O WooCommerce envia a mesma notificação de pedido para cada pedido, mesmo quando cada pedido precisa de atenção diferente.
Um pedido pago e pronto para envio pode parecer o mesmo que um cheque pendente, uma transação com falha, um pedido de Frete a Cobrar de alto valor ou um pedido com Aviso Urgente ao Cliente.
A equipe da loja então tem que abrir cada pedido, verificar o status, verificar o método de pagamento, ler a nota do cliente, revisar o total do pedido e decidir o que fazer a seguir.
Isso pode funcionar quando você tem apenas alguns pedidos. Mas quando os pedidos chegam em horários diferentes com status e condições de pagamento diferentes, pedidos importantes podem ser facilmente perdidos.
Este fluxo de trabalho usa Bit Flows Construir um Agente de IA para WooCommerce que ajude a gerenciar novos pedidos sem permitir que a IA envie e-mails para os clientes por conta própria.
O fluxo de trabalho começa quando um novo Pedido do WooCommerce criado. O Bit Flows captura os dados do pedido, registra os detalhes brutos do pedido no Google Sheets e envia essas mesmas informações a um agente de IA para análise.
O Agente de IA verifica o status do pedido, método de pagamento, total do pedido, nota do cliente e detalhes de contato do cliente. Ele retorna uma resposta JSON estruturada com o resumo do pedido, nível de prioridade, ação recomendada, mensagem de alerta do Telegram e rascunho de e-mail para o cliente.
Um Router lê a saída da IA e envia o fluxo de trabalho para o caminho correto. Pedidos que precisam de atenção disparam um alerta interno no Telegram. Se uma resposta do cliente for necessária, o rascunho do e-mail escrito pela IA vai para Gmail Human-in-the-Loop para revisão.
O e-mail ao cliente é enviado somente após um revisor aprová-lo. Isso mantém o fluxo de trabalho útil para o gerenciamento de pedidos, enquanto impede que a IA envie mensagens confidenciais de clientes por conta própria.
Antes de construir o fluxo de trabalho passo a passo, é útil ver como o fluxo completo está conectado.
O fluxo de trabalho começa quando um novo pedido do WooCommerce é criado. O Bit Flows registra o pedido no Google Sheets e envia os dados do pedido para o Agente de IA, e então roteia o resultado para o Telegram ou Gmail com base na saída da IA.
Se o pedido precisar de atenção da equipe, o Telegram envia um alerta interno. Se um e-mail do cliente for necessário, o Gmail Human-in-the-Loop envia o rascunho para revisão antes que o e-mail final chegue ao cliente.
| Etapa do Fluxo de Trabalho | O que faz |
|---|---|
| WooCommerce: Ao Criar Novo Pedido | Inicia o fluxo de trabalho quando um novo pedido do WooCommerce é feito |
| Roteador 1: Dividir dados de pedido | Envia os mesmos dados de pedido para Planilhas Google e para o caminho do Agente de IA |
| Google Sheets: Adicionar Linha | Salva os detalhes brutos do pedido antes de qualquer processamento de IA |
| Agente de IA | Revisa o status do pedido, método de pagamento, total, observação do cliente e detalhes de contato |
| Modelo de Chat da OpenAI | Alimenta o Agente de IA e retorna uma decisão JSON estruturada |
| Roteador 2: Roteamento de Dados de Saída de IA | Encaminha o pedido com base na prioridade, necessidade de alerta e requisito de e-mail |
| Telegram: Enviar Mensagem de Texto | Envia um alerta interno para a loja ou equipe administrativa |
| Gmail com Humano no Loop | Envie o rascunho do e-mail escrito por IA para o cliente a um revisor para aprovação |
| Gmail: Enviar E-mail | Envia o e-mail aprovado para o cliente |
Abra o Bit Flows → clique em “Criar novo fluxo” → nomeie-o como: Fluxo de trabalho de pedidos com IA do WooCommerce
Clique no nó de gatilho e configure:
Clique em "Ouvir Resposta". Vá até a sua loja WooCommerce e faça um pedido de teste. Use um método de pagamento que crie um status Pendente ou Em Espera. Verifique se o pagamento na entrega funciona bem para testes, pois eles exigem revisão manual.
Volte ao Bit Flows e verifique se esses campos aparecem na resposta capturada:
Não avance para a etapa de IA até que o gatilho retorne todos os campos de que você precisa para o mapeamento.
Após o gatilho do WooCommerce capturar os dados do novo pedido, adicione um Roteador antes de adicionar o Google Sheets ou o Agente de IA. Este Roteador envia os mesmos dados de pedido em dois caminhos.
No primeiro caminho do Router, adicione: Google Sheets → Adicionar Linha
Conecte o Google Sheets usando uma conexão OAuth do Google. Se você ainda não conectou o Google Sheets ao Bit Flows, siga a mesma configuração de OAuth usada em outros Integrações do Bit Flows com o Google, crie um projeto no Google Cloud, ative as APIs do Google Sheets, do Gmail e do Google Drive e gere um ID e um segredo de cliente.
