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Die besten Workato-Alternativen für kleine Unternehmen im Jahr 2026

Blog-Autorenlogo
Arif Hasnat
29. Aug. 2026
Lesezeit: 8 Minuten
Die besten Workato-Alternativen für kleine Unternehmen im Jahr 2026

Workato-Alternativen werden dann eine Überlegung wert, wenn ein kleines Unternehmen Automatisierung benötigt, die sich leichter budgetieren, einfacher warten lässt oder besser zu den bereits genutzten Tools passt. Die eigentliche Frage ist nicht, welche Plattform die längste Funktionsliste hat, sondern welche zu Ihrem Workflow-Volumen, Ihren Integrationen, Ihren Hosting-Präferenzen und Ihren technischen Kenntnissen passt, ohne unnötige Komplexität hinzuzufügen.

Ein WooCommerce-Shop möchte möglicherweise Hunderte von Bestellungen automatisieren, ohne sich Gedanken über Gebühren pro Aufgabe machen zu müssen. Ein fünfköpfiges Marketingteam legt vielleicht mehr Wert darauf, HubSpot, Gmail, Slack und Google Sheets schnell zu verknüpfen. Ein technisches Team bevorzugt möglicherweise Selbsthosting, APIs und benutzerdefinierten Code gegenüber einer einfacheren verwalteten Plattform.

Die folgenden besten Workato-Alternativen werden anhand der Faktoren verglichen, die für kleine Unternehmen am wichtigsten sind: Preisgestaltung, Nutzungslimits, Workflow-Tiefe, Integrationen, Bereitstellung und Wartungsaufwand. Jede Option hat eine andere Stärke, daher besteht das Ziel darin, Ihnen zu helfen, diejenige zu finden, die zu den tatsächlichen Abläufen Ihres Unternehmens passt.

Lange Rede, kurzer Sinn

Für die meisten kleinen Unternehmen gibt es keinen Grund, Workato eins zu eins zu kopieren. Wählen Sie die Plattform, die zu Ihrem Automatisierungsstart und der gewünschten Verwaltung durch Ihr Team passt.

  • Bit Flows: Am besten, wenn WordPress oder WooCommerce im Zentrum Ihres Unternehmens stehen.
  • Zapier: Am besten, wenn eine breite SaaS-App-Abdeckung am wichtigsten ist.
  • Marke: Am besten, wenn Sie Arbeitsabläufe auf einer visuellen Oberfläche sehen möchten.
  • Microsoft Power Automate Am besten, wenn Ihr Unternehmen bereits intensiv mit Microsoft 365 arbeitet.
  • n8n: Ideal, wenn Entwickler Code, APIs, Selbsthosting und mehr Kontrolle benötigen.
  • Pabbly Connect: Am besten für lebenslange Preise und weniger aggressive Aufgabenzählung.
  • Activepieces Am besten, wenn Open-Source-Software und Selbsthosting Priorität haben.

Vergleichstabelle der Workato-Alternativen

Wir haben die einzelnen Tools hinsichtlich Preisgestaltung, Nutzungsbeschränkungen, Workflow-Tiefe, Integrationen, Hosting und Wartungsfreundlichkeit verglichen. Die Preise und Tarifdetails wurden im August 2026 auf den offiziellen Seiten der Anbieter überprüft, und wir heben die Stärken der Mitbewerber hervor, wenn diese tatsächlich besser geeignet sind. 

