ほとんどの受信トレイは、メールの処理方法が同じです。メッセージが届き、誰かがそれを読み、どのように返信するかを決定し、返信を作成して送信します。受信トレイが忙しいと、返信が遅くなります。チームが小さいと、誰かが返信するよりも速くメールが溜まってしまいます。.
返信を完全に自動化することも、解決策ではありません。返金リクエスト、請求に関する苦情、アカウントへのアクセス問題などは、誰かが返信を確認する前にAIによって処理されるべきではありません。人間の承認を得るGmail AIエージェントは、両方の問題を解決します。.
AIが読み込み、分類し、下書きを行います。人間が承認または拒否してから、顧客に届けられます。ワークフローは自動で実行されます。担当者が送信を許可した場合にのみ、返信が送信されます。.
このワークフローでは、Bit Flows を使用して、AI に完全な制御権を与えずに返信の管理を支援する Gmail AI エージェントを構築します。Bit Flows は未読の Gmail メールを確認し、各メッセージを AI エージェントに送信します。AI エージェントは、メールの分類、優先順位の設定、および簡単な返信下書きの作成を行います。.
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PT AI処理済み.このワークフローでは、Bit Flowsを使用します。このツールを使えば、トリガー、アクション、ツールなどを活用して自動化されたワークフローを構築することができ、, AIエージェント、, 条件、Gmail、Google スプレッドシート、および 人間参加型 レビュー.
Bit Flows をインストールするには、WordPress のダッシュボードにアクセスしてください。次のファイルを開いてください プラグイン → 新規追加, 「Bit Flows」を検索し、「今すぐインストール」と「アクティベート」をクリックします。.
ノードを設定する前に、ワークフローのパス全体は次のとおりです。
このワークフローは、AIにメールのトリアージや返信の下書き作成の協力を得たいものの、最終的にお客様に送信する前に人間の担当者による承認を得たい場合に役立ちます。.
サポート受信トレイ、営業メール、提携依頼、請求に関する質問、クライアントメッセージ、および完全な自動返信ではリスクが高すぎる小規模チームの受信トレイにご利用いただけます。.
| ツールまたはアプリ | ワークフローにおける役割 |
| スケジュール | ワークフローを自動的に開始します |
| Gmailでメールを検索 | 未開封の受信トレイメールを検索します |
| イテレータ | 見つかった各メールを順番に処理します |
| Gmail メール詳細取得 | メールの件名、送信者、スニペット、メッセージIDを取得します |
| AIエージェント | メールを分類し、返信の下書きを作成します。 |
| 条件／フィルター | メールの承認が必要か、スキップするかを決定します |
| Gmail ヒューマン・イン・ザ・ループ | AIの返信ドラフトを人間のレビュー担当者に送信します |
| Gmail 返信 | 承認された返信を元のメールスレッドに送信します |
| Gmailにラベルを追加 | メールを処理済みとしてマークします |
| Google スプレッドシート | 追跡のために結果を記録します |
ワークフローを〜で開始します スケジュール トリガー。これは、Bit Flowsに対して、Gmailに新しい未読メールがあるかどうかをいつ確認すべきかを指示するものです。.
このGmail AIエージェントワークフローでは、受信トレイをチェックする頻度に基づいてトリガー間隔を設定してください。.
テスト中はより短い間隔を使用できますが、実際の受信トレイでは15分ごとがより安全です。これにより、ワークフローがGmailを過度にチェックするのを防ぎます。.
クリックしてください プラスアイコン スケジュールトリガーの後 → 移動 アプリ → 選択 Gmail → 選ぶ メールを検索.
クリック 接続を追加 → 選択 OAuth クライアントIDとクライアントシークレットキーが必要になります。.
それでは、GmailアカウントをBit Flowsに連携しましょう。まだGmailを連携していない場合は、以下の手順に従って Gmail接続ガイド. 接続が準備できたら、このワークフローに戻り、Gmailの「メール検索」ステップでGmailアカウントを選択してください。.
このワークフローでは、このGmail検索クエリを使用します。
in:inbox is:unread newer_than:2d -label:AI-Processed
これは、過去2日間の未読の受信トレイメールを検索し、既に処理済みとラベル付けされたメールはスキップします。受信トレイの量に合わせて `newer_than:2d` を調整してください。より頻繁にメールが届く受信トレイの場合は `newer_than:1d` を使用してください。.
