Ogni invio di un modulo WordPress è l'inizio di una potenziale vendita. Il problema è ciò che accade dopo. Se quel contatto rimane all'interno delle voci del modulo finché qualcuno non lo copia manualmente in un CRM, il follow-up rallenta, i record vengono duplicati e i dettagli del messaggio originale vanno persi.
La correzione è automatizza l'acquisizione dei lead dai moduli di WordPress al CRM software, in modo che un invio si trasformi in un vero record di lead nel momento stesso in cui arriva. Nessun copia-incolla, nessuna richiesta persa, nessun lead freddo in attesa su un foglio di calcolo.
Questa guida mostra due modi no-code per farlo con Bit Flows. Il primo invia Moduli di gravità conduce direttamente a Bit CRM, un CRM di vendita nativo per WordPress. Il secondo invia i contatti di Bit Form a HubSpot per i team che già utilizzano questa piattaforma. Scegli quello più adatto alle esigenze del tuo team di vendita.
È possibile automatizzare l'acquisizione dei lead dai moduli di WordPress verso un CRM collegando un trigger di invio del modulo a un'azione del CRM in Bit Flows. Questa guida illustra due configurazioni:
Opzione 1: Gravity Forms a Bit CRM. Ideale per i team che desiderano un CRM di vendita all'interno di WordPress. Crea un lead reale con un responsabile, fonte, stato, valuta, tag e i dettagli della richiesta.
Opzione 2: da Bit Form a HubSpot. Ideale per i team che gestiscono già i contatti in HubSpot. Crea o aggiorna un contatto CRM esterno.
Puoi anche aggiungere un agente IA in seguito, in modo che solo i lead ad alto interesse attivino un avviso su Gmail o Telegram per il tuo team di vendita. Se il tuo team usa WhatsApp per le notifiche dei lead, consulta il nostro Guida all'automazione di WhatsApp per WordPress.
Scegli in base alla piattaforma su cui il tuo team di vendita gestisce già i lead. Se vuoi che tutto sia integrato in WordPress, usa Bit CRM. Se il tuo team utilizza già HubSpot, sincronizza i dati su quella piattaforma. Entrambe le soluzioni si basano sullo stesso modello di flusso di lavoro Bit Flows, quindi l'esperienza d'uso è la stessa in entrambi i casi.
| Configurazione | Il migliore per | Cosa crea |
| Gravity Forms a Bit CRM | I team di WordPress che desiderano gestire i lead di vendita all'interno di WordPress | Un potenziale cliente con stato, origine, assegnatario, etichette, valuta e dettagli della richiesta |
| Da Bit Form a HubSpot | I team che utilizzano già HubSpot come CRM esterno | Un nuovo contatto HubSpot o l'aggiornamento di uno esistente |
Questa è la configurazione da utilizzare quando desideri un CRM di vendita che viva all'interno di WordPress. Ci vuole un Moduli di gravità invio e crea un lead Bit CRM, completo dei campi che un team di vendita utilizza effettivamente per il follow-up.
Trasforma un dato inserito nel modulo in un potenziale cliente, non solo in un’altra riga di dati del modulo. Quando qualcuno invia il tuo modulo per potenziali clienti di Gravity Forms, Bit Flows legge i campi e crea un potenziale cliente in Bit CRM con nome, e-mail, azienda, sito web e messaggio già associati. A questo punto puoi impostare la fonte, lo stato, il responsabile, la valuta e i tag, in modo che il record sia pronto per il follow-up non appena viene creato.
Bit CRM è fatto apposta per questo. È un plugin CRM completo all'interno di WordPress che gestisce lead, contatti, aziende, trattative, prodotti e fatture da un'unica dashboard, e funziona interamente sul lato amministrativo di WordPress.
● Gravity Forms installato e attivato, con un modulo di contatto pubblicato
● Bit Flows installato e attivato
● Bit CRM installato e configurato
Crea un modulo di contatto di Gravity Forms con i campi di cui il tuo CRM ha bisogno. Per questo flusso di lavoro, usa Nome (nome e cognome), Email, Telefono e i campi desiderati. Crea Cognome richiesto perché la schermata Crea Lead di Bit CRM considera il cognome come un campo obbligatorio.
Salva il modulo e inseriscilo in una pagina di prova. Tieni aperta quella pagina in un'altra scheda, ma non inviarla ancora. Aprirai il trigger Bit Flows e inizierai prima ad ascoltare, poi invierai il modulo.