WerkzeugAm besten fürAktueller EinstiegspunktNutzungsmodellEinsatzTechnisches NiveauWichtigster Kompromiss
Bit FlowsWordPress-UnternehmenBezahlung ab $59/Jahr; $159 auf Lebenszeit für 1 StandortUnbegrenzte Arbeitsabläufe und AufgabenSelbstgehostetes WordPressAnfänger bis FortgeschritteneErfordert WordPress
ZapierAnfängerKostenlos; Professional: $29,99 monatlich für 750 AufgabenAufgabenbasiertCloudAnfängerDie Kosten steigen mit dem Umfang der Aufgaben
Machen SieVisuelle Workflow-ErstellungKostenlos; Core ab $10,59 pro Monat für 10.000 CreditsAuf GuthabenbasisCloudMittelstufeKomplexe Szenarien brauchen Zeit zum Lernen.
Power AutomateMicrosoft-Geschäftsbereiche30-tägige Testversion; Premium $15 pro Benutzer und Monat (Jahresabrechnung)Benutzer-/Bot-LizenzierungCloud- und Desktop-RPAAnfänger bis FortgeschritteneAußerhalb der grundlegenden Abläufe wird die Lizenzierung komplexer
n8nTechnische TeamsCommunity Edition oder Cloud ab $24 pro MonatWorkflow-AusführungenCloud oder Self-HostedMittelstufe bis FortgeschritteneWeitere technische Einstellungen
Pabbly verbindenKostenbewusste TeamsAb $19 pro Monat mit einem Limit von 10.000 Aufgaben / Optionen für die gesamte LaufzeitExterne AktionsaufgabenCloudAnfänger bis FortgeschritteneExterne Aktionen verbrauchen weiterhin das Aufgabenkontingent
Aktive StückeOpen-Source-AutomatisierungKostenloser Hosting-Tarif; Plus ab $20/MonatGuthabenbasiert; 1 Guthaben pro normalem Ablauf, unabhängig von den SchrittenCloud oder Self-HostedMittelstufeErfordert technische Kenntnisse und hat einige KI-Funktionen nicht

Die besten Workato-Alternativen für kleine Unternehmen

1️⃣ Bit Flows: Am besten geeignet für WordPress-Unternehmen

Am besten für: WordPress-Agenturen, WooCommerce-Shops, Mitglieder-Websites, formularlastige Unternehmen und Firmen, deren Automatisierungen innerhalb von WordPress beginnen.

Bit Flows verfolgt einen anderen Ansatz als Workato, da die Workflow-Engine direkt in WordPress läuft und nicht auf einer separaten SaaS-Automatisierungsplattform. Auf derselben visuellen Arbeitsfläche können Sie mit WordPress-Plugins, SaaS-Anwendungen, APIs, Webhooks und KI-Tools arbeiten. Derzeit verfügt es über 391+ Integrationen, unbegrenzte Workflows, Aufgaben und Verbindungen sowie KI-Agent, Mensch in der Schleife, MCP-Client, detaillierte Protokolle, erneute Ausführung und Unterstützung für benutzerdefinierte Apps.

Die kostenpflichtiger Starter-Tarif wird derzeit $59 pro Jahr für eine Website und der Lifetime-Tarif für eine Website beträgt $159 einmalig. Wenn Ihr Unternehmen auf WordPress basiert, kann Bit Flows eine hervorragende Lösung für WordPress-basierte Unternehmen sein, da es WordPress-native Automatisierung mit einem Preismodell kombiniert, bei dem keine Gebühren pro Aufgabe anfallen. 

Das Modell mit unbegrenzter Aufgabenanzahl kommt vor allem dann zum Tragen, wenn WordPress viele Ereignisse generiert. Stellen Sie sich einen WooCommerce-Shop vor, der Hunderte von Bestellungen bearbeitet. Eine einzelne Bestellung kann beispielsweise eine Tabelle aktualisieren, einen CRM-Kontakt anlegen oder aktualisieren, einen Team-Kanal benachrichtigen und einen Folgeprozess auslösen. Bei einem Service, der pro Aktion abgerechnet wird, kann diese eine Bestellung mehrere abrechnungsfähige Aktionen verbrauchen. Bit Flows misst diese Arbeitsabläufe nicht anhand der Anzahl der Aufgaben.

2️⃣ Zapier: am besten für breite SaaS-App-Abdeckung

Am besten für: Teams, die SaaS-Tools miteinander verknüpfen und Prozesse über verschiedene Geschäftssysteme hinweg automatisieren müssen. Da es komplexe Arbeitsabläufe bewältigt, eignet es sich nicht nur für Anfänger. 

Zapier bietet hier die größte App-Auswahl aller Workato-Alternativen und wirbt mit 9.000 oder mehr Apps. Wenn Ihr Unternehmen mit einem Nischen-Tool arbeitet, finden Sie hier eine vorgefertigte Verbindung, anstatt selbst eine über eine API erstellen zu müssen. Der Builder besteht aus einer übersichtlichen Liste von Schritten, die leicht zu verstehen ist und in den Tarifen „Professional“ und höher durch mehrstufige Zaps, Pfade, Filter, Webhooks, Code-Schritte und KI-Schritte echte Komplexität ermöglicht. Copilot erleichtert den Umgang mit dieser Komplexität. Beschreiben Sie den Workflow in einfacher Sprache, und Copilot entwirft den Auslöser und die Aktionen, fügt Schritte hinzu, während Sie weitere Anweisungen geben, bearbeitet bereits veröffentlichte Zaps und schreibt den Code für Code-Schritte. 