Gmailのメール検索は、スケジュールされた実行ごとに複数のメッセージを返す可能性があります。イテレーターがない場合、最初のメールのみが処理されます。しかし、より完全なGmail AIエージェントワークフローのためには、イテレーターを追加してください。 イテレータ メール検索後、イテレーターを以下のように設定します。
地図 メッセージ Gmailの「メールを検索」の出力をイテレータに配列化します。設定 バッチサイズ 1回の実行につき3〜5通のメールを送信します。これにより、1回のスケジュール実行で承認リクエストが一度に大量に生成されるのを防ぎます。.
イテレータを設定した後、 Gmail → メール詳細を取得 アクション。このステップは、イテレーターから送られてくる各メールの全詳細を読み取ります。.
〜で メッセージID フィールド、マップ： イテレーター → id
メールを探す → メッセージ → 0 → id を使用しないでください
イテレーターが追加されると、各メールが現在のアイテムとして扱われます。したがって、正しいソースはイテレーターの出力です。.
今クリック テスト実行. 設定が正しければ、出力として詳細を含む1通のGmailメッセージが返されるはずです。これにより、Bit FlowsがGmail AIエージェントに送信する前に、各メールを1通ずつ読み込んでいることが確認できます。この出力の「snippet」、「From」、「Subject」、「id」、「threadId」の各フィールドを、次のAIエージェントステップで使用してください。.
追加 AIエージェント Gmailからメール詳細を取得するノード。必須のものを接続してください。 チャットモデル まず、この例では OpenAIのチャットモデルですが、他のモデルも使用可能です.
OpenAIを使用するには、APIキーを次から作成してください OpenAI開発者アカウント, その後、そのキーをBit FlowsのOpenAI接続設定に貼り付けてください。.
OpenAIは提供します APIキーから秘密のAPIキー ページ、そしてAPIキーは秘密にしておく必要があります。モデルを選択する前に、OpenAIの公式API価格ページでモデルの価格と使用料金を確認できます。.
OpenAIの接続設定を保存したら、Bit Flowsでモデルを選択し、それを チャットモデル AIエージェントのポート。このチャットモデル接続がないと、GmailAIエージェントはメールを分析したり、分類したり、次のステップで使用されるJSONレスポンスを返したりすることはできません。.
接続することもできます シンプルな記憶 ワークフロー中にエージェントに短いコンテキストを記憶させたい場合。この設定では、メモリキーを現在のメールIDに紐付け、各メールを分離したままにします。.
カスタムプロンプトをビジネスに合わせて使用できます。ビジネスデータベースをこのAIエージェントに接続すると、そのデータまたは提供された返信が使用されます。以下に簡単なシステムプロンプトの例を示します。
| あなたはビジネス受信トレイ用のGmail AIエージェントです。メールを分析し、有効なJSONのみを返してください。. ルール JSONのみを返してください。. マークダウンを追加しないでください。. - メールを送信しないでください。. – ツールを使用しないでください。. Google スプレッドシートに書き込まないでください。. – すべてのフィールドを記入してください。. – 返信は簡潔に、丁寧かつプロフェッショナルにお願いいたします。. 返金、割引、配達日、アカウントの変更、または法的決定を約束しないでください。. – Eメールが返金、請求、苦情、アカウントアクセス、価格設定、パートナーシップ、または不明瞭な内容についてのものである場合は、needs_approvalをtrueに設定します。. – スパムのように見えるメールは、カテゴリを「スパム」、ラベルを「スパムレビュー」、needs_approvalを「false」、本文を空の文字列に設定します。. 本文フィールドには、顧客向けの返信のみを含める必要があります。. – カテゴリ、要約、優先度、承認テキスト、または内部メモを本文に含めないでください。. - スパムでない返信は、以下で終了してください： よろしく, Bit Appsチーム |
受信トレイの種類、返信のトーン、承認ルール、ビジネスニーズに基づいてAIエージェントのプロンプトを調整します。実際の顧客メールに使用する前に、さまざまなメール例でワークフローを複数回テストしてください。.
