Cada envio de formulário do WordPress é o início de uma possível venda. O problema é o que acontece depois. Se esse lead ficar guardado nas entradas do seu formulário até que alguém o copie manualmente para um CRM, o acompanhamento fica mais lento, os registros são duplicados e os detalhes da mensagem original acabam se perdendo.
A correção é automatizar a captura de leads de formulários do WordPress para o CRM software, para que um envio se transforme em um registro de lead real no momento em que chega. Sem copiar e colar, sem consultas perdidas, sem leads frios esperando em uma planilha.
Este guia mostra duas maneiras sem código de fazer isso com Bit Flows. O primeiro envia Gravity Forms leva direto a Bit CRM, um CRM de vendas nativo do WordPress. O segundo envia os contatos do Bit Form para o HubSpot, para equipes que já trabalham nessa plataforma. Escolha a opção que melhor se adapte à forma de trabalho da sua equipe de vendas.
É possível automatizar a captura de leads a partir de formulários do WordPress para um CRM, conectando um gatilho de envio de formulário a uma ação do CRM no Bit Flows. Este guia aborda duas configurações:
Opção 1: Gravity Forms para Bit CRM. Ideal para equipes que desejam um CRM de vendas dentro do WordPress. Ele cria um lead real com um responsável, origem, status, moeda, etiquetas e os detalhes da consulta.
Opção 2: Bit Form para o HubSpot. Ideal para equipes que já gerenciam contatos no HubSpot. Cria ou atualiza um contato de CRM externo.
Você também pode adicionar um Agente de IA mais tarde para que apenas leads de alta intenção acionem um alerta no Gmail ou Telegram para a sua equipe de vendas. Se a sua equipe usa o WhatsApp para notificações de leads, veja nosso Guia de automação do WhatsApp para WordPress.
Escolha com base no local onde sua equipe de vendas já acompanha os leads. Se você quiser que tudo fique dentro do WordPress, use o Bit CRM. Se sua equipe já trabalha no HubSpot, sincronize com ele. Ambos funcionam com o mesmo padrão de fluxo de trabalho Bit Flows, então a experiência é a mesma em ambos os casos.
| Configuração | Melhor para | O que isso cria |
| Gravity Forms para o Bit CRM | Equipes do WordPress que desejam gerenciar leads de vendas dentro do WordPress | Um lead com status, fonte, responsável, tags, moeda e detalhes da consulta |
| Bit Form para o HubSpot | Equipes que já usam o HubSpot como CRM externo | Um novo contato do HubSpot, ou uma atualização de um existente |
Esta é a configuração a ser usada quando você deseja um CRM de vendas integrado ao WordPress. É necessário um Gravity Forms envio e cria um lead em Bit CRM, incluindo os campos que a equipe de vendas realmente utiliza para fazer o acompanhamento.
Ele transforma um preenchimento de formulário em um lead de vendas, e não apenas em mais uma linha de dados de formulário. Quando alguém envia seu formulário de leads do Gravity Forms, o Bit Flows lê os campos e cria um lead no Bit CRM com o nome, e-mail, empresa, site e mensagem mapeados. Em seguida, você define a fonte, o status, o responsável, a moeda e as tags para que o registro esteja pronto para acompanhamento assim que for criado.
O Bit CRM foi desenvolvido exatamente para isso. Trata-se de um plugin completo de CRM para o WordPress que gerencia leads, contatos, empresas, negócios, produtos e faturas a partir de um único painel de controle, e funciona inteiramente na área de administração do WordPress.
● Gravity Forms instalado e ativado, com um formulário de contato publicado
● Bit Flows instalado e ativado
● Bit CRM instalado e configurado
Crie um formulário de leads do Gravity Forms com os campos que o seu CRM precisa. Para este fluxo de trabalho, use Nome (nome e sobrenome), E-mail, Telefone e os campos desejados. Crie Sobrenome obrigatório porque a tela “Criar Lead” do Bit CRM considera o sobrenome um campo obrigatório.
Salve o formulário e coloque-o em uma página de teste. Mantenha essa página aberta em outra aba, mas não a envie ainda. Você abrirá o gatilho Bit Flows e começará a monitorá-lo primeiro; depois, enviará o formulário.