Mit der kostenlosen Version stehen Ihnen 100 Aufgaben pro Monat zur Verfügung, und die Anzahl der Schritte bei Zaps ist auf zwei begrenzt. Betrachten Sie diese Version daher als Testversion. Professionell Ab $19,99 pro Monat bei jährlicher Abrechnung oder $29,99 pro Monat für 750 Aufgaben. Eine Aufgabe ist jede ausgeführte Aktion, und AI by Zapier verwendet nun modellbasierte Aufgabenmultiplikatoren. „Standard“ verwendet 1× Aufgaben, „Advanced“ 3× und „Premium“ 5×, während bei der Nutzung eines eigenen unterstützten KI-Kontos ein Aufgabenmultiplikator von 1× gilt.

Wenn ein Workflow für jede von 200 Einreichungen vier kostenpflichtige Aktionsschritte ausführt, kann er etwa 800 Aufgaben pro Monat verbrauchen und damit die Einstiegsstufe für Professional mit 750 Aufgaben bereits überschreiten.

Die Kosten für Zapier können mit steigendem Workflow-Aufkommen und zunehmender Anzahl mehrstufiger Automatisierungen deutlich ansteigen. Das aufgabenbasierte Modell bedeutet, dass Teams ihren Bedarf sorgfältig einschätzen müssen, insbesondere wenn Workflows mehrere Aktionen umfassen. Der ’Professional“-Tarif umfasst 750 Aufgaben pro Monat. Bei zusätzlicher Nutzung kann eine Abrechnung pro Aufgabe erfolgen, sodass mehrstufige Workflows und KI-Aktionen höherer Stufen die monatlichen Kosten schneller in die Höhe treiben können als einfache Zaps mit nur einer Aktion. Für Unternehmen mit hohem Workflow-Volumen bietet das unbegrenzte Aufgabenmodell „Bit Flows“ möglicherweise besser vorhersehbare Kosten als die aufgabenbasierte Preisgestaltung.

3️⃣ Marke: Bester visueller Workflow-Builder

Am besten für: Operative Teams, Marketingfachleute und No-Code-Entwickler, die verzweigte Arbeitsabläufe anzeigen möchten, anstatt diese als einfache Aktionsliste zu erstellen.

„Make“ kommt auf dieser Liste dem, was Workato tatsächlich leistet, am nächsten. Beide Lösungen unterstützen Verzweigungen, Transformationen und die Fehlerbehandlung bei mehrstufigen Integrationen. 

Der Vorteil von Make ist die Arbeitsfläche. Ein Szenario kann über Router aufgeteilt werden, Filter anwenden, Daten transformieren, parallele Pfade ausführen und Ihnen die Beziehungen zwischen den Schritten als Diagramm anzeigen. Nehmen wir einen Lead-Router als Beispiel: Formularübermittlung, Lead-Typ prüfen, nach Region weiterleiten, das CRM aktualisieren, den Vertriebsmitarbeiter benachrichtigen, einen Datensatz in eine Tabelle eintragen. Auf einer Arbeitsfläche sehen Sie die Verzweigungen. In einer vertikalen Liste mit zusammengeklappten Karten ist dies nicht möglich, und dieser Unterschied verstärkt sich mit zunehmender Komplexität der Workflows. Make listet über 3.000 Apps auf – zwar weniger als Zapier, aber ausreichend für die meisten gängigen Anwendungsstacks.

Mit der kostenlosen Version erhältst du monatlich 1.000 Credits, zwei aktive Szenarien und eine Mindestpause von 15 Minuten zwischen den Durchläufen – sie ähnelt also eher einer Sandbox als einem Abonnement. Kern zeigt derzeit $10,59 pro Monat für 10.000 Credits an, hebt die Szenario-Obergrenze auf und reduziert die Planungsintervalle auf eine Minute. Da August 2025, Erstellen Sie Rechnungen in Credits statt in Operationen. Credits werden nur dann auf eine tokenbasierte Abrechnung umgestellt, wenn Sie den in Make integrierten KI-Anbieter nutzen. Der eigentliche Kostenfaktor ist struktureller Natur: Bei jeder Schleifeniteration und jedem aktiven Router-Zweig werden eigene Module ausgeführt, sodass die Verzweigungen, die Make so leistungsfähig machen, gleichzeitig auch das Guthaben aufbrauchen.