Antes de adicionar a ação do Google Sheets no Bit Flows, crie uma planilha do Google Sheets para o seu registro de pedidos do WooCommerce. Quando a planilha estiver pronta, volte ao Bit Flows.
Selecione o seu Conexão com Google Sheets, escolha a planilha que você criou, selecione a aba da planilha correta e clique em Recarregar Colunas se os cabeçalhos não aparecerem. Mapeie os campos de gatilho do WooCommerce para as colunas correspondentes.
Este primeiro log armazena os dados brutos do pedido antes que o Agente de IA os processe, então, mesmo que a etapa de IA falhe, o pedido já está registrado na planilha.
No segundo caminho do Router, adicione Ferramentas → Agente de IA. Conecte o modelo de chat: selecionar Modelo de Chat da OpenAI → clique Adicionar Conexão → cole sua chave da API da OpenAI → e então salve-a.
Use um modelo que possa retornar resultados JSON confiáveis. Verifique o modelo Preços da API antes de usá-lo em pedidos reais.
Conectar Memória Simples para o Agente de IA se você quiser que ele retenha o contexto sobre o mesmo pedido em várias etapas. Para este fluxo de trabalho, defina a chave de memória para o order_id do WooCommerce para que cada pedido permaneça isolado.
Defina o formato da saída do Agente de IA como Objeto JSON. Isso é crítico; as etapas Router, Telegram e Gmail dependem da leitura de campos específicos da saída da IA. Uma resposta em texto simples não pode ser mapeada de forma confiável.
O prompt decide como o Agente de IA revisa cada pedido. Mantenha-o específico, pois o Roteador, o alerta do Telegram e a etapa de aprovação do Gmail dependerão dos campos JSON retornados pela IA.
Use o prompt para dar à IA três coisas:
Você pode escrever o prompt com base nas suas próprias regras da loja, métodos de pagamento, valor do pedido e processo de suporte ao cliente.
Comece passando os campos importantes do WooCommerce para o prompt, como ID do pedido, status do pedido, total, método de pagamento, nome do cliente, e-mail, endereço e observação do cliente.
Então adicione regras de decisão que correspondam ao seu negócio.
Por fim, peça ao Agente de IA para retornar uma resposta JSON estruturada:
PT 
EN 
DE 
ES 
NL 
IT 
JA {
"order_summary": "",
"priority": "normal | médio | alto",
"task_needed": "sim | não",
"recommended_action": "",
"telegram_required": "sim | não",
"telegram_message": "",
"customer_email_required": "sim | não",
"email_subject": "",
"email_body": "",
"gmail_label": "WooCommerce AI Review"
}Mantenha a mensagem do Telegram curta. É para verificação interna rápida, não um relatório completo do pedido. O relatório completo está no Google Sheets. Após mapear a mensagem do Telegram, clique em Execução de teste para verificar se a ação está funcionando corretamente.
Se tudo estiver configurado corretamente, o Bit Flows exibirá uma resposta de sucesso no painel de saída, e você também verá a mensagem de teste aparecer no grupo ou canal do Telegram onde adicionou o bot.
Esta é a maneira mais rápida de confirmar que sua conexão com o bot do Telegram, o Chat ID e o mapeamento de mensagens estão funcionando como esperado.
Após roteador, clique + no caminho do e-mail → selecionar Gmail → Enviar e Aguardar Resposta.
Esta é a etapa de “Human in the Loop”. O Bit Flows interrompe o fluxo de trabalho neste ponto, envia o e-mail redigido pela IA a um revisor e aguarda a aprovação antes de prosseguir. O cliente não recebe nada até que o revisor aprove.
Após mapear os campos Assunto e Mensagem da saída do Agente AI, clique em Execução de teste para verificar se a etapa "Gmail Human in the Loop" está funcionando corretamente.
Se tudo estiver configurado corretamente, o revisor receberá um e-mail de aprovação no Gmail com a mensagem do cliente escrita por IA, juntamente com Aprovar e Recusar botões.
Aqui está a saída da mensagem de aprovação Human in the Loop, onde o revisor pode verificar o conteúdo do e-mail antes de permitir que o fluxo de trabalho o envie ao cliente.
Verifique se os pedidos de pagamento e transferência bancária não mudam de status automaticamente. Se a IA enviar um e-mail ao cliente dizendo que o pedido foi confirmado antes da verificação do pagamento, isso cria uma falsa expectativa difícil de reverter. A etapa de "Humano no Controle" garante que o revisor possa pegar isso antes que o e-mail chegue ao cliente.
Após o revisor aprovar, clique em + → selecionar Gmail → Enviar E-mail. Este passo envia o e-mail para o cliente apenas após a aprovação. Mapeie o endereço de e-mail do cliente do gatilho do WooCommerce, em seguida, use o assunto e a mensagem aprovados do passo anterior do Gmail Human in the Loop.