No painel do WordPress, abra o Bit Flows e crie um novo fluxo. Dê a ele um nome claro, como “Captura de leads do Gravity Forms para o Bit CRM”. Clique no nó de acionamento, escolha Gravity Forms da mesma forma que no aplicativo, defina o evento de acionamento como Envio do formulário, e selecione seu Formulário de Lead no menu suspenso. Isso faz com que o Bit Flows execute o fluxo de trabalho somente quando esse formulário for enviado.
Com o gatilho aberto, clique Ouvir Resposta. O Bit Flows agora aguarda um envio real para poder ler os valores exatos dos campos. O ouvinte fica em execução por cerca de três minutos, então você tem tempo para preencher o formulário.
Deixe essa janela pop-up aberta, vá para a página do formulário e envie um lead de teste realista. Use um nome, e-mail, empresa, site e mensagem que você consiga reconhecer mais tarde.
Volte para o Bit Flows. Você deverá ver Resposta capturada com os valores enviados listados abaixo. Essa ordem é importante. Se você enviar os dados antes de clicar em “Ouvir Resposta”, o Bit Flows pode não registrar a entrada. Use esses valores capturados para o mapeamento, em vez de adivinhar os IDs dos campos, e repita a escuta caso altere o formulário.
Clique no ícone de mais após o gatilho, escolha o Bit CRM como o aplicativo de ação e selecione Criar Lead. Seu fluxo de trabalho agora tem dois nós: o gatilho do Gravity Forms à esquerda e a ação do Bit CRM à direita.
Mantenha a primeira versão direta assim. Adicione um nó de Condição mais tarde, se quiser filtrar leads por consentimento, interesse em serviços, orçamento ou localização antes que eles cheguem ao CRM.
Abra a ação “Criar Lead” e mapeie cada campo do Bit CRM ao valor correspondente da resposta capturada. O Bit Flows exibe os valores como IDs de campo; portanto, extraia-os diretamente da resposta que você capturou na Etapa 3.
Adicione Telefone apenas depois de enviar um número de telefone real e confirmar o ID do campo dele. Na captura de teste acima, o valor do telefone veio vazio, portanto, mapeá-lo a partir dessa resposta seria pouco confiável.
Abaixo do mapeamento de campos, defina os valores que organizam o lead para sua equipe de vendas. Estas não são perguntas públicas de formulário, portanto você as escolhe uma vez, e elas se aplicam a cada lead que este formulário criar.
Clicar Execução de teste dentro da ação. Se o mapeamento estiver correto, o Bit Flows retorna os valores dos leads que enviou ao Bit CRM, incluindo nome, sobrenome, e-mail, nome da empresa, site, descrição e fonte do lead.
Abra o Bit CRM e vá para Leads. O seu teste de lead deve aparecer no topo da lista. Verifique se o nome completo está correto, se o primeiro nome e o sobrenome são armazenados separadamente e se o e-mail corresponde ao formulário.
Abra o registro do lead e confirme se o proprietário, a origem, o status, as tags e a moeda estão definidos da maneira que você deseja. Assim que tudo estiver correto, o fluxo de trabalho do Gravity Forms para o Bit CRM estará ativo e cada envio se tornará um lead pronto para ser trabalhado.
Use esta configuração quando sua equipe já gerencia contatos no HubSpot. Aqui, um Bit Form O envio cria ou atualiza um contato do HubSpot por meio do Bit Flows; portanto, um novo envio com o mesmo endereço de e-mail pode atualizar o contato existente no HubSpot, em vez de criar outro registro.
● Bit Form instalado e ativado, com um formulário de contato publicado
● Bit Flows instalado e ativado
● Uma conta da HubSpot e um suporte Credencial da API da HubSpot para a conexão Bit Flows
Crie um formulário de lead Bit Form com Nome, Sobrenome, E-mail, um menu suspenso de interesses, um campo de mensagem e uma caixa de seleção de consentimento. A caixa de consentimento é importante porque permite filtrar os envios que não deram consentimento antes que cheguem ao seu CRM.
Crie um novo fluxo, clique no nó de gatilho e escolha Bit Form com o Envio bem-sucedido evento. Selecione seu formulário de lead, depois clique Ouvir Resposta e mantenha o pop-up aberto.
Envie o formulário de lead com dados de teste enquanto o listener estiver em execução. Preencha todos os campos, marque a caixa de consentimento e envie.
De volta ao Bit Flows, verifique se você vê a resposta capturada com o ID do formulário, o ID da entrada e os campos enviados. Faça o mapeamento a partir desses valores para nunca precisar adivinhar o ID de um campo.