Entscheiden Sie sich für „Make“, wenn Ihre Arbeitsabläufe zu komplex für eine einfache Trigger-Aktion-Automatisierung sind und Sie eine visuelle Steuerung wünschen, ohne einen eigenen Server betreiben zu müssen. Für die Workato-Integration mit einem kleinen Unternehmensbudget ist dies die beste vergleichbare Alternative auf dieser Liste. Der Credit-Zähler erfasst jedoch weiterhin Ihr Volumen. Für WordPress-zentrierte Workflows bietet Bit Flows daher einen visuellen Workflow-Ansatz ohne nutzungsabhängige Aufgabenbeschränkungen.

4️⃣ Microsoft Power Automate: Die beste Wahl im Microsoft-Ökosystem

Am besten für: Unternehmen, die bereits Microsoft Teams, Excel, SharePoint, Outlook, Dynamics und die gesamte Microsoft-Umgebung nutzen.

Von den Workato-Alternativen auf dieser Liste kommt Power Automate dem, was Sie hinter sich lassen, am nächsten. Workato ist eine iPaaS-Lösung für Unternehmen, und Power Automate ist Microsofts Umsetzung desselben Konzepts. Auf dem Papier ist es günstiger, aber die Problemstellung ändert sich dadurch kaum.

Das ist sinnvoll, wenn Ihre Mitarbeiter ohnehin den ganzen Tag mit Microsoft-Produkten arbeiten. Die Anbindung an Teams, Excel und SharePoint ist tiefer als bei jedem Tool eines Drittanbieters, und es ist die einzige Option hier, die Cloud-Flows mit Desktop-RPA kombiniert, sodass auch ältere Windows-Software gesteuert werden kann, die überhaupt keine API hat. Auch Copilot ist eine große Hilfe. Es ist im neuen Flow-Designer integriert, erstellt einen Flow anhand einer Beschreibung in einfacher Sprache und erklärt, was die einzelnen Aktionen bewirken.

Außerhalb des Microsoft-Ökosystems lässt die Attraktivität schnell nach. Die Benutzeroberfläche orientiert sich eher an den Unternehmensstandards von Microsoft als an denen eines einfachen Builder-Tools, und man wird schon mit Umgebungen, Verbindungsreferenzen, Dataverse und Richtlinien zur Verhinderung von Datenverlusten konfrontiert, bevor man überhaupt etwas Nützliches veröffentlicht hat. 

Die Lizenzierung ist das andere Problem. Prämie beträgt $15 pro Benutzer und Monat, wird jährlich abgerechnet und umfasst Cloud-Abläufe, betreute Desktop-Abläufe und Premium-Konnektoren. Bei der unbeaufsichtigten Automatisierung wechseln Sie zum „Process“-Tarif mit $150 pro Bot und Monat bzw. $215 pro Bot für von Microsoft gehostete Infrastruktur, wobei die Dataverse-Kapazität zusätzlich abgerechnet wird. All dies mit einer Pauschallizenz für Plugins zu vergleichen, ist sehr aufwendig.

Wenn Ihr Unternehmen nicht stark auf Microsoft-Dienste angewiesen ist, könnte eine andere Automatisierungsplattform besser geeignet sein. Bei „Five People on Premium“ kostet $900 pro Jahr mehr als ein einziger unbeaufsichtigter Bot, und um davon zu profitieren, muss jemand in Ihrem Team mit der Microsoft-Verwaltungsebene vertraut sein – was in den meisten kleinen Unternehmen nicht der Fall ist. Die Kosten für Workato sind der Hauptgrund, warum sich die meisten Nutzer überhaupt nach einer Alternative umsehen, und diese Option bietet hier keine Lösung.