Nella dashboard di WordPress, apri Bit Flows e crea un nuovo flusso. Assegnagli un nome chiaro, ad esempio “Gravity Forms Lead Capture to Bit CRM”. Fai clic sul nodo di attivazione, scegli Moduli di gravità come app, imposta l'evento trigger su Invio del modulo, quindi seleziona il tuo modulo di lead dal menu a tendina. In questo modo si indica a Bit Flows di eseguire il flusso di lavoro solo quando quel modulo viene inviato.
Con il grilletto aperto, fai clic Ascoltare la risposta. Bit Flows ora attende l'invio effettivo del modulo per poter leggere i valori esatti dei campi. Il listener rimane attivo per circa tre minuti, quindi hai tempo per compilare il modulo.
Lascia aperto quel popup, passa alla pagina del modulo e invia un lead di test realistico. Usa un nome, un'email, un'azienda, un sito web e un messaggio che riconoscerai più tardi.
Torna a Bit Flows. Dovresti vedere Risposta acquisita con i valori inseriti elencati sotto di esso. L'ordine è importante. Se invii i dati prima di cliccare su "Ascolta risposta", Bit Flows potrebbe non rilevare l'inserimento. Utilizza questi valori acquisiti per la mappatura invece di indovinare gli ID dei campi e ripeti l'ascolto se dovessi modificare il modulo.
Fai clic sull'icona più dopo il trigger, scegli Bit CRM come app di azione e seleziona Crea lead. Il tuo flusso di lavoro ora ha due nodi: il trigger Gravity Forms a sinistra e l'azione Bit CRM a destra.
Mantieni la prima versione direttamente così. Aggiungi un nodo Condizione in seguito se desideri filtrare i lead per consenso, interesse al servizio, budget o posizione prima che raggiungano il CRM.
Apri l'azione "Crea lead" e associa ciascun campo di Bit CRM al valore corrispondente presente nella risposta acquisita. Bit Flows mostra i valori sotto forma di ID dei campi, quindi prelevali direttamente dalla risposta che hai acquisito nel Passo 3.
Aggiungi Telefono solo dopo aver inviato un numero di telefono reale e averne confermato l'ID del campo. Nella cattura di test sopra, il valore del telefono è arrivato vuoto, quindi mapparlo da quella risposta sarebbe inaffidabile.
Sotto la mappatura dei campi, imposta i valori che organizzano il lead per il tuo team di vendita. Non si tratta di domande pubbliche del modulo, quindi le scegli una volta e si applicano a ogni lead creato da questo modulo.
Cliccare Esecuzione del test all'interno dell'azione. Se la mappatura è corretta, Bit Flows restituisce i dati dei lead inviati a Bit CRM, inclusi nome, cognome, e-mail, nome dell'azienda, sito web, descrizione e fonte del lead.
Apri Bit CRM e vai su Genera contatti. Il tuo lead di test dovrebbe comparire in cima alla lista. Verifica che il nome completo sia corretto, che nome e cognome siano memorizzati separatamente e che l'email corrisponda al formato.
Apri la scheda del lead e conferma che il proprietario, la fonte, lo stato, i tag e la valuta siano impostati come desideri. Una volta verificato, il flusso di lavoro da Gravity Forms a Bit CRM è attivo e ogni invio diventa un lead pronto per essere lavorato.
Usa questa configurazione quando il tuo team gestisce già i contatti in HubSpot. Qui, un Bit Form L'invio crea o aggiorna un contatto HubSpot tramite Bit Flows, pertanto un invio ripetuto utilizzando lo stesso indirizzo e-mail può aggiornare il contatto HubSpot esistente anziché crearne un altro.
● Bit Form installato e attivato, con un modulo di contatto pubblicato
● Bit Flows installato e attivato
● Un account HubSpot e un supporto Credenziale API di HubSpot per il collegamento Bit Flows
Crea un modulo di acquisizione lead Bit Form con Nome, Cognome, E-mail, un menu a tendina “Interessi”, un campo “Messaggio” e una casella di consenso. La casella di consenso è importante perché ti permette di filtrare le richieste che non hanno fornito il consenso prima che raggiungano il tuo CRM.
Crea un nuovo flusso, fai clic sul nodo di attivazione e scegli Bit Form con il Inviato con successo evento. Seleziona il tuo modulo lead, quindi fai clic su Ascoltare la risposta e mantieni il popup aperto.
Inviare il modulo di contatto con i dati di test mentre il listener è in esecuzione. Compilare ogni campo, spuntare la casella del consenso e inviare.
In Bit Flows, verifica di visualizzare la risposta acquisita con l'ID del modulo, l'ID della voce e i campi inviati. Effettua la mappatura a partire da questi valori, in modo da non dover mai indovinare l'ID di un campo.