Antes que o lead chegue ao HubSpot, adicione Condição ferramenta para que submissões incompletas nunca sejam sincronizadas. Defina regras de que os campos de e-mail, mensagem, interesse e consentimento devem existir, unidos com E. Se algum estiver faltando, o fluxo de trabalho para no caminho não correspondente e seu CRM permanece limpo.
Clicar Execução de teste na condição. Um lead válido retorna um resultado verdadeiro, o que significa que ele pode avançar para a ação do HubSpot.
Adicione o HubSpot como a ação após a condição e escolha Criar ou Atualizar Contato. Isso é melhor do que uma ação apenas de criação, porque o envio repetido do mesmo e-mail atualiza o contato existente em vez de criar uma duplicata.
Dentro da ação, clique Adicionar Conexão, dê um nome a ela e cole sua chave de serviço ou token de acesso de aplicativo privado do HubSpot no campo Valor. Para este fluxo de trabalho, a chave precisa apenas de escopos de contato, como leitura e gravação em contatos. No HubSpot, você cria uma chave de serviço em Desenvolvimento, Chaves, Chaves de serviço.
Precisa do passo a passo completo das credenciais? Siga o oficial Guia de chaves de serviço do HubSpot. Uma vez conectado, ative a opção Atualizar Contato (Update Contact), defina os campos fixos do CRM, como Status do Lead (Lead Status) e Estágio do Ciclo de Vida (Lifecycle Stage), e em seguida mapeie E-mail, Nome, Sobrenome e Mensagem a partir da resposta capturada. Se você quiser armazenar o valor do Interesse, crie uma propriedade personalizada no HubSpot e faça o mapeamento para ela.
Clicar Execução de teste. Uma configuração correta retorna uma resposta do HubSpot com o ID do contato e as propriedades que você enviou. Em seguida, abra o HubSpot, vá em Contatos e confirme se o lead foi criado ou atualizado.
Ambos os fluxos de trabalho acima salvam todos os leads válidos. A próxima melhoria é decidir quais leads merecem um alerta instantâneo. Você pode adicionar um Agente de IA após a verificação de elegibilidade para ler a mensagem e alertar a equipe de vendas somente quando o lead parecer ter alta intenção.
Nesta configuração, a condição ainda lida com as verificações fixas como e-mail, mensagem, interesse e consentimento. O Agente de IA lida com o julgamento: este lead vale uma notificação agora? A ação do CRM ainda é executada, portanto, todo lead válido é salvo, enquanto apenas os sérios geram ruído. Veja o Guia do Agente de IA Bit Flows para a configuração completa do agente.
Use um prompt rigoroso para que o agente não reaja exageradamente a cada envio:
PT 
EN 
DE 
ES 
NL 
IT 
JA Você é um assistente de qualificação de leads para um negócio de automação WordPress. Analise os dados do formulário enviados e decida se a equipe de vendas deve ser alertada. Dados do formulário: Nome, E-mail, Interesse, Mensagem, Consentimento. Regras: Envie um alerta por Gmail ou Telegram apenas se o lead tiver alta intenção. Alta intenção significa que a mensagem menciona preços, demonstração (demo), configuração urgente, trabalho de agência, automação WooCommerce, automação de CRM ou automação personalizada. Não envie alertas para perguntas gerais ou mensagens com poucos detalhes. Não invente detalhes ausentes. Mantenha o alerta curto e útil. Motivo: [curto motivo pelo qual este lead precisa de atenção]Usar Gmail quando a equipe de vendas trabalha principalmente por e-mail. Use Telegram quando você quer um alerta mais rápido em um grupo ou canal.
| Tipo de alerta | Melhor uso |
| Gmail | Notificação padrão para a equipe de vendas |
| Telegram | Alerta rápido para leads com alta intenção de compra ou urgentes |
| Ambos | Apenas para os leads que precisam de acompanhamento rápido, como solicitações de preços ou demonstrações |
Não envie alertas para cada envio. Se cada lead gerar um alerta para a equipe, eles vão começar a ignorar os alertas. Faça com que o Agente de IA os notifique apenas quando a mensagem demonstrar uma intenção real e faça um teste com alguns leads de amostra antes de colocar o sistema em operação.
O erro mais comum é enviar o formulário antes de clicar em “Ouvir resposta”. O Bit Flows só captura um envio enquanto estiver ativamente ouvindo, portanto, inicie o ouvinte primeiro.