5️⃣ n8n: Am besten geeignet für technische Teams

Am besten für: Entwickler, SaaS-Teams, technische Agenturen, Entwickler von KI-Automatisierungslösungen und Unternehmen, die eine Eigenhosting-Lösung wünschen.

n8n ist die Workato-Alternative für Teams, die das fehlende Teil lieber selbst programmieren möchten, als auf einen Konnektor zu warten. Es ist eher ein Entwickler-Tool als eine Automatisierungslösung für kleine Unternehmen. Man erhält einen visuellen Knoten-Editor, kann aber auch direkt in JavaScript oder Python programmieren, benutzerdefinierte HTTP- oder GraphQL-Anfragen stellen und Datentransformationen durchführen, die ein Standard-Konnektor nicht bewältigen kann. Das ist der Reiz. Wenn ein Konnektor den Großteil der Arbeit abdeckt, ermöglicht n8n es Ihnen, den Rest selbst zu programmieren, anstatt den Workflow aufzugeben.

Starter beträgt etwa $20 pro Monat bei jährlicher Abrechnung oder $24 bei monatlicher Abrechnung und umfasst 2.500 Workflow-Ausführungen mit einer unbegrenzten Anzahl von Workflows und Benutzern. Eine Ausführung ist ein vollständiger Durchlauf eines Workflows, unabhängig davon, wie viele Schritte er umfasst. Deshalb erscheint n8n im Vergleich zu Zapier bei komplexen Abläufen günstig. Die Obergrenze ist dabei zu beachten. Ein einzelner Trigger, der alle fünf Minuten abfragt, verbraucht allein schon etwa 8.640 Ausführungen pro Monat, sodass sich das Starter-Paket eher für ereignisgesteuerte Webhooks als für Polling eignet. Es gibt außerdem eine kostenlose, selbst gehostete Community Edition, bei der es sich um freie Software handelt, die auf einem Server läuft, den Sie mieten und warten.

Voraussetzung ist Fachwissen. Man muss sich mit Arbeitsabläufen, Authentifizierung, APIs, Hosting und manchmal auch mit Programmierung auskennen. Für ein technisches Team ist das ein fairer Kompromiss, für alle anderen jedoch eine echte Hürde.

Für manche auf WordPress spezialisierte Unternehmen sind die entwicklerorientierten Funktionen von n8n möglicherweise mehr, als sie benötigen. Sie zahlen für ein Cloud-Konto, müssen sich in ein Entwicklertool einarbeiten und stellen dann eine Verbindung zu einer Website her, auf der die Daten bereits gespeichert sind. Entscheiden Sie sich für n8n, wenn Ihr Team über die erforderlichen technischen Kenntnisse verfügt und Erweiterbarkeit gegenüber dem Zeitaufwand für die Einrichtung bevorzugt.

6️⃣ Pabbly Connect: Beste Budget-Option

Am besten für: Kostenbewusste Unternehmen, die Cloud-Automatisierung nutzen möchten und eine lebenslange Preisgestaltung oder eine flexiblere Aufgabenabrechnung bevorzugen.

Pabbly Connect verdient Aufmerksamkeit, weil es die Automatisierungsnutzung anders als viele Mitbewerber berechnet. Pabbly gibt an, dass Trigger und interne Schritte wie Filter, Router, Formatierer, Zeitpläne und Iteratoren keine Tasks verbrauchen. Externe Aktion Schritte tun das. Die öffentliche Website wirbt derzeit mit über 2.000 Integrationen sowie sowohl Abonnement- als auch einmaligen lebenslangen Kaufoptionen. Dieser Unterschied ist wichtig.

Angenommen, Ihr Workflow empfängt einen Lead, prüft eine Bedingung, formatiert die Telefonnummer neu, leitet den Lead weiter und sendet ihn dann an ein CRM. Die internen Filter- und Formatierungsschritte von Pabbly erhöhen nicht Ihr abrechenbares Task-Kontingent. Nur die externe Aktion tut dies.

Die kostenpflichtigen Tarife beginnen bei $19 pro Monat mit einem Limit von 10.000 Aufgaben. Die Preise selbst ändern sich ständig, da Pabbly regelmäßig Sonderangebote anbietet. Schauen Sie daher am besten auf der Live-Preisseite anstatt jeder Zahl, die Sie in einem Vergleichsbeitrag lesen, einschließlich dieses hier.

Die Grenzen zu kennen, lohnt sich. Es ist nach wie vor eine Cloud-Plattform, sodass Ihre Workflow-Daten über die Server von Pabbly laufen. Der Builder ist eher funktional als ausgefeilt und erinnert mehr an eine Schrittliste als an eine Arbeitsfläche. Und ein auf Lebenszeit angebotener Kauf bindet Sie an ein bestimmtes Task-Limit, was bedeutet, dass Sie Ihr Volumen Jahre im Voraus abschätzen müssen, bevor Sie es überhaupt kennen.