プロンプトフィールドで、メールデータを〜にマッピングします Gmailの前の手順:
このチュートリアルでは、AIエージェントをシンプルに保ちました。メールのカテゴリ、優先度、要約、返信本文、承認件名、ラベル、および内部メモを含む短いJSON応答を返す必要があります。.
ビジネスルールに基づいたカスタムプロンプトを使用できます。例えば、サポートチームはAIエージェントに、返金、請求、または苦情のメールを検出するように依頼できます。営業チームは、ライセンスに関する問い合わせ、価格に関する質問、またはデモの依頼を識別するように依頼できます。.
の後 AIエージェント JSONレスポンスを返します。 条件／フィルター このノードは、どのメールが人間の承認に進むべきか、またどのメールが返信せずにラベル付けまたはログ記録されるべきかを決定します。.
この例では、〜の条件を作成しました。 営業リード メール
この条件は機能します。AIエージェントのプロンプトは、エージェントにカテゴリを正確に返すように明確に指示する必要があります。 営業リード その意図にメールが一致した場合.
例：もし誰かが「購入準備完了：年額Proライセンス10件」と書いた場合、AIエージェントは「category」：「Sales Lead」を返す必要があります。“
AIエージェントが返答した場合 “営業リード,、条件は以下のように評価されます 真, 、そしてワークフローはAIが記述した返信を Gmail ヒューマン・イン・ザ・ループ 次のステップでレビューするために。条件が評価される場合 偽, メールはヒューマン・イン・ザ・ループのセクションに進みません。.
条件でメールを確認する必要があると判断された後、以下を追加してください：Gmail (HITL) → Send and Wait for Response ノード
このステップでは、AIが作成した返信をレビュー担当者に送信し、ワークフローを続行する前に承認を待ちます。まず、あなたの Gmail (HITL) 接続, 、先ほどGmailの接続を選択されたのと同様に ステップ2. まだ接続していない場合は、クリックしてください 接続を追加 承認メールを送信するGmailアカウントを接続します。.
フィールドをこのように設定します：
お客様にはこの承認メールを送らないでください。 メール AIの返信を承認する担当者となります。レビュー担当者がメールを承認すると、ワークフローは次のステップに進み、Gmail経由で返信を送信できます。.
レビュアーが承認しない場合、またはリクエストがタイムアウトした場合、ワークフローは停止するか、フォールバックパスに従います。.
レビュアーがドラフトを承認した後 Gmail ヒューマン・イン・ザ・ループ, 、追加 Gmail → メールを送信 アクション。このステップは、AIが作成した返信を元の送信者に送信します。.
選択 Gmail接続, ステップ2で行ったように、AIエージェントからの応答をフィールドにマッピングしてください。.
このセットアップを使用してください：
ザ 宛先 フィールドには元の送信者のメールアドレスが含まれている必要があります。 件名 AIエージェントが準備した件名を使用し、 体 AI生成の返信テキストのみを使用してください。.
本文フィールドには、カテゴリ、概要、優先度、内部メモは含めず、顧客からの返信のみを含めるようにしてください。これらの詳細は、承認メールとログにのみ使用されます。.
承知いたしました。通常の出品者からの返信のように見せるための文章を作成します。
返信を元のGmailスレッド内に維持したい場合は、次を使用してください。 Gmail → メールに返信する 〜の代わりに メールを送信. しかし、新しいメールで返信している場合、これは メールを送信 セットアップは正常に完了します。.
メール送信後、追加 Gmail → メールにラベルを追加 そしてあなたの Gmail接続, ステップ2で行ったのと同様に、このステップは作成されたメールにGmailラベルを追加します メールを送信 アクティビティになるため、後でGmailで簡単に追跡できます。次のように設定します。
ザ メッセージID 〜から来なければならない メールを送信 送信済みメールをラベリングしているため、ステップです。Gmailはすでに送信済みメッセージを保存しています 送信済み フォルダーなので、このラベルは主に送信された応答の追跡または整理用です
Googleスプレッドシートは必須ではありませんが、Gmail AI エージェントが処理した各メールの明確な記録を残したい場合には役立ちます。.