Prima che il contatto arrivi su HubSpot, aggiungi un Condizione strumento in modo che gli invii incompleti non si sincronizzino mai. Imposta le regole affinché i campi email, messaggio, interesse e consenso debbano esistere, uniti con AND. Se uno di essi manca, il flusso di lavoro si ferma sul percorso non corrispondente e il tuo CRM rimane pulito.
Cliccare Esecuzione del test nella condizione. Un contatto valido restituisce un risultato positivo, il che significa che può passare all'azione di HubSpot.
Aggiungi HubSpot come azione dopo la condizione e scegli Crea o aggiorna contatto. Questo è meglio di un'azione di sola creazione, perché un invio ripetuto dallo stesso indirizzo email aggiorna il contatto esistente anziché crearne uno duplicato.
All'interno dell'azione, clicca Aggiungi connessione, nominala e incolla la tua chiave di servizio o il token di accesso dell'app privata di HubSpot nel campo Valore. Per questo flusso di lavoro la chiave necessita solo di autorizzazioni sui contatti, come lettura e scrittura sui contatti. In HubSpot crei una chiave di servizio in Sviluppo, Chiavi, Chiavi di servizio.
Ti serve la guida completa alle credenziali? Segui quella ufficiale Guida alle chiavi di servizio HubSpot. Una volta connesso, attiva Aggiorna contatto, imposta i campi CRM fissi come Stato del lead e Fase del ciclo di vita, quindi mappa Email, Nome, Cognome e Messaggio dalla risposta catturata. Se desideri archiviare il valore di Interesse, crea una proprietà HubSpot personalizzata e mappala lì.
Cliccare Esecuzione del test. Una configurazione corretta restituisce una risposta di HubSpot con l'ID del contatto e le proprietà inviate. Quindi apri HubSpot, vai su Contatti e conferma che il lead sia stato creato o aggiornato.
Entrambi i flussi di lavoro sopra salvano ogni lead valido. Il prossimo aggiornamento consiste nel decidere quali lead meritano un avviso istantaneo. Puoi aggiungere un Agente AI dopo la verifica dei requisiti, per leggere il messaggio e avvisare il team di vendita solo quando il lead mostra un alto interesse.
In questa configurazione, la condizione gestisce comunque i controlli fissi come email, messaggio, interesse e consenso. L'agente IA gestisce la valutazione: questo potenziale cliente merita una notifica in questo momento? L'azione CRM viene comunque eseguita, quindi ogni lead valido viene salvato mentre solo quelli seri creano disturbo. Vedi il Guida all'agente IA Bit Flows per la configurazione completa dell'agente.
Usa un prompt rigoroso in modo che l'agente non reagisca in modo eccessivo a ogni invio:
IT 
EN 
DE 
ES 
NL 
PT 
JA Sei un assistente per la qualificazione dei lead per un'azienda di automazione WordPress.
Analizza i dati del modulo inviato e decidi se il team di vendita deve essere avvisato.
Dati del modulo: Nome, Email, Interesse, Messaggio, Consenso.
Regole:
Invia un avviso Gmail o Telegram solo se il lead ha un alto livello di intenzione.
Alto livello di intenzione significa che il messaggio menziona prezzi, una demo, configurazione urgente, lavoro di agenzia, automazione WooCommerce, automazione CRM o automazione personalizzata.
Non inviare avvisi per domande generali o messaggi poco dettagliati. Non inventare dettagli mancanti. Mantieni l'avviso breve e utile.
Motivo: [breve motivo per cui questo lead richiede attenzione]Utilizzo Gmail quando il team di vendita lavora principalmente tramite email. Telegramma quando desideri un avviso più rapido in un gruppo o canale.
| Tipo di avviso | Miglior utilizzo |
| Gmail | Notifica normale del team di vendita |
| Telegramma | Avviso rapido per contatti ad alto potenziale o urgenti |
| Entrambi | Solo per i lead che richiedono un follow-up rapido, come richieste di prezzo o di demo |
Non inviare notifiche per ogni invio. Se ogni lead contatta il team, inizieranno a ignorare gli avvisi. Lascia che l'Agente AI li avvisi solo quando il messaggio mostra una reale intenzione e fai un test con alcuni lead di prova prima di andare online.
L'errore più comune è quello di inviare il modulo prima di cliccare su "Listen Response". Bit Flows registra l'invio solo mentre è in fase di ascolto attivo, quindi è necessario avviare prima il listener.