Entscheiden Sie sich für Pabbly Connect, wenn langfristige Kosten wichtiger sind als eine ausgefeilte Benutzeroberfläche und Ihre Technologieplattform überwiegend aus SaaS-Lösungen statt aus WordPress besteht. Als Workato-Alternative für kleine Unternehmen erfüllt es die offensichtlichen Anforderungen gut. Rein preislich liegt es immer noch über Bit Flows, da $19 pro Monat $228 pro Jahr ergeben, gegenüber $59 für eine Bit Flows-Lizenz für eine Website – und diese Lizenz kommt ohne eine Obergrenze für Aufgaben aus, die man bei der Planung berücksichtigen müsste.

7️⃣ Activepieces: Beste Open-Source-Workato-Alternative

Am besten für: Start-ups, Entwickler, interne IT-Teams und Unternehmen, die eine Open-Source-Automatisierungsplattform suchen, ohne auf einen visuellen Builder zu verzichten.

Activepieces ist die stärkste Open-Source-Alternative zu Workato, da Open Source ein Teil des Produktmodells und kein nachträglicher Einfall ist. Die Community Edition ist unter der MIT-Lizenz veröffentlicht und selbst gehostet, und Entwickler können eigene Pieces in TypeScript schreiben, wenn kein Connector existiert. Die Preisseite führt derzeit über 700 Integrationen auf.

Die Preise für das gehostete Angebot haben sich kürzlich geändert und es lohnt sich, sie zu verstehen. Die kostenlose Version ist eher nutzbar als eine Testversion, mit unbegrenzten Abläufen, täglich erneuerten Credits und Zugriff auf Abläufe, Agenten, Tabellen und MCPs. Plus $20 pro Monat für mehr Credits, bis zu fünf Nutzer und die Möglichkeit, eigene KI-Schlüssel mitzubringen. Entscheidend ist, was man mit einem Credit bekommt. Ein Flow-Durchlauf kostet ein Credit, unabhängig davon, wie viele Schritte er umfasst – ein Workflow mit sechs Schritten kostet also genauso viel wie einer mit zwei Schritten. Credits werden tatsächlich für den Aufruf von KI-Modellen verbraucht, und durch die Einbindung eines eigenen Schlüssels lassen sich diese Kosten wieder senken.

Das passt zu einem Unternehmen, das eine geringe Anzahl von Arbeitsabläufen sehr häufig ausführt. Activepieces ist weniger empfindlich gegenüber der Anzahl der Workflow-Schritte als Plattformen, die einzelne Aktionen abrechnen. Ein Standard-Flow-Lauf kostet einen Credit, unabhängig davon, wie viele normale Schritte er enthält, obwohl ein höheres Ausführungsvolumen und die Nutzung von KI den Credit-Verbrauch dennoch erhöhen.

Der Kompromiss ist technischer Natur. Activepieces gibt an, dass die Community Edition technische Kenntnisse erfordert und den Kernfunktionsumfang anstelle jeder kommerziell verkauften Governance-Funktion liefert, sodass das Self-Hosting die Bereitstellung eines Servers, von Updates und Backups bedeutet.

Wählen Sie Activepieces, wenn Open Source, Code-Ownership und die Option, Automatisierungen auf der eigenen Infrastruktur auszuführen, für Ihr Unternehmen wichtig sind.

Wie sollte ein kleines Unternehmen zwischen diesen Workato-Alternativen wählen?

Wählen Sie danach, wo Ihre Daten bereits gespeichert sind, und danach, wie das Tool die Nutzung berechnet. Funktionslisten entscheiden dies selten. Abrechnungsmodelle und die Person, die den Workflow pflegt, tun dies meistens.

Beginnen Sie damit, woher die Daten kommen

Wenn Bestellungen, Formulare und Mitgliedschaften in WordPress ihren Anfang nehmen, übernimmt Bit Flows die Automatisierung dort, wo diese Vorgänge bereits stattfinden. Wenn der Workflow unabhängige Cloud-Anwendungen miteinander verbindet, sollten Sie sich Zapier, Make, Pabbly oder Activepieces ansehen. Wenn Ihr Unternehmen hauptsächlich mit Teams, SharePoint und Excel arbeitet, probieren Sie zunächst Power Automate aus.