このセットアップでは、Google スプレッドシートはワークフローログとして機能します。返信が送信、却下、スキップ、またはラベル付けされた後に、Google スプレッドシート → 行を追加 を選択し、フィールドをマッピングするか、AI で定義します。.
ワークフローの実行後、Googleスプレッドシートには、処理された各メールとそのカテゴリ、承認ステータス、AI生成の応答の詳細が表示されます。.
これにより、AIエージェントが処理した内容、承認されたメール、スパムとマークされたメール、手動レビューが必要なメールをチームが簡単に確認できるようになります。.
レビュー担当者がAI作成のドラフトを却下した場合、ワークフローはメールを送信すべきではありません。簡単なフォールバックパスは以下の通りです。
AIは手動レビューが必要ですこれにより、ワークフローの安全性が維持されます。また、チームには手動で確認が必要なメールの明確なリストが提供されます。.
AI処理済み ワークフローが同じメッセージを再度処理しないように、元のメールにラベルを付けます。.AIは手動レビューが必要です そして、チームメンバーに手動で対応してもらいましょう。.ヒューマン・イン・ザ・ループ・ノードは自動化の制約ではなく、実際のビジネスコンテキストで自動化を利用可能にする機能です。.
完全に自動化されたメール返信は、正確さがそれほど重要ではない、リスクの低いメッセージには役立ちます。しかし、営業に関する問い合わせ、請求に関する不満、返金要求、そして誤った返信が関係を損なう可能性のある顧客とのコミュニケーションにおいては、送信前の人間の確認は必須です。.
このワークフローは、自動化のスピードと人間のレビューによる管理を同時にチームに提供します。AIは拡張可能な作業をこなし、レビュー担当者は重要な判断を行います。.
まず、バッチサイズを小さく設定し、AIが作成したすべての返信は人間の承認を得てから公開するようにしてください。数回のテスト実行後、Googleスプレッドシートのログを確認し、AIエージェントがメールを誤分類した箇所をチェックして、プロンプトを更新してからボリュームを増やしてください。.
はい。Bit Flowsでは、AIエージェントのチャットモデルとして、DeepSeek、Groq、OpenRouter Chat Modelに対応しています。ステップ5のプロンプト構造は、有効なJSONを返すモデルであればどれでも使用可能です。モデルを切り替える際は、出力を慎重に確認してください。モデルによって、JSONのフォーマット指定の処理方法が異なる場合があります。.
Step 7のConditionノードは、不正なJSONからフィールドを読み取れないため失敗します。プロンプトにエラーハンドリングを追加してください。モデルは、マークダウン、余分なテキスト、および欠落したフィールドなしで、有効なJSONのみを返す必要があります。ワークフローをライブ受信トレイで実行する前に、いくつかの異なるメールタイプでプロンプトをテストしてください。.
はい。イテレーターのバッチサイズを増やしてください。3から5で開始し、徐々に増やしてください。バッチサイズが大きいほど、1回の実行でレビュー担当者に送信される承認メールの数が増えます。増やす前に、レビュー担当者がその量に対応できることを確認してください。.
ステップ2のGmail検索クエリでは、すでにラベル付けされているメールをスキップするために -label:AI-Processed を使用しています。.
標準のGmailヒューマン・イン・ザ・ループ設定では、「承認」または「却下」のみが取得されます。レビュー担当者にメモを追加させる必要がある場合は、代わりにフォーム経由で承認リクエストを送信することを検討してください。その場合、レビュー担当者は決定と同時にコメントを送信できます。.
AIエージェントは、使用するモデルによって複数の言語に対応しています。GPT-4o はほとんどの言語で読み書きが可能です。メールがどの言語で書かれていても、常に特定の言語で返信を受け取りたい場合は、プロンプトに言語指示を追加してください。.
はい、しかし、顧客対応の返信には人間の承認を使用する方が安全です。AIは請求、返金、苦情、またはアカウント関連のメッセージを誤解する可能性があるため、承認によってワークフローが管理されます。.
返信機能を使用して、最終的な顧客対応を行ってください。これにより、返信が元のGmailの会話スレッド内に表示されます。.
AI処理済みラベルは、次回のスケジュール実行時に同じメールが再度処理されるのを防ぎます。このラベルがないと、同じ未読メールがワークフローに繰り返し入ってくる可能性があります。.