Indovinare gli ID dei campi è il secondo. Esegui sempre il mapping dalla risposta acquisita, perché gli ID cambiano quando modifichi il modulo. Se in seguito riorganizzi i campi, ascolta di nuovo e acquisisci una nuova voce prima di toccare l'azione del CRM.
Copiare i valori degli screenshot senza controllare è il terzo. Una fonte, uno stato o un tag adatti a una campagna per un negozio non andranno bene per un modulo di lead generale. Associa ogni valore fisso al tuo CRM e al tuo modulo.
| Problema | Probabile causa e soluzione |
| Nessuna risposta catturata | Il modulo è stato inviato dopo che l'ascoltatore si è fermato. Clicca di nuovo su Ascolta risposta e invia entro il tempo limite. |
| Un campo viene mappato come vuoto | Quel campo è risultato vuoto nella voce di test. Inserisci un valore reale, quindi acquisisci nuovamente e conferma l'ID del campo prima di mapparlo. |
| Duplica record CRM | È stata utilizzata un'azione di sola creazione. Passa a Crea o aggiorna contatto in HubSpot e usa Email come campo di corrispondenza. |
| Il lead non arriva mai al CRM | La condizione di idoneità non è riuscita. Apri la Condizione ed esegui un Test di Verifica per vedere quale regola ha restituito falso. |
| La connessione a HubSpot non è riuscita | Le credenziali potrebbero non essere valide o mancare dei permessi di contatto richiesti. Verifica le credenziali e assicurati che abbiano gli ambiti di lettura/scrittura dei contatti necessari, quindi riconnettiti e riprova. |
Una volta che il trigger, la condizione e l'azione CRM funzionano ciascuno per conto proprio, esegui l'intero processo. Clicca su Indietro nel Costruttore di flussi (Flow Builder), quindi su Testa il flusso una volta (Test Flow Once) e invia un nuovo lead di prova. Dopo l'esecuzione, controlla in tre posti.
| Dove controllare | Cosa confermare |
| Tela Bit Flows | Il trigger, la condizione e l'azione sono collegati correttamente |
| Il tuo CRM | Il lead o il contatto è stato creato o aggiornato |
| Tronchi Bit Flows | Ogni passaggio è stato eseguito con successo |
Un flusso di lavoro CRM dovrebbe alleggerire il follow-up, non appesantirlo. Una volta che un visitatore invia un modulo WordPress, il lead dovrebbe entrare nel tuo CRM con i dettagli giusti e le verifiche corrette, riducendo le possibilità di errore umano.
Inizia prima con la sincronizzazione di base. Quando funziona, migliorala solo dove serve: aggiungi avvisi via Gmail o Telegram per un follow-up più rapido, oppure aggiungi un Agente AI per qualificare i lead. Il vero vantaggio sono dati più puliti e tempi di risposta più rapidi, sia che tu mantenga i lead all'interno di WordPress con Bit CRM, sia che tu li invii a HubSpot.
Collega un trigger di invio del modulo WordPress a un'azione CRM in Bit Flows, quindi mappa campi come nome, e-mail e messaggio, in modo che ogni invio crei automaticamente un lead.
Sì, Bit Flows può inviare un modulo compilato di Gravity Forms a Bit CRM utilizzando l'azione "Crea lead", che lo archivia come vero e proprio lead di vendita all'interno di WordPress.
Mappa nome, cognome, email, nome dell'azienda, sito web e il campo del messaggio, e aggiungi il telefono solo dopo aver confermato che ha catturato un valore reale.
No, imposta Origine lead e Stato lead come valori fissi nell'azione, perché organizzano il lead per le vendite anziché essere domande a cui il visitatore risponde.
La schermata Crea Lead di Bit CRM imposta il cognome come obbligatorio, quindi anche il campo del cognome di Gravity Forms dovrebbe essere obbligatorio per evitare una sincronizzazione non riuscita.
Utilizza l'opzione "Test Run" nell'azione "Crea lead", quindi "Test Flow Once" e verifica che il nuovo lead compaia nella sezione "Lead" di Bit CRM e nei log di Bit Flows.
Inviare una nuova voce di test con quel campo compilato, acquisire nuovamente la risposta e confermare l'ID del campo prima di mapparlo sul CRM.
Bit CRM crea un record di lead, mentre HubSpot crea o aggiorna un contatto, quindi scegli la configurazione che corrisponde al modo in cui il tuo processo di vendita traccia le persone.
Sì, imposta il campo Proprietario nell'azione Crea lead sull'utente venditore responsabile e ogni nuovo lead proveniente da quel modulo verrà assegnato a lui.