Volumen schätzen, bevor Preise verglichen werden

Jedes Tool erfasst die Nutzung unterschiedlich, daher sagen die Listenpreise nur wenig aus. Zapier berechnet die Kosten pro externer Aktion. Berechnen Sie die Kosten als Gutschrift pro Modulaufruf. n8n und Activepieces berechnen eine Einheit pro Workflow-Ausführung, unabhängig von der Anzahl der Schritte. Pabbly berücksichtigt keine Trigger und internen Schritte. Bit Flows misst den Verbrauch überhaupt nicht. Führen Sie einen echten Workflow durch jedes Modell durch, bevor Sie die Tarife vergleichen.

Ordnen Sie den Builder der Person zu, die ihn wartet

Die Person, die den Workflow verwaltet, ist genauso wichtig wie der Workflow selbst. Für Eigentümer und Marketingfachleute ist Zapier die sicherste Wahl. Wer sich mit Routern und Verzweigungen auskennt, hat bei Make oder Bit Flows mehr Spielraum. Entwickler, die Wert auf Code und API-Kontrolle legen, sollten sich n8n oder Activepieces ansehen.

Entscheiden Sie, ob Self-Hosting ein echter Vorteil ist

Selbsthosting ist nur dann günstiger, wenn man bereits über das nötige Wissen zum Betreiben eines Servers verfügt. Sowohl n8n als auch Activepieces bieten diese Möglichkeit an, und Bit Flows läuft auf dem WordPress-Server, für den Sie ohnehin schon bezahlen. Wenn diese Kenntnisse intern nicht vorhanden sind, spart ein Managed Service mehr Zeit, als man durch Selbsthosting an Kosten einspart.

Welche Workato-Alternative sollten Sie tatsächlich wählen?

Workato ist nach wie vor stark auf größere Integrations- und Orchestrierungsanwendungsfälle ausgerichtet, bietet inzwischen aber auch Self-Service-Tarife (Free und Pro) an. Kleine Unternehmen sollten daher nicht nur den Preis vergleichen, sondern auch, ob sie Workatos umfassendere Orchestrierungsfunktionen benötigen oder eine einfachere Plattform, die auf ihren bestehenden Tech-Stack zugeschnitten ist.

Es gibt keinen einzelnen Ersatz, und dieser Vergleich macht das deutlich. Zapier erkauft sich App-Abdeckung mit Task-Gebühren. Make verlangt eine steile Lernkurve für visuelle Kontrolle. Power Automate ergibt innerhalb von Microsoft 365 Sinn und wird außerhalb davon umständlich. n8n und Activepieces übergeben Ihnen Code und Self-Hosting zusammen mit der damit verbundenen Wartung. Diese vier Faktoren sind nützlich, wenn man die Plattformen vergleicht: Wo beginnen Ihre Daten, wie zählt das Tool die Nutzung, wer wartet den Workflow und ist Self-Hosting eine Hilfe oder eine Hausaufgabe? 

Wenn WordPress eine zentrale Rolle in Ihren Geschäftsabläufen spielt, lohnt es sich möglicherweise, zunächst ein WordPress-eigenes Automatisierungstool in Betracht zu ziehen. Wenn WordPress bereits im Mittelpunkt Ihres Unternehmens steht, gehört Bit Flows möglicherweise zu den kostengünstigsten Optionen für Unternehmen, die in erster Linie WordPress-basierte Arbeitsabläufe automatisieren. Der „$59“-Tarif für eine Website umfasst unbegrenzte Workflows und Aufgaben, WordPress-Integrationen, SaaS-Anbindungen, APIs, Webhooks, einen KI-Agenten sowie erweiterte Workflow-Logik. Er ersetzt zwar nicht alle Unternehmensfunktionen, die Workato bietet, doch viele WordPress-basierte Unternehmen benötigen diese Funktionen möglicherweise gar nicht.

Die Preise in diesem Bereich ändern sich ständig. Überprüfen Sie daher vor dem Kauf den aktuellen Betrag auf der Anbieterseite.

FAQs

Was ist die beste Workato-Alternative für kleine Unternehmen?