Adivinhar IDs de campos é o segundo. Sempre mapeie a partir da resposta capturada, pois os IDs mudam quando você edita o formulário. Se você reorganizar os campos mais tarde, ouça novamente e capture uma nova entrada antes de mexer na ação do CRM.
Copiar valores de captura de tela sem verificar é a terceira. Uma origem, status ou etiqueta que serve para uma campanha de loja não servirá para um formulário de lead geral. Corresponda cada valor fixo ao seu próprio CRM e ao seu próprio formulário.
| Problema | Possível causa e solução |
| Nenhuma resposta capturada | O formulário foi enviado após a parada do ouvinte. Clique em Ouvir Resposta novamente e envie dentro do tempo limite. |
| Um campo mapeia como vazio | Esse campo apareceu em branco na entrada de teste. Insira um valor válido, depois capture novamente e confirme o ID do campo antes de mapeá-lo. |
| Registros duplicados no CRM | Foi utilizada uma ação apenas de criação. Alterne para “Criar ou atualizar contato” no HubSpot e use “E-mail” como campo de correspondência. |
| O lead nunca chega ao CRM | A condição de elegibilidade falhou. Abra a condição e execute o Teste dela para ver qual regra retornou falso. |
| Falha na conexão com o HubSpot | A credencial pode estar inválida ou não possuir as permissões de contato necessárias. Verifique a credencial e certifique-se de que ela tenha os escopos de leitura/gravação de contato necessários; em seguida, reconecte-se e teste novamente. |
Depois que o gatilho, a condição e a ação do CRM estiverem funcionando individualmente, execute o fluxo completo. Clique em “Voltar” no Construtor de Fluxos, depois em “Testar o fluxo uma vez” e envie um novo lead de teste. Após a execução, verifique três pontos.
| Onde verificar | O que confirmar |
| Tela Bit Flows | O gatilho, a condição e a ação estão conectados corretamente |
| Seu CRM | O lead ou contato foi criado ou atualizado |
| Registros do Bit Flows | Cada etapa foi executada com sucesso |
Um fluxo de trabalho de CRM deve facilitar o acompanhamento, e não torná-lo mais trabalhoso. Assim que um visitante enviar um formulário do WordPress, o lead deve ser transferido para o seu CRM com os dados corretos e as verificações adequadas, reduzindo as chances de erros humanos.
Comece pela sincronização básica. Quando ela estiver funcionando, aprimore-a apenas onde for necessário: adicione alertas do Gmail ou do Telegram para um acompanhamento mais rápido ou inclua um agente de IA para qualificar os leads. O verdadeiro ganho está em dados mais organizados e em um tempo de resposta mais rápido, quer você mantenha os leads no WordPress com o Bit CRM, quer os transfira para o HubSpot.
Conecte um gatilho de envio de formulário do WordPress a uma ação do CRM no Bit Flows e, em seguida, mapeie campos como nome, e-mail e mensagem, para que cada envio crie um lead automaticamente.
Sim, o Bit Flows pode enviar um formulário preenchido do Gravity Forms para o Bit CRM usando a ação “Criar Lead”, que o armazena como um lead de vendas real dentro do WordPress.
Mapeie o primeiro nome, o sobrenome, o e-mail, o nome da empresa, o site e o campo de mensagem, e adicione o telefone apenas depois de confirmar que ele capturou um valor real.
Não, defina Origem do Lead e Status do Lead como valores fixos na ação, porque eles organizam o lead para vendas em vez de serem perguntas que o visitante responde.
A tela de criação de lead do Bit CRM marca o sobrenome como obrigatório, portanto, o campo de sobrenome do seu Gravity Forms também deve ser obrigatório para evitar uma falha na sincronização.
Utilize a opção “Execução de teste” na ação “Criar lead”, depois selecione “Testar fluxo uma vez” e confirme se o novo lead aparece em “Leads” do Bit CRM e nos registros do Bit Flows.
Envie um novo registro de teste com esse campo preenchido, capture a resposta novamente e confirme o ID do campo antes de mapeá-lo para o seu CRM.
O Bit CRM cria um registro de lead, enquanto o HubSpot cria ou atualiza um contato, portanto, escolha a configuração que corresponda a como seu processo de vendas rastreia as pessoas.
Sim, defina o campo Proprietário na ação Criar Lead para o usuário de vendas responsável, e cada novo lead desse formulário será atribuído a ele.