Configurar os campos:
Teste o fluxo de trabalho com diferentes tipos de pedidos do WooCommerce, não apenas um pedido bem-sucedido. Use pedidos pendentes de pagamento, falhados, em espera, COD de alto valor, nota urgente, processamento normal, reembolsados e com nota vazia para verificar se o Agente de IA retorna a prioridade e ação corretas.
Após cada teste, analise os registros do Bit Flows e confirme se o gatilho, a linha do Google Sheets, a saída JSON da IA, o caminho do roteador, o alerta do Telegram, a aprovação do Gmail e a etapa final do e-mail funcionaram corretamente antes de utilizar o fluxo de trabalho em pedidos reais.
O fluxo de trabalho acima é um exemplo do que um gatilho do WooCommerce e um Agente de IA podem fazer dentro do Bit Flows. Assim que um novo pedido inicia o fluxo, o Agente de IA pode analisar os dados do pedido e direcioná-lo para diferentes ações, de acordo com as necessidades da sua loja. Aqui estão algumas ideias práticas.
Este fluxo de trabalho usa um gatilho de novo pedido do WooCommerce para permitir que um Agente de IA revise cada pedido, decida se o cliente precisa de acompanhamento de vendas, atualize ou crie o contato no GoHighLevel, alerte a equipe no Slack e prepare um e-mail para o cliente que aguarda aprovação antes de ser enviado.
Este fluxo de trabalho começa quando o status de um produto WooCommerce é atualizado. Por exemplo, quando um produto passa de rascunho para publicado, de fora de estoque para disponível, ou é atualizado antes de um lançamento.
O Bit Flows envia os dados do produto ao Agente de IA. O Agente de IA analisa detalhes como título do produto, status, preço, categoria, situação do estoque e descrição. Ele também pode usar a ferramenta Slack conectada para enviar uma breve atualização interna à equipe de marketing, para que ela saiba que um produto está pronto para revisão ou promoção.
Depois disso, o workflow cria uma nova postagem no WordPress usando o conteúdo de lançamento gerado por IA. Em seguida, ele atualiza o status da postagem e adiciona a categoria correta para manter o conteúdo organizado dentro do WordPress.
A maioria dos proprietários de lojas se preocupa com uma coisa ao usar IA em um fluxo de trabalho de pedidos: e se a IA der a resposta errada e enviar algo para um cliente?
Este fluxo de trabalho evita esse risco. Nada é enviado ao cliente automaticamente. O A IA apenas prepara o rascunho. Um revisor o verifica primeiro, depois decide se o aprova.
A maneira mais segura de começar é usando o gatilho do WooCommerce, o registro do Google Sheets, o Agente de IA, o Router e o alerta do Telegram. Execute o fluxo de trabalho em pedidos reais por alguns dias e analise os resultados da IA nos registros do Bit Flows.
Assim que o resultado JSON for consistente e os alertas corresponderem ao seu processo de revisão de pedidos, adicione a etapa "Gmail Human-in-the-Loop" e a ação final "Enviar E-mail".
Posteriormente, você poderá expandir o fluxo de trabalho, direcionando diferentes tipos de pedidos a diferentes membros da equipe. Também é possível pular a etapa de aprovação para pedidos de baixo risco. Essas alterações podem ser adicionadas dentro do mesmo canvas do Bit Flows, sem a necessidade de reconstruir o fluxo de trabalho do zero.
Sim, o Agente de IA pode ler dados de pedidos do WooCommerce, classificar prioridades, preparar alertas internos e redigir e-mails para clientes com base nas regras da sua loja.
O Google Sheets armazena os dados brutos do pedido primeiro, para que sua equipe ainda tenha um registro limpo do pedido caso o Agente de IA ou outro nó falhe.
O JSON torna a saída da IA mais fácil de mapear, para que os componentes Roteador, alerta do Telegram e aprovação do Gmail possam ler os campos corretos.
Pedidos falhados, pedidos em espera, notas urgentes do cliente e pedidos de alto valor com pagamento na entrega devem geralmente acionar um alerta de alta prioridade.
Não para pedidos sensíveis; pagamentos pendentes, pedidos falhados, pedidos com pagamento na entrega e notas urgentes devem passar pelo Human in the Loop antes de enviar e-mails aos clientes.
Sim, você precisa de uma chave de API da OpenAI se usar a OpenAI como o modelo de chat para o Agente de IA.
Sim, você pode parar após o registro no Google Sheets e os alertas do Telegram se você precisar apenas do rastreamento interno de pedidos e notificações da equipe.
Verifique os dados de acionamento do WooCommerce, as regras de prompt de IA, o formato de resposta JSON, as condições do roteador, o mapeamento de campos e os registros do Bit Flows.
Você deve testar pedidos pendentes, falhados, em espera, de alto valor por COD e com nota urgente antes de usar o fluxo de trabalho em clientes reais.