Welche Workato-Alternative am besten geeignet ist, hängt von Ihrer Unternehmensstruktur ab: Bit Flows eignet sich am besten für WordPress-Unternehmen, Zapier für SaaS-Anwendungen, Make für visuelle Workflows, Power Automate für Microsoft-Nutzer und n8n für technische Teams.

Was ist die beste Workato-Alternative für WordPress?

Bit Flows ist eine leistungsstarke Workato-Alternative für WordPress, da es direkt in WordPress läuft und visuelle Workflows, unbegrenzte Aufgaben, Plugin-Trigger, APIs, Webhooks sowie KI-Automatisierung bietet.

Was ist die beste Alternative zu Workato?

Make ist eine der besten Alternativen für kleine Unternehmen zu Workato, da beide komplexe, mehrstufige Workflows, Verzweigungen, Datentransformation, Filter und Fehlerorchestrierung durch visuelle Automatisierungs-Builder unterstützen.

Gibt es eine kostenlose Alternative zu Workato?

Ja. Workato bietet nun einen eigenen kostenlosen Self-Service-Tarif an. Zu den Alternativen mit kostenlosen Optionen zählen Zapier und Make für die Cloud-Automatisierung sowie n8n und Activepieces für das Selbsthosting. Bit Flows bietet zudem eine kostenlose WordPress-Version an.

Ist Zapier eine gute Workato-Alternative für kleine Unternehmen?

Ja, Zapier funktioniert gut, wenn eine breite SaaS-App-Abdeckung wichtig ist, aber die auf Aufgaben basierende Preisgestaltung kann einschränkend werden, wenn mehrstufige Workflows und das Automatisierungsvolumen zunehmen.

Ist Make für ein kleines Unternehmen besser als Workato?

Make kann die bessere Wahl sein, wenn Sie visuelle Verzweigungen und einen günstigeren Einstiegspreis ohne den Enterprise-Vertriebsprozess von Workato wünschen, obwohl der Credit-Verbrauch weiterhin mit der Workflow-Aktivität steigt.

Welche Workato-Alternative ist die beste für technische Teams?

n8n eignet sich für technische Teams, die Selbst-Hosting, JavaScript oder Python, benutzerdefinierte API-Anfragen, komplexe Datentransformationen und mehr Kontrolle über die Ausführung von Workflows wünschen.

Welche Workato-Alternative ist für Microsoft 365-Benutzer am besten geeignet?

Microsoft Power Automate ist besonders sinnvoll für Unternehmen, die Teams, Excel, SharePoint, Outlook, Dynamics und andere Microsoft-Dienste bereits als Teil ihrer täglichen Arbeitsabläufe nutzen.

Kann ich eine Workato-Alternative selbst hosten?

Ja, n8n und Activepieces bieten die Möglichkeit zum Selbsthosting, während Bit Flows direkt in Ihrer WordPress-Umgebung läuft, anstatt jeden Workflow über eine separate SaaS-Automatisierungsplattform zu leiten.

Welche Workato-Alternativen verzichten auf eine Abrechnung nach Aufgaben?

Bit Flows berechnet Workflows nicht nach der Anzahl der Aufgaben, während n8n und Activepieces auf einem Modell basieren, bei dem die Workflow-Ausführung als Einheit abgerechnet wird, anstatt jede einzelne Aktion innerhalb eines Workflows separat in Rechnung zu stellen.

Ersetzt Bit Flows Workato vollständig?

Bit Flows kann Workato bei vielen WordPress-basierten Automatisierungen ersetzen, doch Unternehmen, die eine unternehmensweite Steuerung und Integrationen benötigen, die über eine WordPress-orientierte Umgebung hinausgehen, ziehen möglicherweise eine Enterprise-iPaaS-Lösung vor.

Wie wähle ich die richtige Workato-Alternative aus?

Treffen Sie die Auswahl basierend darauf, wo Ihre Daten beginnen, wie die Plattform die Nutzung berechnet, Ihrer Workflow-Komplexität, den erforderlichen Integrationen und wer die Automatisierung warten wird.

Arif Hasnat
Geschrieben von
Arif Hasnat
Arif Hasnat ist ein technischer Content-Autor mit über 3 Jahren praktischer Erfahrung in den Bereichen SEO, Automatisierung und Datenanalyse. Er ist der Meinung, dass gute Inhalte eine Sache tun sollten: Menschen helfen, echte Antworten zu finden.

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