensagem deve vir do Enviar um e-mail passo porque você está rotulando o e-mail que acabou de ser enviado. O Gmail já armazena mensagens enviadas em Enviado pasta, então este rótulo é principalmente para rastrear ou organizar a resposta enviada
O Google Sheets é opcional, mas é útil se você deseja um registro claro de cada e-mail tratado pelo Agente de IA do Gmail.
Nesta configuração, o Google Sheets funciona como um log de fluxo de trabalho. Após o envio, recusa, omissão ou marcação da resposta, adicione Google Sheets → Adicionar Linha e mapeie os campos ou defina-o com IA.
Após a execução do fluxo de trabalho, sua Planilha Google mostrará cada e-mail processado com sua categoria, status de aprovação e detalhes da resposta gerada por IA.
Isso oferece à sua equipe uma maneira simples de revisar o que o Agente de IA processou, quais e-mails foram aprovados, quais foram marcados como spam e quais ainda precisam de revisão manual.
Se o revisor recusar o rascunho escrito por IA, o fluxo de trabalho não deverá enviar o e-mail. Um caminho alternativo simples é:
IA-Precisa-de-Revisão-ManualIsso mantém o fluxo de trabalho seguro. Também dá à sua equipe uma lista clara de e-mails que precisam de atenção humana.
Processado por IA etiqueta o e-mail original para que o fluxo de trabalho não processe a mesma mensagem novamente.IA-Precisa-de-Revisão-Manual e deixar um membro da equipe lidar com isso manualmente.O nó Humano no Ciclo não é uma limitação na automação. É o recurso que torna a automação utilizável em um contexto de negócios real.
Respostas automáticas de e-mail funcionam para mensagens de baixo risco, onde a precisão não importa muito. Mas para consultas de vendas, reclamações de faturamento, solicitações de reembolso e comunicação com clientes, onde uma resposta incorreta prejudica um relacionamento, uma verificação humana antes de enviar não é opcional.
Este fluxo de trabalho oferece à sua equipe a velocidade da automação e o controle da revisão humana ao mesmo tempo. A IA faz o trabalho que escala. O revisor toma a decisão que importa.
Comece com um tamanho de lote pequeno e mantenha todas as respostas geradas por IA sob aprovação humana. Após alguns testes, revise o log do Google Sheets, verifique onde o Agente de IA classificou incorretamente os e-mails e atualize o prompt antes de aumentar o volume.
Sim. O Bit Flows é compatível com os modelos de chat DeepSeek, Groq e OpenRouter como modelos de chat do agente de IA. A estrutura do prompt na Etapa 5 funciona com qualquer modelo que retorne um JSON válido. Verifique cuidadosamente a saída ao trocar de modelo; modelos diferentes lidam com as instruções de formatação JSON de maneiras distintas.
O nó Condition no Step 7 falhará porque não conseguirá ler um campo de um JSON malformado. Adicione tratamento de erros ao seu prompt, especificando que o modelo deve retornar apenas JSON válido, sem markdown, sem texto extra e sem campos ausentes. Teste o prompt com vários tipos diferentes de e-mail antes de executar o fluxo de trabalho em uma caixa de entrada ativa.
Sim. Aumente o tamanho do lote do Iterador. Comece com 3 a 5 e aumente gradualmente. Um tamanho de lote maior significa mais e-mails de aprovação enviados ao revisor por execução. Certifique-se de que seu revisor possa lidar com o volume antes de aumentá-lo.
A consulta de pesquisa do Gmail na Etapa 2 usa -label:AI-Processed para pular e-mails já rotulados.
A configuração padrão do Gmail Human in the Loop captura apenas aprovar ou recusar. Se você precisar que o revisor adicione notas, considere enviar a solicitação de aprovação por meio de um formulário, onde o revisor pode enviar um comentário junto com sua decisão.
O Agente de IA lida com vários idiomas dependendo do modelo que você usa. O GPT-4o lê e escreve na maioria dos idiomas. Adicione uma instrução de idioma ao seu prompt se desejar que as respostas sejam sempre em um idioma específico, independentemente do idioma em que o e-mail foi escrito.
Sim, mas é mais seguro usar a aprovação humana para respostas voltadas ao cliente. A IA pode interpretar mal mensagens sobre faturamento, reembolsos, reclamações ou relacionadas à conta, então a aprovação mantém o fluxo de trabalho sob controle.
Use "Responder a e-mail" para a resposta final ao cliente. Isso mantém a resposta dentro do tópico original da conversa do Gmail.
O rótulo "AI-Processado" evita que o mesmo e-mail seja tratado novamente na próxima execução agendada. Sem esse rótulo, o mesmo e-mail não lido pode continuar a entrar no fluxo de trabalho.
